Jaki sprzęt wybrać do kontroli dostępu i recepcji wydarzenia?

Aby sprawnie i płynnie obsłużyć recepcję na wydarzeniu, potrzeba dobrze przygotowanego zestawu narzędzi i personelu, który będzie potrafił te narzędzia wykorzystać.

Jaki sprzęt wybrać do kontroli dostępu i recepcji wydarzenia?

Nie opowiemy dziś o personelu i metodach szkolenia hostess, ale obiecujemy, że będzie równie interesująco (a do hostess jeszcze kiedyś powrócimy!). Skoncentrujmy się na narzędziach, których potrzebuje organizator, by obsłużyć uczestników organizowanej konferencji lub kongresu.

CONREGO to między innymi system identyfikacji uczestników w trakcie wydarzenia. Skutecznie pełni swoją rolę za pomocą dwóch kluczowych funkcji:

Oprogramowanie do obsługi konferencji i uczestników wymaga jednak odpowiedniego sprzętu. Jak wygląda to w praktyce? Właściwe wykorzystanie systemu zagwarantuje, że uczestnicy wydarzenia zostaną powitani w sposób profesjonalny i błyskawiczny. Czas przeznaczony na obsługę pojedynczego uczestnika można zredukować nawet do kilku sekund! Więcej przeczytasz w artykule: Jak przygotować skuteczną recepcję konferencyjną?

Tymczasem wróćmy do głównego tematu dzisiejszego artykułu – sprzętu.

Komputery

Do wyboru mamy wiele urządzeń, począwszy od maszyn typu desktop, poprzez all-in-one i laptopy, a skończywszy na tabletach. Przyjrzyjmy się im po kolei.

Komputery stacjonarne zajmują mnóstwo miejsca i z reguły wyglądają mało atrakcyjnie. Komputery all-in-one są mniejsze i zgrabniejsze, lecz do obsługi recepcji nie potrzebujemy zwykle ekranu o przekątnej powyżej 15", a rozmiary all-in-one zaczynają się od 19,5". Co więcej, ten typ komputerów jest relatywnie drogi.

Najlepszą możliwą opcją pozostają niedrogie laptopy lub netbooki. Laptop na recepcji sprawdza się wyśmienicie ze względu na niewielkie gabaryty, fizyczną klawiaturę, ale także fakt, że nawet najtańsze modele oferują aż trzy porty USB. Zwróć uwagę, że liczba portów ma niebagatelne znaczenie. Dlaczego?

Co więcej, laptopy mają zwykle pojemniejsze akumulatory niż tablety, więc w razie awarii prądu nie będzie problemu z kontynuacją pracy recepcji.

Tablety są jednak lepszym rozwiązaniem na kontrolę dostępu, która odbywa się przy wejściach na sale, kiedy to mobilny charakter tabletu pozwala przemieszczać się i błyskawicznie uruchomić moduł Kontroli dostępu. Z racji tego, że kontrola odbywa się z reguły tylko za pomocą kodów QR, zastosowanie wyszukiwarki manualnej jest zbędne. Aplikacja CONREGO Check-In pozwala na wykorzystanie kamery urządzenia, dzięki czemu stanowiska kontroli dostępu nie wymagają użycia czytników kodów QR.

Czytniki kodów

Kody kreskowe

Czytnik Motorola LS2208 to sprawdzone przez nas urządzenie. Jeżeli poszukujesz taniego i dobrego rozwiązania, ten model spełni Twoje oczekiwania. Załączona przez producenta instrukcja zawiera tabele kodów, które umożliwią Ci łatwe zaprogramowanie czytnika w taki sposób, by po zeskanowanym kodzie wstawiał automatycznie tabulator. Jest to bardzo ważne, ponieważ takiej właśnie konfiguracji skanerów wymaga moduł obsługi gości aplikacji CONREGO.

Przybliżona cena (marzec 2020): 250 PLN netto.

Kody QR

Jeśli nie lubisz kodów kreskowych lub stawiasz na większą funkcjonalność oferowaną przez CONREGO przy wykorzystaniu kodów QR do identyfikacji uczestników eventu (pobieranie na telefonach wizytówek VCF lub przekierowanie na dowolny URL), to sprawdzonym rozwiązaniem jest model Motorola DS4208.

Ten skaner dwuwymiarowych kodów jest niemal trzykrotnie droższy od modelu czytającego kody jednowymiarowe. Jeżeli więc zależy Ci na budżecie, możesz poszukać tańszych alternatyw. Nie zawsze są one jednak tak łatwe w programowaniu trybu pracy jak rekomendowany przez nas model. Jeden z naszych klientów zakupił skanery Datalogic QuickScan QD2430, lecz w załączonej instrukcji nie opisano metody na wywołanie klawisza TAB, co znacznie wydłużyło czas konfiguracji czytnika.

