Wizja lokalna, czyli co sprawdzić, nim zdecydujesz się na wynajem sali konferencyjnej

Miejsce konferencji, seminarium, gali, czy nawet szkolenia to bezsprzecznie jedna z istotniejszych kwestii, podczas organizacji wydarzenia. Warto poświęcić jej czas. Jest o tym przekonany każdy, kto chociaż raz doświadczył dysonansu pomiędzy oczekiwaniami a rzeczywistością.

Owszem, arcyważne są też sprawy związane z tematem przewodnim imprezy, prelegentami, atrakcjami dodatkowymi, promocją, lecz zlekceważenie samej lokalizacji może kolokwialnie rzecz ujmując - położyć całe przedsięwzięcie i zniweczyć nasze wielotygodniowe starania. O budżecie nie wspominając…

Jak zatem wybrać odpowiednie miejsce na przykład na konferencję? Co warto zweryfikować? Jak rozmawiać z właścicielem lub menedżerem obiektu?

Koncepcja

O wyborze lokalizacji na początku najczęściej decyduje budżet, jakim dysponujemy. Kiedy już wiemy, w jakich obracamy się widełkach, rozpoczynamy polowanie na miejsce imprezy. Lecz niezależnie od tego, czy szukasz sali na warsztat dla 12 osób maksymalnie do 300 zł, czy przestrzeni konferencyjnej na 400 osób z budżetem 5 000 zł, wiedz, że miejsca te pod względem organizacyjnym nie różnią się od siebie tak mocno.

Pytania, które warto zadać sobie na początek, to:

Kiedy już mamy koncepcję wydarzenia i jednocześnie pokrywa się ona z budżetem, możemy przystąpić do wizji lokalnej.

Wizja lokalna

Nie kupiłbyś chyba mieszkania na podstawie pięciu zdjęć zamieszonych w ogłoszeniu, prawda? To dlaczego niektórzy organizatorzy wydarzeń pozwalają sobie na wynajem sali konferencyjnej na podstawie kryteriów takich jak: cena, lokalizacja w centrum, sala na 100 osób? Czujesz, że to absurdalne? Po przybyciu na miejsce dopiero w dniu wydarzenia okazuje się, że podestu scenicznego jednak brakuje, bo jest w drugiej sali, wynajętej właśnie na inną okoliczność, a sama sala robi wrażenie nieco ciasnej ("na zdjęciach wyglądało to inaczej…").

Wizja lokalna przeprowadzona w duchu „ufam i sprawdzam” ma właśnie zapobiec takim wpadkom, stresom i rozczarowaniom.

Czemu warto przyjrzeć się podczas prewizyty?

Szczegóły nie bez znaczenia

Co dalej? Wyobraź sobie, że Twoja idealna sala konferencyjna zlokalizowana jest w samym centrum miasta. Goście przyjeżdżają do Ciebie na godzinę 9, a hotelowy parking jest miniaturowy i w 100% pełny. Goście krążą zestresowani w poszukiwaniu okolicznych parkingów (również zajętych już o tej porze). W dodatku muszą za nie zapłacić, a w portfelu jak na złość brakuje drobnych do parkometru... Kobiety w butach na obcasach są zmuszone przebyć drogę 50 m do hotelu po nierównej kostce brukowej. Połowa osób się spóźnia, spora część ma podwyższony poziom kortyzolu zanim dotarła na miejsce Twojego wydarzenia. Cała sytuacja wywołała przy okazji chaos, a Ty masz dziewięć nieodebranych telefonów od gości, którzy zwyczajnie chcieli zaparkować auto. Super, prawda? To jedna z banalnych, a zarazem nierzadkich sytuacji, która ma prawo się przytrafić. Ma prawo, ale nie przewidującemu i empatycznie nastawionemu do swoich gości event managerowi.

Dlatego wizja lokalna przeprowadzona na sali konferencyjnej, to tylko połowiczna weryfikacja miejsca wydarzenia. Co jeszcze sprawdzić, by szczegóły nie popsuły nikomu humoru, dostarczyły przyjemnych wrażeń i odpowiadały oczekiwaniom gości?

Wizyta lokalna nie służy temu, by złapać właściciela obiektu na niedopatrzeniu. Jest po to, by Twoi goście nie doszukali się tych niedopatrzeń już podczas wydarzenia. Wtedy będzie o wiele za późno na naprawienie niedociągnięć, dostawianie wieszaków na płaszcze, dobudowanie parkingu, organizację bardziej komfortowej przestrzeni do rejestracji uczestników. Wtedy to Ty zostaniesz podsumowany, bo decyzja o wyborze sali konferencyjnej była po Twojej stronie. Warto zatem wziąć sobie do serca ten temat i przepracować go odpowiednio, by Twój profesjonalizm i zaangażowanie przełożyło się na pozytywne i niezapomniane doświadczenia uczestników konferencji. Tego Ci życzę!

Justyna Wojciechowska

Siła napędowa SkyRocket marketing&events, gdzie pomaga małym biznesom w kreowaniu ich wizerunku oraz budowaniu komunikacji za pośrednictwem content marketingu. Inicjatorka i prowadząca projekt Rakieta do Biznesu, w ramach którego organizuje fajne i pożyteczne warsztaty dla małych biznesów oraz kosmiczne spotkania, za którymi stoją kontakty, wiedza i motywacja.

Udostępnij znajomym

Udostępnij znajomym

Bądź na bieżąco z nowościami i subskrybuj nasz newsletter

Poznaj 9 technik skutecznej promocji wydarzenia!

Bezpłatny poradnik podpowie Ci, jak zwiększyć zainteresowanie uczestników i tempo sprzedaży wejściówek na Twoją konferencję, kongres lub szkolenie, czyli:

- jak komunikować się z uczestnikami,
- jak bezpłatnie reklamować wydarzenie,
- jak sprawić, by uczestnicy polecali event,
- jak zaangażować speakerów w promocję,
- jak wzmocnić markę wydarzenia.