Księgowanie wpłat od uczestników wydarzenia

W poprzednim wpisie omówiliśmy wybór najlepszych metod płatności za wejściówki na wydarzenie. Kolejnym krokiem podczas organizacji eventu jest księgowanie wpłat uczestników – proces czasochłonny i wymagający dużej odpowiedzialności.

Mimo jednak trudności, jakich nastręcza, jego sprawne przeprowadzenie stanowi konieczny element całego procesu organizacyjnego. To właśnie jemu się dzisiaj przyjrzymy. Jak podpowiada doświadczenie, do księgowania wpłat można podejść na dwa różne sposoby.

Przed dokonaniem wyboru należy zastanowić się, jakimi dysponujemy środkami, a także czy priorytetem jest dla nas optymalizacja kosztów pod kątem czasowym, czy finansowym. Warto również ocenić zakres wiedzy i umiejętności własnych oraz współpracowników, aby dowiedzieć się, czy rozważanie samodzielnego zajęcia się księgowaniem znajduje uzasadnienie.

Księgowanie sprzedaży we własnym zakresie

Skorzystanie z tego rozwiązania jest opłacalne, jeśli dysponujesz zapleczem umożliwiającym samodzielne księgowanie dużej liczby faktur. Wybór tego sposobu wymusza także sytuacja, w której opłata za uczestnictwo jest zwolniona z podatku VAT. Wówczas żaden zewnętrzny podmiot nie może reprezentować Cię jako pośrednik w sprzedaży wejściówek, ponieważ każda faktura wystawiona przez pośrednika będzie opodatkowana stawką VAT wynoszącą aktualnie 23%.

Jeśli zechcesz przyjmować wpłaty innymi metodami niż zwykłe przelewy, będziesz zmuszony podpisać umowę z jedną z działających w Polsce instytucji płatniczych. Cały proces, na który składają się podpisanie umowy i testy platformy, trwa zwykle od dwóch do trzech tygodni. Z pewnością wielką pomocą w tym czasochłonnym przedsięwzięciu jest system rejestracji uczestników wyposażony w mechanizm generowania faktur pro forma i faktur VAT dołączonych do potwierdzenia rejestracji. Automatyzacja tego procesu oszczędzi nam zarówno czas, jak i energię, które musielibyśmy zainwestować, wykonując czynności manualnie.

Zlecenie księgowania wpłat firmie zewnętrznej

Jesteśmy w stanie reprezentować organizatora, prowadząc pośrednictwo w sprzedaży. Warunkiem jest wystawienie wszystkich faktur na stawce VAT 23% i udostępnienie nam kontroli nad wszystkimi wpływami, włączając w to przelewy bankowe. Proponowany model zakłada przekaz pieniędzy organizatorowi w cyklu tygodniowym lub miesięcznym. Z końcem miesiąca organizator wystawia pomniejszoną o naszą prowizję fakturę VAT na wejściówki, które w danym miesiącu sprzedaliśmy i zaksięgowaliśmy z tytułu sprzedaży tej faktury.

W przypadku pośrednictwa wysokość prowizji jest zawsze wyższa niż koszt udostępnienia bramki płatniczej. Na sprzedawcy ciążą bowiem inne obowiązki związane z koniecznością księgowania wpłat. Wielkim plusem jest natomiast fakt, że usługa tego typu zdejmuje z organizatora ogromny ciężar, dzięki czemu może on skoncentrować się na bieżącej obsłudze uczestników oraz organizacji całego przedsięwzięcia.

Tomasz Chrościechowski

Udostępnij znajomym


Bądź na bieżąco z nowościami i subskrybuj newsletter CONREGO