Blog

16 Marzec 2017

Pierwsze kroki w organizacji wydarzeń – część II

Prezentujemy drugą część naszej bazy wiedzy na temat organizacji wydarzeń dla początkujących. Jeśli jeszcze nie zapoznałeś się z poprzednim wpisem, serdecznie zapraszamy tutaj: Pierwsze kroki w organizacji wydarzeń – część I. Przekonaj się sam, że organizacja wydarzeń może być zarówno łatwa, jak i satysfakcjonująca!

Obiecaliśmy ostatnio, że rozpoczniemy od kwestii, które już bezpośrednio dotyczą obsługi w trakcie wydarzenia. Cóż, to prawda, wszystko jednak wymaga wcześniejszego obmyślenia i przygotowania. Zacznijmy więc!

6. Jak obsłużysz gości w trakcie wydarzenia?

Jeżeli zamierzasz obsłużyć recepcję za pomocą aplikacji online, musisz zadbać o dostęp do internetu. Rada zawsze jest jedna: testuj sieć podczas wizji lokalnej, niezależnie od tego, czy jest to impreza plenerowa, czy wnętrze nowoczesnego obiektu. Więcej przydatnych informacji znajdziesz w artykule Jak sprawdzić jakość połączenia z siecią w obiektach konferencyjnych.

7. Czy wiesz już, ile stanowisk recepcyjnych udostępnisz?

Jeśli rozpatrujesz wariant tradycyjnego oznaczania obecności na wcześniej wydrukowanych listach, musisz oszacować średni czas obsługi pojedynczego uczestnika i ustalić czas, przez jaki recepcja musi obsłużyć wszystkich gości.
Szczegóły w tym temacie prezentujemy w artykule Skuteczna recepcja uczestników konferencji.

8. Planujesz wydawać identyfikatory?

Temat identyfikatorów jest wyjątkowo złożony. Istnieje mnóstwo opcji, przy czym te najefektywniejsze to:

  • identyfikatory papierowe drukowane przed wydarzeniem,
  • identyfikatory plastikowe drukowane przed wydarzeniem,
  • opaski plastikowe (tzw. wristbands),
  • wejściówki drukowane przez uczestników jako identyfikatory,
  • etykiety samoprzylepne drukowane w trakcie recepcji.

Wszystkie najważniejsze opcje wraz z omówieniem znajdziesz w artykule Identyfikatory dla uczestników konferencji i kongresów.

My w CONREGO opracowaliśmy metodę polegającą na dostarczeniu uczestnikowi wejściówki w wersji elektronicznej (PDF w formacie A4). Jej projekt uwzględnia łamanie do formatu A6. Dzięki temu po wydrukowaniu uzyskujemy dwustronny identyfikator oferujący informację o uczestniku oraz spersonalizowaną agendę wydarzeń, na które dokonał rejestracji. Więcej przeczytasz we wpisie Identyfikatory na bazie wejściówek.

9. Jakim sprzętem do obsługi recepcji dysponujesz?

Jeżeli chcesz, aby recepcja wykorzystywała skanowanie kodów QR lub kreskowych, musisz uwzględnić komputery oraz czytniki. Jaki sprzęt będzie najlepszy? Z pewnością nie tablet, ponieważ klawiatura dotykowa utrudnia pracę recepcji w momencie, gdy trzeba błyskawicznie wyszukać dane.
Więcej o tym, jaki sprzęt rekomendujemy, przeczytasz w naszym artykule Jaki sprzęt wybrać do kontroli dostępu i recepcji wydarzenia.

10. Czy masz pewność, że wszystko zostało dopięte na ostatni guzik?

Aby pozbyć się tych i podobnych wątpliwości, polecamy zapoznać się z pełną wersja naszego poradnika dostępną poniżej. Znajdziesz w nim niepublikowane wcześniej szczegóły i porady. Zapraszamy także do regularnego odwiedzania naszego bloga, na którym co tydzień znajdziesz nowy materiał i niezawodne wskazówki.

Teraz dysponujesz teorią, a zatem pozostaje tylko przekuć ją w praktykę. Powodzenia!

Tomasz Chrościechowski

Bądź na bieżąco z nowościami i subskrybuj newsletter CONREGO

Oświadczam, że zapoznałem się z treścią i akceptuję regulamin korzystania z usług newslettera internetowego na stronie conrego.com.pl
Ta strona używa cookies celem gromadzenia danych o użytkownikach w celach marketingowych i obsługi procesów związanych z realizacją zamówień. Korzystając z tej strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.
Akceptuję