Wywiad wideo: Ewelina Maciesza, Polymus

Już na początku naszej działalności mieliśmy wielkie szczęście pracować z prawdziwymi profesjonalistami. To oni dali nam wiedzę i motywację do pracy nad systemem rejestracji uczestników wydarzeń, który chętnie wykorzystują event managerowie w Polsce i poza jej granicami. Wielki wpływ na rozwój systemu miały polskie agencje eventowe.

Jedną z pierwszych, które wykorzystały CONREGO, była Polymus. To należąca do grupy kapitałowej Arteria S.A. agencja 360°, która od 1996 roku specjalizuje się w złożonych kampaniach zintegrowanych, prowadzonych z wykorzystaniem różnorodnych mediów. Współpracę z nimi rozpoczęliśmy w 2012 roku od rozmowy z bardzo doświadczoną event managerką, którą chciałbym Wam dziś przedstawić. Na dzisiejszy wywiad zgodziła się Ewelina Maciesza.

Transkrypcja wywiadu

Tomek Chrościechowski: Cześć, Ewelina!

Ewelina Maciesza: Cześć, Tomek.

Tomek Chrościechowski: Znamy się już niemal sześć lat, a nigdy nie zadałem Ci tego pytania – jak zaczęła się Twoja przygoda w branży eventowej?

Ewelina Maciesza: Moja przygoda w branży eventowej zaczęła się jakieś 12-13 lat temu od niewielkich eventów, gdy pracowałam w agencji reklamowej. Wtedy koncentrowałam się głównie na obsłudze klientów i przygotowywaniu materiałów reklamowych. Zobaczyłam, że jest to fajna odnoga działalności eventowej. W swoich kolejnych doświadczeniach, gdy zmieniałam miejsca pracy, coraz bardziej skupiałam się na wykonaniu tego typu eventów. Spodobało mi się to na tyle, że zupełnie się temu oddałam. Te paręnaście lat pracy w zawodzie pochłonęło mnie zupełnie.
Na pewno jest to praca angażująca, ale też dająca olbrzymią, naprawdę olbrzymią satysfakcję. Już pominąwszy kwestię, że wciąż poznaje się nowych ludzi, ma się nowe wyzwania, ciągle uczy się czegoś nowego… to jest to na pewno branża z przyszłością. Myślę, że niewiele branż, które są teraz na rynku, daje takie możliwości jak praca w branży eventowej. Tak więc zaczynałam od czegoś małego, a teraz, pracując w Polymusie, organizuję duże wydarzenia, czy to dla branży IT, czy dla innych klientów. To naprawdę ogromna satysfakcja, gdy człowiek może się spełnić zawodowo. To, co chciałam osiągnąć, przez te paręnaście lat już osiągnęłam. Oczywiście cały czas mam pomysły, które chciałabym zrealizować. To nie jest tak, że marzenia pod kątem realizacji eventowych się wyczerpały. Ale myślę, że w przeciągu paru lat ambicje eventowe zostaną zrealizowane.

Tomek Chrościechowski: A jest coś, czego nie zrobiłaś jeszcze w branży eventowej, a chciałabyś zrobić?

Ewelina Maciesza: To bardzo trudne pytanie… Na pewno zawsze chciałam zaprosić gwiazdę muzyczną światowego kalibru i zorganizować event na takim poziomie, by zostały wykorzystane wszystkie możliwości multimedialne i scenograficzne. Tak samo pod kątem atrakcji artystycznych. Chciałabym, żeby uczestnik na evencie zrealizowanych przeze mnie poczuł to całym sobą. Oczywiście te eventy, które realizujemy, dają uczestnikowi satysfakcję, ale wciąż jeszcze czegoś brakuje, człowiek chciałby więcej, więcej. Wiadomo, że wiążą się z tym koszty – budżet musiałby być olbrzymi. Ale chyba nikomu się nie zdarzyło mieć na evencie Stinga, Madonnę i do tego jeszcze scenografię multimedialną 360° zbudowaną z diod, ruchomych scen i dronów fruwających nad głowami. Tak że to są marzenia, ale może kiedyś…

Tomek Chrościechowski: Trzymam kciuki! Bo dlaczego nie? Ja jestem pewien jednego – że dałabyś radę. Widziałem Cię w akcji wiele razy i wiem, że nie ma takich rzeczy, o których powiedziałabyś „nie da się”. Nie słyszałem nigdy od Ciebie historii „nie da się” i nie wyobrażam sobie, żeby był jakikolwiek problem, z którym byś sobie nie poradziła.

