Pierwsze kroki w organizacji wydarzeń – część I

Rozejrzyj się. Jesteś tu po raz pierwszy? Nic nie szkodzi! Mamy dla Ciebie mnóstwo wskazówek i porad, dzięki którym szybko osiągniesz biegłość w organizacji wydarzeń.

Poniższy tekst to swego rodzaju drogowskaz. Przedstawiamy w nim wszystkie najważniejsze etapy organizacji eventu i udostępniamy linki do artykułów rozwijających poszczególne tematy. To baza wiedzy, która pomoże Ci zrozumieć strukturę pracy przy eventach od podszewki!

Od czego jednak zacząć? Przede wszystkim musisz odpowiedzieć sobie na szereg pytań związanych z organizowanym przez Ciebie wydarzeniem. Jeśli skategoryzujesz wszystkie zagadnienia i przystąpisz do pracy krok po kroku, wszystko stanie się o wiele łatwiejsze. Zacznijmy!

1. Jakie wydarzenie organizujesz?

Niech nie zwiedzie Cię prostota tego pytania. Kryje się w nim kilka niezwykle istotnych kwestii, bez rozważenia których nie powinieneś przystępować do organizacji swojego eventu.

Czy wydarzenie jest jednorazowe, czy cykliczne? Krajowe czy międzynarodowe? Czy uczestnictwo w nim jest płatne? Od odpowiedzi na poszczególne pytania zależy to, w jaki sposób powinno się rozpocząć przygotowania.

Przykład: uczestnictwo jest płatne, a goście międzynarodowi. W takim wypadku musisz wziąć pod uwagę płatności w obcych walutach. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w naszym artykule Metody rozliczania uczestników wydarzeń płatnych. Z kolei jeśli planujesz otworzyć jednocześnie rejestrację płatną i bezpłatną, przydatne będą wskazówki zawarte w tekście Rejestracja uczestników równolegle płatna i bezpłatna.

2. Na kiedy planujesz uruchomienie rejestracji?

Wiesz już, kiedy otworzyć i zakończyć proces rejestracji? Czy masz zaplanowane kilka dodatkowych dni na testy systemu rejestracji uczestników (np. systemu CONREGO), strony internetowej wydarzenia, stron społecznościowych?

Uwaga! Na tym etapie polecamy zapoznać się z artykułem Jak zmotywować uczestników wydarzenia do wczesnej rejestracji. Prawidłowo i szybko przeprowadzony proces rejestracyjny sprawi, że będzie można od razu przystąpić do kolejnych działań.

3. Czy udostępnisz swoim gościom obiekty noclegowe?

Jeśli planujesz zaoferować swoim gościom noclegi, skorzystaj z narzędzia, które Ci to ułatwi. System CONREGO umożliwia dodanie etapu rezerwacji hotelowych przy rejestracji i tym samym pozwala gościom zarezerwować konkretny dzień noclegowy w wybranym hotelu. Dodatkowo pozwala także nałożyć limity na różne typy pokojów (jedynki, dwójki, apartamenty), dzięki czemu masz pewność, że nie dojdzie do żadnej pomyłki przy wyborze pożądanego miejsca.

4. Jak planujesz przechowywać dane, które Ci powierzono?

Nie zapominaj o ustawodawstwie nakazującym ochronę danych i przedsięwzięciu odpowiednich środków, aby je zabezpieczyć. Na etapie rejestracji powinieneś udostępnić do akceptacji regulamin oraz wszelkie klauzule informujące o metodach i celu przetwarzania danych osobowych.

Jak przygotować regulamin? Wszystkiego dowiesz się z naszego artykułu Jak napisać regulamin rejestracji na konferencję. Udostępniamy nawet gotowe wzory!

5. Jak zamierzasz promować wydarzenie?

Wydarzenie nie sprzeda się samo – musisz mu w tym pomóc. W tym celu powinieneś podjąć środki, które skutecznie zachęcą odbiorców do skorzystania z Twojej oferty. Aby Ci to ułatwić, przygotowaliśmy kilka niezbędnych porad. Znajdziesz je pod następującymi linkami:

Tym sposobem dotarliśmy do momentu rozpoczęcia wydarzenia. To oczywiście nie koniec! Przed nami obsługa gości w trakcie eventu, przygotowanie identyfikatorów, wybór sprzętu do recepcji i kontroli dostępu...

O wszystkim tym przeczytasz w naszym kolejnym wpisie. Jeśli natomiast chciałbyś pogłębić swoją wiedzę, serdecznie zapraszamy do pobrania pełnego poradnika, w którym szczegółowo przyglądamy się wszystkim zarysowanym powyżej kwestiom.

Tomasz Chrościechowski

Udostępnij znajomym


Bądź na bieżąco z nowościami i subskrybuj newsletter CONREGO