Jak kontrolować dostęp uczestników wydarzenia do wybranych stref

Organizatorzy wydarzeń często zadają mi pytania związane z kontrolą ruchu i dostępu uczestników podczas wydarzeń.

Mają świadomość istnienia aplikacji CONREGO i wiedzą, że umożliwia ona generowanie identyfikatorów i wejściówek z kodami QR lub kreskowymi. Nie do końca rozumieją jednak, w jaki sposób wykorzystać oferowane funkcje do usprawnienia procesu kontroli dostępu.

Kontrola oparta o system rejestracji nie zawsze jest uzasadniona. Aby ułatwić ocenę sytuacji, poniżej przedstawię szczegóły tego, jak się wydaje, nie całkiem intuicyjnego zagadnienia.

Kiedy kontrola dostępu jest wskazana i uzasadniona?

Doświadczeni organizatorzy wydarzeń z łatwością wymienią szereg przykładowych sytuacji, w których poddanie gości kontroli stanowi konieczność. Niekiedy działanie to jest dyktowane kwestią finansową, jak wtedy, gdy wykłady są płatne i musimy weryfikować czy uczestnik, który chce na nie wejść, dokonał zakupu odpowiedniego pakietu lub gdy sale wykładowe są ograniczone liczbą miejsc siedzących. Mogą powodować nami względy bezpieczeństwa – w obrębie niektórych obiektów nie może przebywać większa niż określona liczba osób. W przypadku występowania strefy zamkniętej może zaistnieć konieczność weryfikacji tożsamości osób, które chcą uzyskać do niej dostęp. Badanie zaangażowania gości posłuży ci w celu pomiaru zainteresowania na podstawie liczby odwiedzin. Jeśli na punkcie kontrolnym odnotujesz moment przybycia i opuszczenia eventu, uzyskasz wiedzę o czasie pobytu. Dwie ostatnie informacje nabiorą nieocenionej wartości, gdy zechcesz zorganizować kolejne wydarzenie w cyklu.

Jak niedrogo uruchomić system skutecznej kontroli dostępu?

W przypadku kontroli dostępu najczęściej wykorzystuje się trzy podstawowe narzędzia, dzięki którym w łatwy i niedrogi sposób można poradzić sobie ze strona techniczną zagadnienia.

1. Identyfikatory lub wejściówki z kodem kreskowym lub QR

To świetnie sprawdzające się rozwiązanie, jeśli posiadany system rejestracji oferuje funkcjonalność generowania dokumentów z automatycznie przypisanymi do uczestnika kodami kreskowymi lub QR.

2. Laptopy lub tablety z czytnikami kodów kreskowych lub QR

Korzystanie z tego typu sprzętu zawsze generuje koszty, można je jednak zminimalizować, wyposażając się w urządzenia z niskiej półki cenowej – będą w pełni wystarczające do naszych celów. Rozmiar wydatków jest uzależniony od wybranego rodzaju kodów. Kody kreskowe wymagają zwykłych czytników jednowymiarowych, których koszt oscyluje w okolicy 300-400 PLN netto. W przypadku kodów QR koszt czytnika to kwota dwukrotnie wyższa. Warto jednak rozważyć zainwestowanie w nowocześniejsze rozwiązanie. Przewagą czytników dwuwymiarowych (QR) jest bowiem fakt, że lepiej radzą sobie z czytaniem kodów z ekranów urządzeń mobilnych – nawet tych matowych. Czytniki kodów kreskowych zwykle nie są w stanie współpracować ze smartfonami i zmuszają do przyjmowania wejściówek jedynie w formie papierowej.

3. Aplikacja do obsługi punktów kontrolnych

Warto abyś rozważył taką aplikację, którą łatwo zasilić danymi uczestników lub zintegrować z systemem rejestracji. Dzięki pełnej integracji uzyskasz błyskawiczny dostęp do wszystkich raportów, a praca stanie się znacznie łatwiejsza. Funkcja Kontrola Dostępu jest częścią modułu Obsługa gości w Planie All-In-One aplikacji CONREGO - to najbardziej rozbudowany z oferowanych planów.

Tomasz Chrościechowski

Udostępnij znajomym


Bądź na bieżąco z nowościami i subskrybuj newsletter CONREGO