Rejestracja

Pełna kontrola nad procesem rejestracji uczestników Twojego wydarzenia

Proces rejestracji uczestników w aplikacji CONREGO jest etapowy. Moduł Rejestracja umożliwia łatwą i elastyczną konfigurację całego procesu, jego dostępność i konfigurację poszczególnych etapów.

Proces rejestracji

W tej sekcji możesz kontrolować dostępność poszczególnych etapów procesu rejestracji. Etapy Agendy wydarzeń, Rezerwacji noclegów i Podsumowania rejestracji można pozostawić aktywne, wyłączyć je z procesu rejestracji globalnie lub dla wybranych rodzajów uczestników.

Dzięki funkcjom tej sekcji możesz także wybrać te statusy rejestracji, które będą blokowały limity ilościowe na salach konferencyjnych lub w obiektach noclegowych oraz zdecydować, czy uczestnicy mogą rejestrować się za pomocą tego samego adresu e-mail i na jakich warunkach (to istotne w sytuacji, gdy grupę osób rejestruje np. asystentka zarządu, która ma odbierać wszystkie potwierdzenia na własny adres e-mail).

Ponadto sekcja oferuje możliwość przejścia systemu rejestracji w tryb wymagający wykorzystania kodów uczestników w celu uzyskania dostępu do formularza rejestracyjnego. To niezwykle przydatne w sytuacji, gdy zechcesz wysyłać z systemu zaproszenia elektroniczne. Dodatkowo można sprawić, że system po użyciu linku zaproszeniowego zapyta uczestnika, czy pragnie się on zarejestrować, czy jednak rezygnuje z udziału. Dzięki temu będziesz w stanie na bieżąco reagować na decyzje uczestników i usuwać z listy wysyłkowej osoby, które zrezygnowały z uczestnictwa.

Dostępność

Za pomocą tej sekcji możesz zamknąć proces rejestracji natychmiast lub w określonym wcześniej terminie. Dzięki łatwemu w użyciu edytorowi wprowadzisz tu treść strony, która pojawi się zamiast formularza zgłoszeniowego.

Formularz

To jedna z najbardziej zaawansowanych funkcji systemu oferująca możliwość:

  • wprowadzenia treści widocznych na pierwszym etapie procesu rejestracji,
  • edycji listy rodzajów uczestnictwa oraz obowiązujących je limitów ilościowych,
  • budowy i kontroli wyglądu warunkowego formularza zgłoszeniowego,
  • edycji klauzul, które pojawią się pod formularzem zgłoszeniowym,
  • edycji regulaminów, które możesz podlinkować w treści klauzul.
CONREGO - Formularz rejestracyjny dla uczestników wydarzenia

Agenda wydarzeń

Drugim etapem w procesie rejestracji jest wybór wydarzeń z udostępnionej agendy. Jest to etap opcjonalny. Uczestnicy mogą dzięki niemu określić, w jakich wykładach lub atrakcjach towarzyszących konferencji chcieliby wziąć udział. W tej sekcji możesz więc:

  • wprowadzić treści widoczne nad udostępnioną agendą,
  • stworzyć listę obiektów konferencyjnych oraz nałożyć na nie limity ilościowe,
  • zbudować podzieloną na sekcje listę wydarzeń i przypisać im obiekty, by ograniczyć limitem liczbę uczestników na dane wydarzenie,
  • określić, które z wydarzeń udostępnionych w agendzie są obowiązkowe,
  • tworzyć reguły wzajemnego blokowania punktów agendy (np. równoległych w czasie).

Rezerwacja noclegów

Trzecim, także opcjonalnym etapem procesu rejestracji jest wybór przez uczestnika noclegu z oferty, którą wprowadzisz do systemu za pomocą tej sekcji. Rezerwacja noclegów w aplikacji CONREGO jest wyjątkowo funkcjonalna, ponieważ poza samym dodaniem listy obszernie opisanych hoteli możesz:

  • wskazać je na mapie Google,
  • wprowadzić listę typów pokojów i przypisać im liczbę łóżek,
  • ustalić limity ilościowe danego typu pokoju w dowolnym terminie (w przedziałach dobowych),
  • określić widoczność całego obiektu hotelowego w systemie rejestracji w wybranym przedziale czasu,
  • zilustrować opis hoteli zdjęciami.
CONREGO - Agenda wydarzenia do wyboru dla uczestników

Podsumowanie

Czwarty, również opcjonalny etap rejestracji pomaga uczestnikowi w weryfikacji poprawności danych wchodzących w skład zgłoszenia udziału. Cała treść tego etapu edytowalna jest za pomocą prostego, lecz funkcjonalnego edytora, dzięki któremu z łatwością wprowadzisz niezbędną treść poprzedzającą dane wprowadzone w Formularzu, wydarzenia wybrane w Agendzie wydarzeń lub pokoje hotelowe wybrane podczas Rezerwacji noclegów. Na tym etapie uczestnik może powrócić do poprzednich kroków, by dokonać korekt. Jeśli uczestnik zdecyduje się kontynuować rejestrację, możliwe są dwa scenariusze:
a) w przypadku rejestracji płatnej i wyboru elektronicznej metody płatności zostanie przekierowany na bramkę płatniczą, a następnie do etapu Potwierdzenia po poprawnej realizacji transakcji;
b) w przypadku rejestracji płatnej zwykłym przelewem lub bezpłatnej uczestnik zostanie przekierowany do etapu Potwierdzenia.

Potwierdzenie

Na tym etapie wypada podziękować uczestnikowi za zgłoszenie udziału, dlatego za pomocą identycznego jak na etapie Podsumowania edytora wprowadzisz wszelkie niezbędne treści. Za pomocą tagów korespondencji seryjnej możesz dodać do podziękowań podsumowanie danych podobne jak w poprzednim kroku.

E-mail z potwierdzeniem

W chwili, gdy na ekranie pojawi się potwierdzenie rejestracji, aplikacja wyśle automatycznie wiadomość e-mail zawierającą wprowadzoną przez Ciebie treść. Do wiadomości możesz opcjonalnie załączyć fakturę pro forma (jeśli rejestracja ma wartość większą niż 0 w dowolnej walucie) lub dowolny szablon spersonalizowanego pliku PDF przygotowany za pomocą modułu Generator PDF.

CONREGO - E-mailowe potwierdzenie rejestracji udziału w wydarzeniu

Bądź na bieżąco z nowościami i subskrybuj newsletter CONREGO