Wizja lokalna, czyli co sprawdzić, nim zdecydujesz się na wynajem obiektu

Owszem, arcyważne są też sprawy związane z tematem przewodnim imprezy, prelegentami, atrakcjami dodatkowymi, promocją, lecz zlekceważenie samej lokalizacji może kolokwialnie rzecz ujmując - położyć całe przedsięwzięcie i zniweczyć nasze wielotygodniowe starania. O budżecie nie wspominając…

Jak zatem wybrać odpowiednie miejsce na przykład na konferencję? Co warto zweryfikować? Jak rozmawiać z właścicielem lub menedżerem obiektu?

Koncepcja

O wyborze lokalizacji na początku najczęściej decyduje budżet, jakim dysponujemy. Kiedy już wiemy, w jakich obracamy się widełkach, rozpoczynamy polowanie na miejsce imprezy. Lecz niezależnie od tego, czy szukasz sali na warsztat dla 12 osób maksymalnie do 300 zł, czy przestrzeni konferencyjnej na 400 osób z budżetem 5 000 zł, wiedz, że miejsca te pod względem organizacyjnym nie różnią się od siebie tak mocno.

Pytania, które warto zadać sobie na początek, to:

• Czy potrzebuję tradycyjnej sali, którą znajdę w centrum konferencyjnym lub hotelu?
• Czy szukam miejsca nie tak oczywistego, ekskluzywnego, nawiązującego do charakteru wydarzenia, robiącego piorunujące wrażenie już poprzez samo otoczenie? Celujesz wówczas w miejsca nietypowe, jak: kopalnia, hala przemysłowa, pałac, muzeum, afrykarium, stadion.
• Na ilu uczestników przygotowywana jest impreza? Precyzja w dopasowaniu wielkości przestrzeni do ilości gości jest kluczowa, by uniknąć jednego z dwóch niepożądanych efektów: zbytniego tłoku lub efektu „pustej sali”.

Kiedy już mamy koncepcję wydarzenia i jednocześnie pokrywa się ona z budżetem, możemy przystąpić do wizji lokalnej.

Wizja lokalna

Nie kupiłbyś chyba mieszkania na podstawie pięciu zdjęć zamieszonych w ogłoszeniu, prawda? To dlaczego niektórzy organizatorzy wydarzeń pozwalają sobie na wynajem sali konferencyjnej na podstawie kryteriów takich jak: cena, lokalizacja w centrum, sala na 100 osób? Czujesz, że to absurdalne? Po przybyciu na miejsce dopiero w dniu wydarzenia okazuje się, że podestu scenicznego jednak brakuje, bo jest w drugiej sali, wynajętej właśnie na inną okoliczność, a sama sala robi wrażenie nieco ciasnej ("na zdjęciach wyglądało to inaczej…").

Wizja lokalna przeprowadzona w duchu „ufam i sprawdzam” ma właśnie zapobiec takim wpadkom, stresom i rozczarowaniom.

Czemu warto przyjrzeć się podczas prewizyty?

• Wielkość sali - nie za mała, by uniknąć wrażenia ciasnoty i nie za duża, by nie świecić pustymi miejscami.
• Układ sali, bo charakter Twojego wydarzenia może wymagać specyficznego rozmieszczenia krzeseł. Masz więc do wyboru: układ teatralny, klasowy, bankietowy, w podkowę, board room. Zastanów się więc, który układ będzie najbardziej adekwatny do planowanego wydarzenia i sprawdź, czy dana lokalizacja daje możliwość utworzenia go.
• Klimat sali – to często pomijana kwestia, lecz dane miejsce, towarzyszący mu wystrój, dekoracje, a nawet jego historia tworzą klimat. Pytanie, czy ten klimat pasuje do tematyki Twojego wydarzenia, czy może wręcz stanowi jego zaprzeczenie? Wyobraź sobie, że organizujesz konferencję o nowoczesnych technologiach. Miejsce? Sala konferencyjna w starym zamku, zamiast np. w nowoczesnym biurowcu naszpikowanym technologiami, które są tematem przewodnim. Przy okazji tracisz możliwość zorganizowania study touru, który mógłby towarzyszyć wydarzeniu i wzbogacić je pod kątem wrażeń i doświadczeń. Stracona szansa przez drogę na skróty.
• Temperatura – może i brzmi prozaicznie, lecz proza życia wielokrotnie udowodniła nawet mi samej, że to temperatura podczas wydarzenia może być źródłem dyskomfortu, a w efekcie niezadowolenia uczestników z całego wydarzenia. Zwróć uwagę na to, czy sala jest przewietrzona, a klimatyzacja odpowiednio ustawiona. Pamiętaj o komforcie swoich gości i nie daj im powodów do narzekań.
• Nagłośnienie, oświetlenie, wygłuszenie sali – wszystkie te techniczne aspekty zweryfikujesz podczas wizyty lokalnej. Nie zaskoczy Cię wtedy np. ciemna i ponura sala na poziomie -1, którą oświetla jedynie sztuczne światło, albo odgłosy spotkania odbywającego się za ścianą, co Twemu wydarzeniu może zwiastować brak komfortu i prywatności.