Przybliżona cena (marzec 2020): 500 PLN netto.

Aplikacja mobilna

Znacznie tańszą, a często wygodniejszą i bardziej efektowną alternatywą jest wykorzystanie aplikacji mobilnej CONREGO Check-In dostępnej w planie CONREGO All-in-One. Do uruchomienia jej wystarczy urządzenie działające na systemie Android lub iOS i wyposażone w kamerę. Tak, wystarczy smartfon. Aplikacja udostępnia wszystkie funkcje modułu obsługi gości z wyjątkiem drukowania identyfikatorów. Szybkość odczytu jest porównywalna z czytnikami kodów QR, a telefon zajmuje mniej miejsca i jest wygodniejszy w użyciu niż laptop z czytnikiem.

Jakie drukarki nadają się do druku identyfikatorów na event?

Jakiś czas temu pisaliśmy o metodach druku identyfikatorów. Nadszedł czas, by podać przykładowe modele drukarek z podziałem na opisane kilka tygodni temu metody.

Druk kart plastikowych

Przy druku kart plastikowych CONREGO poleca sprzęt marki Evolis, model Zenius Classic. Drukarka posiada podajnik na 50 kart PCV, które potrafi zadrukować kolorowym materiałem w ciągu około 20 minut. Jeśli zdecydujesz się na druk wyłącznie w czerni, 50 kart będzie gotowych do użycia w ciągu około 6 minut. Daje nam to średni czas druku jednej sztuki w 5-7 sekund, zależnie od uwzględnionej w projekcie powierzchni zadruku.

Sprzęt ten oferuje dobrej jakości druk o gęstości 300 dpi. Należy jednak pamiętać, że drukarki kart plastikowych posiadają wrażliwą na uszkodzenia głowicę. Nie powinno się więc drukować kart, które zostały przedziurawione.

Przybliżona cena (marzec 2020): 4 000 PLN netto.

Druk termotransferowy

Drukarka Zebra GX430t to jedyny znany nam produkt, który w rozsądnej cenie oferuje doskonałe parametry druku etykiet o dostatecznej szerokości (104 mm). Model ten potrafi nanosić materiał przy gęstości 300 dpi, czyli normie dla druku offsetowego.

Przybliżona cena (marzec 2020): 2 000 PLN netto.

Druk etykiet samoprzylepnych

Najlepszą drukarkę wybieraliśmy w oparciu o kryteria takie jak jakość i szybkość druku. Nie bez znaczenia były także gabaryty, dostępność materiałów eksploatacyjnych oraz niski koszt zakupu i użytkowania. Jaki model dostał od nas najwyższą notę? Jest to Brother QL570 lub QL700. Świetny design idealnie pasujący do naszych laptopów HP w kolorze aluminium, rewelacyjna jakość i szybkość druku na etykietach o rozmiarach 62x100mm, niewielki rozmiar i cena. Wszystko to sprawiło, że nie potrzebowaliśmy szukać żadnych alternatyw. Na stanie posiadamy 20 takich drukarek.

Przybliżona cena (marzec 2020): 265 PLN netto.

Na krótkim filmie poniżej prezentujemy model QL570 w akcji:

Druk atramentowy lub laserowy

Oferta na tego typu sprzęt jest znacznie bardziej zróżnicowana niż ma to miejsce w przypadku wcześniej omawianych drukarek. Co więcej, bardzo istotne są detale. Maksymalna grubość przyjmowanego papieru, jakość i szybkość druku, gabaryty, rodzaj tonera, koszty użytkowania... Niestety, żaden z przetestowanych przez CONREGO produktów nie wybił się ponad pozostałe. Zmuszeni jesteśmy więc wstrzymać się z rekomendacją.

Jakich innych narzędzi potrzebujesz do obsługi recepcji eventu?

Czy potrzebujesz innego sprzętu? Oprócz laptopów, skanerów i drukarek możesz potrzebować sprzętu sieciowego takiego jak switche lub routery Wi-Fi. Kwestia ta zależy od miejsca, w jakim przyjdzie Ci pracować. Wiele obiektów zapewnia dobry zasięg Wi-Fi przy strefach recepcyjnych. Niestety, trudniej jest przewidzieć dostępność i stabilność połączenia z internetem przy wejściach na sale, gdzie możesz chcieć uruchomić kontrolę dostępu. O tym jednak napiszę przy innej okazji.

Miej także na uwadze, że w przypadku „ryzykownych” lokalizacji takich jak plenery warto zastanowić się nad zakupem zasilacza awaryjnego UPS, który zapewni przynajmniej godzinne zasilanie recepcji w razie, gdyby pojawiła się awaria dostępu do prądu.

Tym samym zakończyliśmy temat sprzętu na wydarzeniu. Powodzenia!

Tomasz Chrościechowski