Jaki sprzęt wybrać do kontroli dostępu i recepcji wydarzenia? - część 1

Aby sprawnie i płynnie obsłużyć recepcję na wydarzeniu, potrzeba dobrze przygotowanego zestawu narzędzi i personelu, który będzie potrafił te narzędzia wykorzystać.

Nie opowiemy dziś o personelu i metodach szkolenia hostess, ale obiecujemy, że będzie równie interesująco (a do hostess jeszcze kiedyś powrócimy!). Teraz skoncentrujmy się na narzędziach.

Moduł Obsługa gości systemu CONREGO oferuje funkcje:

Właściwa praca oprogramowania i obsługa uczestników nie byłyby jednak możliwe bez odpowiedniego sprzętu. Jak wygląda to w praktyce? Właściwe wykorzystanie modułów zagwarantuje, że uczestnicy wydarzenia zostaną powitani w sposób profesjonalny i błyskawiczny. Całość recepcji można zredukować nawet do kilku sekund! Więcej przeczytasz w artykule: Skuteczna recepcja uczestników konferencji.

Tymczasem wróćmy do głównego tematu dzisiejszego artykułu – sprzętu.

Komputery

Do wyboru mamy wiele urządzeń, począwszy od maszyn typu desktop, poprzez all-in-one i laptopy, a skończywszy na tabletach. Przyjrzyjmy się im po kolei.

Komputery stacjonarne zajmują mnóstwo miejsca i z reguły wyglądają mało atrakcyjnie. Komputery all-in-one są mniejsze i zgrabniejsze, lecz do obsługi recepcji nie potrzebujemy zwykle ekranu o przekątnej powyżej 15", a rozmiary all-in-one zaczynają się od 19,5". Co więcej, ten typ komputerów jest relatywnie drogi.

Najlepszą możliwą opcją pozostają niedrogie laptopy lub netbooki, które od tabletów różni fakt, że posiadają fizyczną klawiaturę. Klawiatura dotykowa w tabletach znacznie utrudnia szybką nawigację i wyszukiwanie uczestników (jeśli nie skanujemy ich kodu QR lub kreskowego, to musimy skorzystać z funkcji wyszukiwania manualnego).

Tablety są jednak dobrym rozwiązaniem na kontrolę dostępu, która odbywa się przy wejściach na sale, kiedy to mobilny charakter tabletu pozwala przemieszczać się i uruchomić moduł Kontroli dostępu z marszu. Z racji tego, że kontrola odbywa się z reguły tylko za pomocą kodów QR i/lub kreskowych, zastosowanie wyszukiwarki manualnej jest zbędne.

Laptop na recepcji sprawdza się wyśmienicie ze względu na niewielkie gabaryty, fizyczną klawiaturę, ale także fakt, że nawet najtańsze modele oferują aż trzy porty USB. Zwróć uwagę, że liczba portów ma niebagatelne znaczenie. Dlaczego?

Co więcej, laptopy mają zwykle pojemniejsze akumulatory niż tablety, więc w razie awarii prądu nie będzie problemu z kontynuacją pracy recepcji.

Czytniki kodów

Kody kreskowe

Czytnik Motorola LS2208 to sprawdzone przez nas urządzenie. Jeżeli poszukujesz taniego i dobrego rozwiązania, ten model spełni Twoje oczekiwania. Załączona przez producenta instrukcja zawiera tabele kodów, które umożliwią Ci łatwe zaprogramowanie czytnika w taki sposób, by po zeskanowanym kodzie wstawiał automatycznie tabulator. Jest to bardzo ważne, ponieważ takiej właśnie konfiguracji skanerów wymaga interfejs modułu Obsługa gości aplikacji CONREGO.

Przybliżona cena (grudzień 2016): 200 PLN netto.

Kody QR

Jeśli nie lubisz kodów kreskowych lub stawiasz na większą funkcjonalność oferowaną przez CONREGO przy wykorzystaniu kodów QR (pobieranie na telefonach wizytówek VCF lub przekierowanie na dowolny URL), to sprawdzonym rozwiązaniem jest model Motorola DS4208.

Ten skaner dwuwymiarowych kodów jest niemal trzykrotnie droższy od modelu czytającego kody jednowymiarowe. Jeżeli więc zależy Ci na budżecie, możesz poszukać tańszych alternatyw. Nie zawsze są one jednak tak łatwe w programowaniu trybu pracy jak rekomendowany przez nas model. Jeden z naszych klientów zakupił skanery Datalogic QuickScan QD2430, lecz w załączonej instrukcji nie opisano metody na wywołanie klawisza TAB, co znacznie wydłużyło czas konfiguracji czytnika.

Przybliżona cena (grudzień 2016): 610 PLN netto.



To już wszystkie nasze sugestie dotyczące komputerów i czytników kodów. Wciąż jednak nie zamknęliśmy całego tematu sprzętu! W kolejnej części artykułu – już za tydzień – polecimy modele drukarek dla organizatorów chcących drukować identyfikatory na miejscu.

Tomasz Chrościechowski

Udostępnij znajomym


Bądź na bieżąco z nowościami i subskrybuj newsletter CONREGO