5 problemów, których chcesz uniknąć podczas recepcji konferencyjnej

Recepcja to dla uczestników moment pierwszego spotkania z wydarzeniem i jego organizatorem. To jak pierwsze wrażenie – możesz wywrzeć je pozytywne lub negatywne… W dzisiejszym artykule dowiesz się, co zrobić, by uniknąć tego drugiego!

5 problemów, których chcesz uniknąć podczas recepcji konferencyjnej

To żadna tajemnica – recepcja jest jednym z najważniejszych aspektów wydarzenia.
Gdy uczestnicy po raz pierwszy pojawiają się na miejscu, doświadczenie, które zdobywają w trakcie odprawy, może wyznaczyć odbiór całej imprezy. Jeśli muszą czekać w długich kolejkach lub nie wiedzą, dokąd się udać, stworzy to negatywne wrażenie, które będzie im towarzyszyć przez resztę eventu.

Poniżej przedstawiamy pięć najczęściej pojawiających się podczas recepcji problemów oraz gotowe rozwiązania na to, jak ich uniknąć.

1. Intruzi

Niespodziewani intruzi wdzierający się na Twoje wydarzenie… Czy może być coś gorszego? Jeśli dodatkowo nie będziesz mógł ich pomieścić, odbije się to na wizerunku całego eventu. Co w takiej sytuacji zrobić?

Najlepszym sposobem, aby temu zapobiec, są klarowne warunki zamieszczane na stronie internetowej wydarzenia oraz w całym obiekcie w formie papierowej. Oprócz tego upewnij się, że posiadasz odpowiednią liczbę stanowisk recepcyjnych, które w krótkim czasie potrafią obsłużyć wymaganą liczbę gości. Więcej o przepustowości stanowiska przeczytasz w innym naszym artykule: Skuteczna recepcja uczestników konferencji.

2. Zamieszanie z identyfikatorami

Planujesz wyłożyć wydrukowane identyfikatory na recepcji, by każdy gość musiał odszukać swoje nazwisko? Przed wdrożeniem takiego rozwiązania pomyśl, ile czasu każdy z nich poświęci szukaniu. A jeśli dojdzie do pomyłki i identyfikator zostanie umieszczony w złym miejscu? Wówczas ten czas wydłuży się, a możliwe także, że cała sytuacja będzie wymagała ingerencji Twoich pracowników.

Co jest lepszym rozwiązaniem? Inwestycja w drukarkę, która wydrukuje imię i nazwisko gościa w ciągu kilku sekund. To naprawdę potrafi usprawnić recepcję!

3. Zagubieni uczestnicy

Wyobraź sobie: zagubieni, zdezorientowani uczestnicy, którzy nie mają pojęcia, dokąd się udać.
Co w tej sytuacji zawiniło?

Po pierwsze, niewystarczające oznakowanie obiektu lub brak odpowiednio przeszkolonego personelu. Uczestnicy powinni wiedzieć, dokąd się udać, zaraz po dotarciu na imprezę. Jeśli uważasz, że oznakowanie to za mało, niech Twoi ludzie pokierują ruchem.

Po drugie, problem może wynikać z niejednoznacznych lub niewystarczających oznakowań stolików recepcyjnych. Jeśli planujesz podzielić stanowiska według liter alfabetu, najpierw upewnij się, że nie ma najmniejszej wątpliwości co do tego, którego stolika dotyczy dane oznaczenie.

Może wydawać się to banalne, ale zaniedbanie oznakowania jest w stanie doprowadzić do naprawdę fatalnych skutków. Nie pozwól więc, aby uczestnicy frustrowali się przez jedno Twoje niedopatrzenie.

4. Zagubione bilety

Sądzisz, że jeśli goście dysponują biletami w formie elektronicznej, to ich nie zgubią? Niestety, takie scenariusze zdarzają się częściej niż powinny…

Zagubienie elektronicznych biletów jest szczególnie prawdopodobne, jeśli rozpocząłeś sprzedaż z dużym wyprzedzeniem. Przecież nietrudno wyobrazić sobie sytuację, w której uczestnicy mają problem z odnalezieniem właściwego maila przykrytego stertą innych, dużo nowszych.

CONREGO dysponuje funkcjonalnością, dzięki której możesz wysyłać wiadomość e-mail do każdego, kto kupił bilety i dołączyć do niej ich cyfrowe wersje. Wystarczy, że wyślesz je w odpowiednim czasie przed rozpoczęciem wydarzenia, a uczestnicy otrzymają świeże kopie biletów mobilnych. Drukowanie masz już z głowy!

Dzięki temu, że zakupy zrobione zostaną za pośrednictwem internetu, nie będziesz musiał troszczyć się o płatności gotówkowe na wydarzeniu. Dodatkową korzyścią z takiego rozwiązania jest promocja Twojego eventu – gdy uczestnicy udostępnią linki do wydarzeń swoim znajomym, będziesz mógł przechwycić ich adresy e-mail podczas rejestracji i wykorzystać je do promocji przyszłych wydarzeń.

5. Instrukcje na papierze

Rozważasz rozdawanie podczas recepcji ulotek, broszur albo innych sponsorowanych materiałów? Przemyśl, czy jest sens spowalniać w ten sposób przepływ gości… zwłaszcza że istnieje możliwość dostarczenia tych treści w formie cyfrowej wraz z biletami. Wówczas będą łatwo dostępne, a ryzyko ich zgubienia się zmniejszy.

Oprócz sprzedaży biletów online możesz spróbować sprzedawać produkty i usługi VIP, które sprawią, że cała impreza jeszcze mocniej zapadnie w pamięć. Zawsze pamiętaj również o przypomnieniach e-mail zawierających bilety, aby uczestnicy byli lepiej przygotowani do szybkiego check-inu.

Każda wiadomość e-mail wysyłana do zarejestrowanego uczestnika jest szansą na rozszerzenie sprzedaży na jego rodzinę i znajomych!

Tomasz Chrościechowski

Udostępnij znajomym

Udostępnij znajomym

Bądź na bieżąco z nowościami i subskrybuj nasz newsletter