Ewelina Maciesza: Powiem tak… W branży eventowej nie ma takich słów jak „nie da się” czy „nie można tego zrobić”. Wszystko jest kwestią znalezienia odpowiedniego rozwiązania, metody na dany problem. Klienci zwracają się do nas z różnymi problemami i zwracają się właśnie po to, by znaleźć rozwiązanie. My staramy się takie rozwiązania zapewnić. Czy to sami, czy za pośrednictwem podwykonawców, z którymi współpracujemy.

Tomek Chrościechowski: A w kontekście podwykonawców – w 2012 roku rozpoczęliśmy współpracę od forum dla dynamicznie rozwijających się firm i instytucji. To był pierwszy raz, kiedy wykorzystałaś nasz system rejestracji online, na potrzeby rejestracji i przyjmowania zgłoszeń na to wydarzenie. Co wtedy, w 2012 roku, zdecydowało o tym, że wykorzystałaś ten system, a nie inny?

Ewelina Maciesza: Bardzo dużo czasu minęło od 2012 roku! Co mnie skłoniło, to pamiętam, ale nie pamiętam szczegółów. Tyle jest za nami wspólnie zrealizowanych eventów…

Współpracujemy z Wami przy eventach, które wymagają systemu rejestracji uczestników. Zapewniacie pod tym kątem stuprocentową obsługę – najlepszą, jaką można sobie wyobrazić. W tamtym czasie niewiele było na rynku firm, które tego typu rodzaj rejestracji oferowało. Ja, pracując dla klientów, spotykałam się z bardzo dużymi wymaganiami na poziomie rejestracji. Pozornie rejestracja jest prosta. Niektórym wydaje się, że człowiek zapisujący się na konferencję wypełnia swoje dane, wysyła formularz rejestracyjny i sprawa jest załatwiona. My mieliśmy większe wymagania, poprzeczka została postawiona wyżej, system był bardziej skomplikowany, rozbudowany. Nie pamiętam dokładnie, jak on wtedy wyglądał, to był 2012 rok, więc nie oczekuj tego ode mnie…

Jest tyle warunków, które definiują możliwość wzięcia udziału przez uczestnika w konferencji… Sprostaliście temu zadaniu w stu procentach. Nawet patrząc na tegoroczne konferencje – rodzajów uczestników jest bardzo dużo. Mamy uczestników nominowanych, nienominowanych, mamy uczestników mogących wziąć udział w evencie, gdy się zarejestrują i klient przez nich zaproszony czy też partner zarejestruje się sam na konferencję. To są najprostsze przykłady warunków, które musi spełnić uczestnik, żeby wziąć udział w konferencji. Pod kątem obsługi i satysfakcji daliście nam to, czego oczekiwaliśmy. Klient dokładał nowe warunki, a wy te warunki spełnialiście. Tak że mieliśmy świetną rejestrację z zadowolonymi uczestnikami.

Tomek Chrościechowski: W późniejszych latach, w zasadzie od 2013 roku do dziś, wspólnie braliśmy udział przy obsłudze Forum Wyzwania IT – na poziomie rejestracji, obsługi recepcji, kontroli dostępu. Teraz wyzwania IT zmieniły nazwę, trochę zmieniły formułę. Mówimy o edycji ReimagineIT. Na przestrzeni tych lat – 2013 do 2017 – jak oceniasz, jak mocno ewoluowały Wasze potrzeby? W kontekście obsługi procesów związanych z rejestracją uczestników, obsługi na miejscu uczestników, wsparcia systemowego.