Szczegóły nie bez znaczenia

Co dalej? Wyobraź sobie, że Twoja idealna sala konferencyjna zlokalizowana jest w samym centrum miasta. Goście przyjeżdżają do Ciebie na godzinę 9, a hotelowy parking jest miniaturowy i w 100% pełny. Goście krążą zestresowani w poszukiwaniu okolicznych parkingów (również zajętych już o tej porze). W dodatku muszą za nie zapłacić, a w portfelu jak na złość brakuje drobnych do parkometru... Kobiety w butach na obcasach są zmuszone przebyć drogę 50 m do hotelu po nierównej kostce brukowej. Połowa osób się spóźnia, spora część ma podwyższony poziom kortyzolu zanim dotarła na miejsce Twojego wydarzenia. Cała sytuacja wywołała przy okazji chaos, a Ty masz dziewięć nieodebranych telefonów od gości, którzy zwyczajnie chcieli zaparkować auto. Super, prawda? To jedna z banalnych, a zarazem nierzadkich sytuacji, która ma prawo się przytrafić. Ma prawo, ale nie przewidującemu i empatycznie nastawionemu do swoich gości event managerowi.

Dlatego wizja lokalna przeprowadzona na sali konferencyjnej, to tylko połowiczna weryfikacja miejsca wydarzenia. Co jeszcze sprawdzić, by szczegóły nie popsuły nikomu humoru, dostarczyły przyjemnych wrażeń i odpowiadały oczekiwaniom gości?

• Sprawdź parking, by historia z poprzedniego akapitu nie stała się Twoim koszmarem na jawie.
• Zorientuj się, jak wygląda kwestia dojazdu innymi środkami transportu (autobusem, tramwajem).
• Zweryfikuj dodatkowe zaplecze: szatnia, toalety, odpowiednia przestrzeń do zaaranżowania punktu rejestracyjnego i cateringu, przestronne foyer, miejsce dla partnerów. Masz to wszystko zaplanowane? Wiesz, co, gdzie, którędy? Jeśli Ty tego nie sprawdziłeś, to kłopot będą mieli także Twoi goście.
  Mówiąc o dodatkowym zapleczu mam również na myśli sprawy niekoniecznie oczywiste, takie jak dostęp do wi-fi (będziesz o niego pytany przez co drugą osobę), kosze na śmieci (gdy ich zabraknie, znajdziesz śmieci na parapetach, a jak Ty ich nie znajdziesz, to możliwe, że znajdzie je uczestnik konferencji i powie, że na konferencji było brudno), czy ociekacze na parasole w przypadku, gdy w dniu wydarzenia poranne chmury zwiastują ulewę. Po prostu bądź maksymalnie przygotowany!
• Zakomunikuj gościom konferencji o wszelkich udogodnieniach. Tym sposobem wyprzedzisz ich pytania, rozwiejesz wątpliwości, pokażesz, że zależy Ci na ich komforcie.

Wizyta lokalna nie służy temu, by złapać właściciela obiektu na niedopatrzeniu. Jest po to, by Twoi goście nie doszukali się tych niedopatrzeń już podczas wydarzenia. Wtedy będzie o wiele za późno na naprawienie niedociągnięć, dostawianie wieszaków na płaszcze, dobudowanie parkingu, organizację bardziej komfortowej przestrzeni na obsługę recepcji uczestników. Wtedy to Ty zostaniesz podsumowany, bo decyzja o wyborze sali konferencyjnej była po Twojej stronie. Warto zatem wziąć sobie do serca ten temat i przepracować go odpowiednio, by Twój profesjonalizm i zaangażowanie przełożyło się na pozytywne i niezapomniane doświadczenia uczestników konferencji. Tego Ci życzę!

Justyna Wojciechowska

Siła napędowa SkyRocket marketing&events, gdzie pomaga małym biznesom w kreowaniu ich wizerunku oraz budowaniu komunikacji za pośrednictwem content marketingu. Inicjatorka i prowadząca projekt Rakieta do Biznesu, w ramach którego organizuje fajne i pożyteczne warsztaty dla małych biznesów oraz kosmiczne spotkania, za którymi stoją kontakty, wiedza i motywacja.