Rejestracja uczestników równolegle płatna i bezpłatna - część I

Organizatorzy często poszukują rozwiązania pozwalającego uruchomić rejestrację na wydarzenie płatne, chcąc jednocześnie umożliwić pewnej grupie gości rejestrację bezpłatną.

Obsługa rejestracji w wariancie płatnym lub bezpłatnym jest relatywnie łatwa, ponieważ większość systemów rejestracji udostępnia obie metody. Nie każde rozwiązanie pozwala jednak na stosowanie obu typów rejestracji jednocześnie. Należy mieć także na uwadze, że stopień komplikacji, jaki towarzyszy przygotowaniu narzędzia do obsługi takiego procesu, jest dość wysoki.

Zanim podejmiesz decyzję o wyborze systemu rejestracji do obsługi swojej konferencji lub kongresu, dowiedz się, w jaki sposób rozwiązana jest ta kwestia. Z mojego doświadczenia wynika, że problem rejestracji uczestników równolegle płatnej i bezpłatnej można rozwiązać, wykorzystując trzy poniższe sposoby.

Rodzaje uczestnictwa

Dobrze zaprojektowany system rejestracji umożliwi zastosowanie podziału uczestników na kategorie. Podział stosujemy w przypadku, gdy w zależności od typu uczestnika oferujemy inne warunki uczestnictwa. System rejestracji powinien umożliwić organizatorowi wydarzenia przypisanie do każdego z ustalonych rodzajów uczestnictwa różnych stawek cenowych i innych warunków, które pozwolą na wygodną i bezpieczną rejestrację.

Przykład

W konferencji uczestniczą:

Rozwiązanie

Potrzebujesz formularza zgłoszeniowego umożliwiającego obsługę trzech rodzajów uczestnictwa, dla których będzie można przypisać różne stawki. Ponadto w formularzu dla dziennikarzy powinna być możliwość ukrycia sekcji pól z danymi do faktury, by nie prosić tego typu uczestnika o informacje, które są zbędne.

Kody uczestnika (zaproszeniowe)

Dzięki rodzajom uczestnictwa obsłużysz różne kategorie uczestników, nie wykluczysz jednak sytuacji, w której ktoś podszywa się pod dziennikarza, by skorzystać z bezpłatnej rejestracji. Z pomocą przyjdzie system rejestracji, który pozwala na wykorzystanie w procesie rejestracji kodów zaproszeniowych. CONREGO posiada unikalne rozwiązanie pozwalające na zastosowanie haseł, które odblokowują formularz rejestracji dla wybranych rodzajów uczestnictwa. Dzięki temu na wybrane rodzaje uczestnictwa zarejestrują się tylko te osoby, które otrzymają kod zaproszeniowy. Kody zaproszeniowe mogą zostać wykorzystane na dwa sposoby:

Kody rabatowe

Zdarza się, że musisz posłużyć się rodzajami uczestnictwa z innych powodów niż tylko kontrola kosztów uczestnictwa. Jeśli niezależnie od tych powodów zróżnicowanie stawek lub zastosowanie stawek zerowych dla wybranych osób jest konieczne, z pomocą przyjdzie funkcjonalność umożliwiająca stosowanie kodów rabatowych. Pole formularza rejestracyjnego przeznaczone na wprowadzenie kodu powinno aplikować upust w sposób automatyczny.

W aplikacji CONREGO kody rabatowe obsługiwane są przez rozbudowany, lecz wygodny w obsłudze mechanizm z poziomu modułu Płatności dostępnego we wszystkich planach abonamentowych.

W kolejnym wpisie opowiem o tym, jak przygotować proces rejestracji i automatyczną komunikację warunkującą przekaz w zależności od zobowiązań rejestrującego się uczestnika.

Tomasz Chrościechowski

Udostępnij znajomym


Bądź na bieżąco z nowościami i subskrybuj newsletter CONREGO