Ewelina Maciesza: Wsparcie systemowe jest bardzo ważne. Na początku naszej współpracy tego wsparcia na miejscu nie potrzebowaliśmy. W którymś momencie pojawiło się takie zapotrzebowanie i odeszliśmy na przykład od identyfikatorów drukowanych samodzielnie. Wspomogliśmy się Wami i teraz każdy z uczestników rejestrujących się na konferencję otrzymuje taki identyfikator z systemu z własnym kodem QR. Na konferencji są hostessy mające czytniki kodów QR, więc rejestracja przebiega o wiele płynniej i szybciej. Na niektórych konferencjach mieliśmy tysiąc osób i te tysiąc osób zarejestrowało się w bardzo szybkim tempie.

Ważny jest też ten przepływ uczestników. Wiemy, jaki uczestnik wchodzi na jaką salę i ile czasu tam przebywa, bo jest sczytywany zarówno przy wejściu, jak i przy wyjściu. Wiemy, co go interesuje – widzimy potrzeby uczestnika na konferencji i to jest bardzo duży atut. Sam system, który budujecie, indywidualnie podchodząc do każdej konferencji, opiera się na tym, że nie korzystacie z gotowców. Czy moglibyście przygotowywać różne edycje, bazując na tym samym systemie? Nie możecie tego zrobić z bardzo prostego powodu – bo inne są wytyczne, jeśli chodzi o formułę rejestracji.

Tomek Chrościechowski: Proces cały czas się zmienia.

Ewelina Maciesza: Proces cały czas się zmienia, ewoluuje, ale nasze potrzeby cały czas są zaspokajane, tak samo jak potrzeby klienta. Ten system daje także możliwość ciągłej komunikacji z uczestnikami. Ja też mam dostęp do systemu i widzę, jak wyglądają statystyki. Przykłady: ile osób jest zarejestrowanych na daną ścieżkę, w którym momencie rejestracji znajduje się uczestnik, czy wpisał tylko adres mailowy, czy zaznaczył jakieś ścieżki. Może źle zabrzmi, że go śledzimy, ale faktycznie obserwujemy i możemy wrócić do niego z informacją „Słuchaj, nie dokończyłeś rejestracji, nie wybrałeś ścieżek i ten proces rejestracji nie został zakończony”.

Tomek Chrościechowski: Można uczestnikowi pomóc.

Ewelina Maciesza: Tak, i takie też jest nasze zadanie.

Tomek Chrościechowski: Którą z funkcji CONREGO cenisz najbardziej?

Ewelina Maciesza: Tak naprawdę nie ma tutaj jednej funkcji, która by się wybijała, bo wszystkie są ważne i wszystkie są przeze mnie cenione. Czy to strona wydarzenia, czy to recepcja uczestników, czy identyfikatory konferencyjne. Każda ta funkcjonalność ma swoją wartość. Bez któregoś z tych elementów ten system nie byłby tak pełen jak jest teraz.

Tomek Chrościechowski: Czyli cenisz sobie spójność.

Ewelina Maciesza: Tak.

Tomek Chrościechowski: Jaką rolę w Twojej misji odgrywają podwykonawcy?

Ewelina Maciesza: Bardzo dużą. Bez podwykonawców nie byłoby eventu. My tak naprawdę jesteśmy jedną wielką rodziną, bo pracujemy z podwykonawcami od nastu lat. Znamy się, znamy swoje potrzeby, swoje oczekiwania. Myślę, ze najbardziej liczy się zespół, zrozumienie, współpraca, odpowiadanie na potrzeby. Zawsze byłam pełna podziwu, współpracując z Wami, bo niezależnie, czy wysłałam maila o 17, czy o 6 rano, czy o 1 w nocy, to zawsze dostawałam odpowiedzi. Nawet nie takie na zasadzie „Wprowadziłem nominacje”, natomiast: „Wprowadzę je rano”. Ciągły kontakt i to poczucie bezpieczeństwa, które daje współpraca z Wami, procentuje tym, że z roku na rok działamy razem.

Tomek Chrościechowski: Kontynuujemy. Ja to doceniam i cieszę się, że Ty też, bo wkładamy w to sporo pracy. Wiem, że to jest istotne, że buduje jakieś poczucie wartości tego, co robimy i nie sprowadza pracy wyłącznie do wykonania szeregu zadań, za które ktoś wystawi fakturę. Gdyby to polegało tylko na tym, to byłoby to jak praca w fabryce, a to nie o to chodzi.

Ewelina, co najbardziej lubisz w swojej pracy?

