Jak zmotywować uczestników wydarzenia do wczesnej rejestracji?

Jeżeli jesteś organizatorem wydarzeń, na pewno przekonałeś się już jak ważne w całym przedsięwzięciu jest szybkie pozyskanie uczestników – najlepiej od razu po uruchomieniu rejestracji.

Wiedząc, ile osób będzie uczestniczyło w evencie, będziesz zarazem wiedział jakim budżetem operować i z wyprzedzeniem zajmiesz się logistyką, cateringiem oraz rezerwowaniem sal wykładowych czy stolików bankietowych.

Na szybkim pozyskaniu uczestników powinno Ci zależeć zwłaszcza przy organizacji wydarzenia płatnego. Aby wypromować i sprzedać jakikolwiek komercyjny event, musisz spełnić trzy podstawowe warunki, a mianowicie:

Zastosowanie tych zasad kosztuje wiele pracy, czasu i środków finansowych. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy mamy do czynienia z grupą, która już wcześniej nasze wydarzenie poznała, polubiła i obdarzyła zaufaniem. Niemniej jednak nawet wtedy nam – organizatorom – zależy na czasie. Niezależnie od wszystkiego, musimy dysponować narzędziami, które umożliwią praktyczną obsługę wszelkich motywatorów.

Nagradzamy wczesną rejestrację

Dobrze zaprojektowany system rejestracji oferuje funkcjonalność pozwalającą na gradację cen w zależności od terminu rejestracji. Dla przykładu, system rejestracji uczestników CONREGO umożliwia przypisanie dowolnej liczby przedziałów czasu dla każdego punktu agendy oferowanego w procesie rejestracji, a później wprowadzenie cennika dla każdego z tych przedziałów. Dzięki temu system automatycznie stosuje zróżnicowane ceny w czasie i przygotowanie modelu sprzedaży w oparciu o trójstopniowy cennik – Early Bird, Regular Price i Last Minute – jest trywialnie proste.

Motywujemy rabatami

Wczesna rejestracja to pierwszy, lecz nie jedyny powód, by zaoferować uczestnikowi zniżkę. Wyobraźmy sobie sytuację: jakiś czas po otwarciu rejestracji zgłasza się do nas firma, która chce wysłać na wydarzenie całą grupę pracowników. Jakie znaczenie ma dla nas fakt, że nie rejestrują się oni w pierwszym tygodniu po otwarciu rejestracji, skoro właśnie zwiększają nam pulę i oferują hurtowy zakup miejscówek? Stara jak świat koncepcja rabatu w nowym wydaniu to kody rabatowe do wykorzystania podczas rejestracji uczestnika. Mechanizm obsługi kodów rabatowych w systemie rejestracji uczestników powinien być tak elastyczny, jak to możliwe. Funkcjonalny system rejestracji uczestników umożliwi Ci przygotowanie kodów rabatowych, które:

– oferują upust procentowy na dowolnym poziomie w zależności od waluty transakcji, – są bezterminowe lub z ograniczonym terminem ważności (minimum jednodniowe), – są wielokrotnego lub jednorazowego użytku, – obejmują wszystkie lub wybrane pozycje w programie Twojego wydarzenia.

Czy można chcieć czegoś więcej?

Oferujemy bonusy

Jakie bonusy uczestnicy wydarzeń uznają za najbardziej wartościowe? Między innymi prawo do bezpłatnego udziału w płatnej sesji. Wykorzystaj to i zaoferuj dziesięciu pierwszym rejestrującym się osobom dostęp do tych części, które są odpłatne. Elastyczny system rejestracji musi oferować kontrolę limitów dla każdego punktu programu, więc nie powinieneś mieć z tym kłopotu.

Korzystamy z komunikacji indywidualnej

Uczestnicy chcą poczuć, że są traktowani indywidualnie. Nikogo nie zadowoli bycie kolejnym petentem, identyfikatorem czy numerem ID w bazie. Wypromowałeś wydarzenie na Facebooku, Instagramie, wysłałeś mailing do bazy składającej się z tysięcy osób i przygotowałeś idealny serwis internetowy wydarzenia? Zadbaj o to, by każdy uczestnik mógł skontaktować się z organizatorem: porozmawiać z odpowiednio przygotowanym pracownikiem telefonicznie lub za pośrednictwem udostępnionego na stronie wydarzenia chatu online. Nie zapomnij przy tym, by możliwie jak najszybciej odpisywać na wiadomości.

Reasumując – nie pozwól, by cały wysiłek poszedł na marne tylko dlatego, że zawiedzie prosta komunikacja pomiędzy ludźmi. To przecież właśnie dla nich organizowane są wydarzenia.

Tomasz Chrościechowski

Udostępnij znajomym


Bądź na bieżąco z nowościami i subskrybuj newsletter CONREGO