Case study: XXIV Międzynarodowy Kongres PSLWMZ

Było profesjonalnie, efektownie i wymagająco. Naprawdę wiele się działo! Kiedy? Na XXIV Międzynarodowym Kongresie Medycyny Weterynaryjnej Małych Zwierząt PSLWMZ.

Innymi słowy, system CONREGO obsłużył wydarzenie z długą historią i mnóstwem gości. Ale czy podczas organizacji wszystko przebiegło tak jak należy? Czy pojawiły się wpadki? Obiecujemy, że opowiemy o wszystkim!

Cofnijmy się jednak na moment w przeszłość. Dawniej wiele elementów wydarzenia trzeba było przygotowywać klasycznie, za pomocą tabel, notatek i spisów. Doświadczenie zdobyte w branży eventowej sprawiło, że zrozumieliśmy – organizatorzy wydarzeń potrzebują automatyzacji. Systemu, dzięki któremu w całości obsłużą każde wydarzenie. To dlatego powołaliśmy do życia gotowy system rejestracji uczestników CONREGO. I to dlatego dzielimy się nim także z Tobą.

Kongres PSLWMZ nie stanowił wyjątku. Na potrzeby naszego klienta – organizatora kongresu – wdrożyliśmy system, który następnie umożliwił obsługę gości w obszarach, o których za moment opowiemy. Pytanie jednak – czy wszystko poszło po naszej myśli?

Responsywna strona internetowa

Kongres PSLWMZ miał odbyć się w dniach 18-20 listopada 2016 roku. Dzięki aplikacji CONREGO już w czerwcu uruchomiliśmy responsywną stronę internetową. Pełniła ona funkcję promocyjno-informacyjną i umożliwiła wygodną publikację przeróżnych informacji. Jakich konkretnie? O Centrum Kongresowym, lokalizacji, rezerwacji noclegów, prelegentach, agendzie kongresowej i wystawcach, którzy rozstawili na terenie Centrum Kongresowego swoje stoiska promocyjne.

Rejestracja online

W tak sprofilowanym wydarzeniu jak PSLWMZ udział biorą między innymi weterynarze, członkowie stowarzyszenia PSLWMZ, studenci, sponsorzy oraz wystawcy. Niezależnie od typu uczestnictwa, trzeba umożliwić gościom szybką i efektywną rejestrację. W tym przypadku system CONREGO umożliwił rejestrację zintegrowaną z bramką płatniczą Przelewy24.pl dla kart kredytowych. Na tym etapie również nie pojawiły się żadne niespodzianki. Prawda jest jednak taka, że zabawa miała się dopiero rozpocząć.

Recepcja uczestników

Wreszcie docieramy do momentu prawdziwego kontaktu z gośćmi. To etap, który musi zostać perfekcyjnie zaplanowany, by niczym nas nie zaskoczył!

Podczas kongresu PSLWMZ nasz klient działał w oparciu o dwa zintegrowane moduły systemu Recepcja i Generator PDF. Umożliwiły one odnotowanie obecności uczestników oraz druk identyfikatorów za pomocą drukarek etykiet. Czy coś w tym trudnego? Z pewnością, lecz nie wtedy, gdy ma się do dyspozycji aplikację, która pracuje za Ciebie. To ogromny plus systemu CONREGO – zbudowany w oparciu o lata doświadczeń i stanowi fundament eventu, a mniej doświadczonych organizatorów prowadzi po kolejnych etapach organizacji wydarzenia.

Kontrola dostępu

Ta często niełatwa część wydarzenia została obsłużona za pomocą modułu Kontrola dostępu. Teren Centrum Kongresowego został podzielony na strefy, do których dostęp przysługiwał określonym gościom. Co ciekawe – jako że system CONREGO jest elastyczny i wiele jego funkcji ma mnóstwo nietypowych zastosowań – moduł ten umożliwił także wystawcom wydarzenia pozyskanie danych uczestników odwiedzających ich stoiska.

Wariacja modułu Ankiety

Nie zapomnijmy o interesującej wariacji naszego modułu Ankiety! Zazwyczaj używany do przesyłania abstraktów i prac naukowych moduł tym razem posłużył do przyjmowania plakatów od aktywnych uczestników wydarzenia na sesje posterowe. Nie ograniczajmy się!

Obsługa techniczna

Za systemem CONREGO stoją ludzie, którzy gotowi są wesprzeć każde wydarzenie. Jeżeli zakupiłeś nasz produkt i masz jakiekolwiek wątpliwości, pytania czy problemy, jesteśmy do Twojej dyspozycji. W przypadku kongresu PSLWMZ organizację wydarzenia pod kątem obsługi technicznej wsparli dwaj przedstawiciele CONREGO. Zadbali o konfigurację sprzętową i przeszkolili zespół odpowiedzialny za obsługę recepcji i kontroli dostępu. Co istotne, oferowane przez nas plany abonamentowe – stanowią ułamek kosztów zakupu pełnej usługi organizacji wydarzenia.

Jak to wyglądało?

Zobacz krótką relację video z Kongresu, który odbył się w DoubleTree by Hilton w Łodzi:

Wracając natomiast do wątku głównego, nie będziemy dłużej trzymać Cię w niepewności. Organizacja PSLWMZ przebiegała perfekcyjnie!

Tomasz Chrościechowski

Udostępnij znajomym


Bądź na bieżąco z nowościami i subskrybuj newsletter CONREGO