Ewelina Maciesza: Adrenalinę!

Tomek Chrościechowski: O! Uzależniona!

Ewelina Maciesza: Uzależniona od adrenaliny, uzależniona od wyzwań. Myślę, że właśnie to jest najfajniejsze w eventach – doza niepewności. Praca ta wymaga dużej skrupulatności i zaangażowania, serca – to przede wszystkim, i empatii do pracy z ludźmi, z klientem, bo klienci są różni. Trzeba mieć szczęście, żeby trafić na takich, na jakich ja trafiłam. Takich, którzy są poukładani, rozsądni, wiedzą czego chcą, jakie cele chcą osiągnąć przez jakie działania. Ale myślę, że to jest właśnie to, co lubię. Jeżeli kiedykolwiek nie pracowałabym w eventach – bo jakoś nie wyobrażam sobie siebie jako sześćdziesięcioletniej babci jeżdżącej na realizacje, chyba że jako weteran… – to brakowałoby mi kontaktu z ludźmi, adrenaliny, tego poczucia, że robimy fajną rzecz, którą docenią inni. Że cele zostaną osiągnięte.

Tomek Chrościechowski: A gdyby przyszedł do Ciebie początkujący event manager – taki żółtodziób – i poprosił o radę, wskazówki, jak poruszać się w tej branży, jak pracować, jak się rozwijać. Co byś takiemu żółtodziobowi poradziła?

Ewelina Maciesza: Jeżeli kiedykolwiek przyszedłby do mnie żółtodziób i zadał takie pytanie, to poradziłabym mu, żeby przyszedł na nawet bezpłatny staż do pracy w agencji stricte eventowej.

Bo teoria teorią, możemy sobie mówić dużo rzeczy na temat wyzwań, tego jak ta praca jest trudna, jaką daje satysfakcję, jaka czasem jest upadlająca i męcząca, bo to jest praca tak naprawdę 24 godziny na dobę, niezależnie od tego, czy to jest środek tygodnia, czy to jest weekend. Cały czas myślimy o tym, co moglibyśmy zrobić, jakie rzeczy pokazać klientowi. Ta osoba, która nie ma zielonego pojęcia o eventach, przyjdzie do pracy i zobaczy na własnej skórze od podszewki z czym musi się zmierzyć. Wiadomo, że nikt mu na początku nie da realizacji do samodzielnego poprowadzenia. Musi zaczynać od podstaw. Dzięki temu zobaczy ludzi, którzy pracują i żyją w stresie, ale śmieją się i potrafią się wygłupiać.

Nawet obserwując od backstage’u pracę eventowca, ta osoba może się przekonać, czy to jest to, co chce robić. Bo może ktoś widzi pięknie zrealizowany event z fajerwerkami, z multimediami, jakiś koncert i mówi „wow!”, ale nie zdaje sobie sprawy, ile pracy, nerwów i zaangażowania kosztuje to event managera pracującego przy projekcie. To nie jest tylko ten efekt. To są setki telefonów, które trzeba wykonać, umów, walk o gadżety, lokalizację, catering. Elementów składowych jest bardzo dużo. Nie odsyłałabym więc do żadnych magazynów, żeby czytać, dokształcać się. Oczywiście to też można robić, żeby poszerzyć wiedzę, poszerzyć horyzonty, zobaczyć realizacje. Ale pierwszym i podstawowym krokiem dla osoby, która chciałaby zanurzyć się w świat eventów, jest spróbowanie od czegoś mniejszego i przekonanie się na własnej skórze, czy chce się tym żyć. Bo to nie jest praca od 9 do 17. Tutaj, jeśli zaczyna się pracę, to pracuje się całym sobą.

Tomek Chrościechowski: Bardzo Ci dziękuję za poświęcony czas. Za to, że mogliśmy się dzisiaj spotkać i porozmawiać. Mam nadzieję, ze następnym razem spotkamy się na kolejnej konferencji, bo mam taki plan, by wspomóc Was w organizacji ze swoim zespołem.

Ewelina Maciesza: Na to liczymy!

Tomek Chrościechowski: No ba! Nie inaczej.

Ewelina Maciesza: Dziękuję również, Tomku!