Jak powstał pomysł wykorzystania systemu rejestracji przy akcji cashbackowej i dlaczego okazał się „strzałem w dziesiątkę”? Na nasze pytania odpowiada w dzisiejszym wywiadzie Kasia Dulemba, Account Manager w agencji Polymus.
Polymus to agencja 360°, która od 1996 roku specjalizuje się w złożonych kampaniach zintegrowanych, prowadzonych z wykorzystaniem różnorodnych mediów. Polymus jest częścią Grupy Kapitałowej Arteria SA.
Współpracę z nimi rozpoczęliśmy w 2012 roku od obsługi jednej z konferencji dla HP Polska, po której Kasia Dulemba zwróciła się do nas z zapytaniem, czy system rejestracji online można wykorzystać do obsługi zgłoszeń na potrzeby akcji promocyjnej cash back.
Jak powstał pomysł wykorzystania systemu rejestracji przy akcji cashbackowej i dlaczego okazał się „strzałem w dziesiątkę”? Na nasze pytania odpowiada w dzisiejszym wywiadzie Kasia Dulemba, Account Manager w agencji Polymus.
Mam jeszcze w skrzynce mail z 29 sierpnia 2012 roku, który zaczyna się słowami: „Witam, potrzebuję ASAP wyceny na niżej opisany projekt, bo musimy szybko startować!”. W dalszej części wiadomości opisałaś wymagania względem systemu, który miał wspomóc obsługę akcji promocyjnej. Akcja polegała na tym, że klient końcowy, który zakupił produkt premiowany mógł otrzymać zwrot kosztów lub akcesoria komputerowe. Jak wpadłaś na pomysł, by wykorzystać do obsługi tej akcji system rejestracji i obsługi uczestników wydarzeń CONREGO?
System rejestracji jest wprost proporcjonalny do jakości usług świadczonych przez CONREGO... czyli najwyższy. Od samego początku nie miałam wątpliwości, że standardy rejestracji zostaną przeniesione do systemu promocyjnego. Mieliście moje wskazówki, narzędzie, know-how i – co najważniejsze – zaangażowanie, czyli to wszystko, co pozwoliło na przystosowanie produktu do wymagań promocji typu cash back.
Akcje promocyjne typu cash back i sprzedażowe organizowane dla partnerów dużego producenta to Twoja codzienność. Zastosowanie systemu rejestracji automatyzuje przewidywalną część tej pracy, czyli przyjmowanie zgłoszeń od uczestników promocji. A w jaki sposób system pomaga Ci w ich dalszym procesowaniu (rozpatrywaniu dowodów zakupu i ich weryfikacji)?
Pamiętam czasy, kiedy to zgłoszenia do większości promocji wysyłało się za pomocą maila. Tak, promocja była wyzwaniem pod kątem żmudności obsługi. Jeżeli środki klienta pozwalają na zbudowanie strony www wraz z systemem rejestracji, standard obsługi i pracy wchodzi na zdecydowanie wyższy poziom. System – dzięki temu, że wsłuchujecie się w potrzeby wynikające z mechaniki i zasad – jest narzędziem typu „tailor made” (uszytym na miarę). Zgłoszenia zostają zgromadzone w jednym miejscu; można je wygodnie filtrować i weryfikować. System w przystępny sposób pokazuje je wszystkie, jak i każde z osobna. Mamy zawsze zapewniony pełen wachlarz funkcji pozwalających na grupowe działania, np. wysyłkę mailingów do uczestników, zmianę statusów, usuwanie błędnych zgłoszeń. Wchodząc w poszczególne zgłoszenia, mogę natomiast zobaczyć wszystkie informacje niezbędne do podjęcia decyzji o poprawności, czyli np. dane personalne, dane adresowe, dane kontaktowe, skany/zdjęcia potwierdzające m.in. zakup produktu objętego promocją.
Na potrzeby zarządzanych przez Ciebie akcji promocyjnych uruchamiany jest zawsze choćby niewielki, ale zawsze responsywny serwis internetowy będący częścią pakietu CONREGO Premium. Jaką funkcję spełnia strona internetowa przy tego typu przedsięwzięciach i dlaczego responsywność jest tak istotna?
Responsywna strona internetowa promocji jest ściśle powiązana z systemem weryfikacji zgłoszeń, ponieważ w przystępny sposób zbiera istotne informacje. Przejrzystość strony, a przede wszystkim łatwy w obsłudze i czytelny formularz rejestracyjny, są kluczowe dla poprawnego działania promocji. Responsywność to standard, bez którego nie wyobrażam sobie działania strony www. Ograniczanie dostępności zgłoszenia do promocji poprzez nieresponsywną stronę www byłoby strzałem w stopę, bowiem zależy nam na jak największym zainteresowaniu.
Z jakim problemem najczęściej borykają się uczestnicy organizowanych przez Ciebie akcji promocyjnych i w jaki sposób CONREGO pomaga Ci w rozwiązywaniu tych problemów?
Ludzie mają problemy z czytaniem ze zrozumieniem, co przejawia się np. problemem z prawidłowym wypełnieniem formularza zgłoszeniowego. Często wpisują NIP bez odpowiedniej liczby znaków lub pomijają inne istotne pola formularza zgłoszeniowego. W takich sytuacjach system egzekwuje od nich poprawne i kompletne działanie.
Jeśli miałabyś opisać jakąś funkcję, której brakuje Ci w aplikacji CONREGO lub jakiś proces, który chciałabyś sprawniej obsłużyć, to co by to było?
Szczerze mówiąc, nic takiego nie przychodzi mi do głowy. Przecież do tej pory każda potrzeba wynikająca z mechaniki promocji miała swoje odzwierciedlenie w nowej funkcji systemu. Każda promocja to nowe wyzwania, więc dużo nowych funkcji i procesów przed nami do przygotowania.
W swojej pracy korzystasz zapewne z różnych narzędzi, dzięki którym skutecznie realizujesz swoje cele i oszczędzasz czas. Z jakich aplikacji poza systemem rejestracji CONREGO korzystasz na co dzień i jak wpływają one na Twój cykl dnia pracy?
Do takich narzędzi można na pewno zaliczyć system księgowy stworzony przez Arterię (Grupa Kapitałową, której częścią jesteśmy). Dzięki niemu w szybki i intuicyjny sposób zarządzamy przychodami, kosztami, usługami prawnymi itd. Ponadto wielu z naszych podwykonawców ma katalogi swoich usług i produktów, które pozwalają na znalezienie interesującego mnie artykułu, wycenę, a nawet przygotowanie wizualizacji za pomocą kilku kliknięć.
Serdecznie dziękuję za rozmowę!
Efektywna obsługa akcji cash back przez agencję Polymus przy wykorzystaniu CONREGO to doskonały przykład, że nasz system rejestracji uczestników stanowi narzędzie wielofunkcyjne i w pełni dostosowujące się do potrzeb klienta. Jesteśmy dumni, wiedząc, że CONREGO potrafi sprostać tak bardzo zróżnicowanym wymaganiom.
Tomasz Chrościechowski