Identyfikatory dla uczestników konferencji i kongresów - część 1

Czy wiesz, że identyfikatory stanowią najczęściej wykorzystywaną metodę weryfikacji uczestników wydarzeń?

Sprawdzają się między innymi na konferencjach, kongresach czy seminariach. Dla organizatora wydarzeń kluczowy jest wybór rodzaju identyfikatora. Poszczególne typy znacząco się od siebie różnią, dlatego ważne jest, byś wybrał ten najlepszy dla swojego wydarzenia.

Z reguły uczestnicy zostają zaopatrzeni w identyfikatory na stanowisku recepcyjnym. O tym, kiedy je przygotować, decyduje organizator. Można to zrobić przed imprezą, zlecając produkcję po zamknięciu rejestracji uczestników, lub umożliwić wydruk na miejscu, w trakcie recepcji.

Decyzja o tym, kiedy wydać identyfikatory, wpływa na dostępne metody druku. W dzisiejszym artykule opiszemy po kolei dostępne typy identyfikatorów, a następnie przybliżymy koszty ich produkcji. Sam zdecydujesz, która z metod jest najlepsza dla Twojego wydarzenia.

Identyfikatory papierowe laminowane

To najpopularniejszy rodzaj identyfikatorów. Wykonuje się je z papieru o gramaturze 300 g/m² i wyższej, a następnie powleka laminatem lub lakierem UV. Niestety, ich druk w trakcie eventu nie jest możliwy ze względu na ograniczenia technologiczne. Zastosowanie tego typu identyfikatorów wymaga więc przygotowania wszystkich egzemplarzy jeszcze przed wydarzeniem.

Opcjonalnie możesz założyć druk 10-20% identyfikatorów in blanco, by uzupełniać dane uczestników inną metodą. Druk samych danych przygotujesz poprzez zastosowanie etykiet (patrz Etykiety samoprzylepne). Ewentualnie – jeśli zrezygnujesz z laminatu/UV – do nadruku danych uczestnika możesz zastosować odpowiedni model drukarki laserowej albo atramentowej. Kalibracja druku na drukarkach biurowych jest jednak utrudniona, należy więc stosować możliwie lekki papier (300 g/m² to maksimum, choć wiele drukarek przyjmie nie więcej niż 240-250 g/m²).

Zalety: wysoka jakość, estetyka i niska cena. Koszt nawet najlepszej jakości identyfikatora przy kilkuset sztukach nie powinien wynieść więcej niż 3 PLN netto.

Wady: przy kilkuset uczestnikach identyfikatory te wymuszają zastosowanie podziału stanowisk recepcji na litery alfabetu (pierwsza litera nazwiska uczestnika) lub inne kategorie. Ich wyszukiwanie jest czasochłonne i nigdy nie będzie szybsze niż druk na miejscu.

Druk na imprezie: tylko dane uczestnika nanoszone za pomocą drukarek biurowych, drukarek etykiet lub odręcznie markerem.

Karty plastikowe jako identyfikatory dla uczestników wydarzenia

Identyfikatory na kartach plastikowych wymagają zastosowania drukarek, które naniosą druk za pomocą specjalnych kalek. Identyfikatory PCV są dość powszechnie stosowane w biurach jako identyfikatory pracownicze.

Zalety: karty plastikowe są bardzo trwałe, estetyczne i mogą posiadać dodatkowe funkcje (np. RFID).

Wady:

Jeśli zdecydujesz się na zastosowanie kart plastikowych, najbardziej optymalne pod kątem kosztów i czasu obsługi uczestnika może okazać się wydrukowanie wszystkich identyfikatorów przed imprezą. Pojedyncze sztuki dla nieprzewidzianych gości i tych, którzy utracili identyfikator, możesz dodrukować już w trakcie wydarzenia.

Druk na imprezie: w całości lub tylko dane uczestnika, jeśli karty zostaną przedrukowane wcześniej projektem graficznym.

Identyfikatory na taśmach termotransferowych

Podczas Europejskiego Kongresu Kultury w 2011 roku CONREGO użyło drukarek termotransferowych. Do druku wykorzystują one rolki taśmy termotransferowej umożliwiającej naniesienie materiału poprzez roztopienie pokrycia specjalnej „kalki”, w wyniku czego obecny na niej barwnik zostaje przyklejony do powierzchni taśmy. Taśma powinna zostać wcześniej przedrukowana tłem graficznym identyfikatora. Drukarka nanosi jedynie materiał w postaci danych osobowych uczestnika (oraz kod QR uczestnika wydarzenia) w czerni.

Zalety:

Wady:

Druk na imprezie: tylko dane uczestnika.


Na tym jednak jeszcze nie koniec. W kolejnej części artykułu przeczytasz o dwóch pozostałych typach identyfikatorów, czyli wejściówkach papierowych i etykietach samoprzylepnych. Stanowią one najtańsze i jednocześnie najbardziej elastyczne rozwiązania.

Tomasz Chrościechowski

Udostępnij znajomym


Bądź na bieżąco z nowościami i subskrybuj newsletter CONREGO