Blog

30 Marzec 2017

Wywiad wideo: Convention Bureau — Wrocław

Wiele lat temu doszedłem do wniosku, że najlepiej uczyć się od najlepszych. W swojej branży pracuję z organizatorami wydarzeń. Miałem to szczęście, że na samym początku działalności CONREGO zaufało nam kilku rekinów polujących po naprawdę głębokich wodach. To oni wnieśli do naszego systemu rejestracji uczestników wydarzeń najlepsze pomysły i to dla nich tworzyliśmy początkowo narzędzie, z którego dziś może korzystać każdy event manager.

Transkrypcja wywiadu

CONREGO nie byłoby dziś taką firmą i takim produktem, gdyby nie pierwsi i najważniejsi z naszych klientów. Przedstawiam dziś Państwu Agnieszkę Szymerowską i Jakuba Grudniewskiego z Convention Bureau — Wrocław.

Pani Agnieszko, panie Jakubie, czy moglibyście przybliżyć działalność Convention Bureau — Wrocław? Jaką ma misję i jaką rolę pełnicie Państwo w zespole?

Convention Bureau — Wrocław jest fundacją, która powstała w 2002 roku. Została powołana przez miasto Wrocław i wrocławskie przedsiębiorstwo Hala Stulecia. Jej główną misją jest prezentowanie Wrocławia jako atrakcyjnego ośrodka dla potencjalnych organizatorów różnego typu wydarzeń, między innymi konferencji, kongresów, wystaw i targów. Przede wszystkim staramy się ukazać miasto jako atrakcyjne miejsce do organizacji tego typu wydarzeń poprzez wskazanie jego infrastruktury hotelowej, konferencyjno-kongresowej, a także różnych rozwiązań logistycznych, które są tu łatwe do zastosowania.

W ramach działań fundacji prowadzimy również program ambasadorów kongresów Wrocławia. To także do tej grupy adresujemy spotkania. Prezentujemy im potencjał konferencyjno-kongresowy miasta.

Działamy w radzie ekspertów turystyki biznesowej i wspieramy rozwój tej turystyki we Wrocławiu. To twór dość rzadko spotykany w innych miastach. Oprócz tego bardzo często jesteśmy pierwszym kontaktem dla organizatorów, którzy szukają odpowiedniej destynacji we Wrocławiu.

W lutym 2011 roku odebrałem wiadomość od pani Magdy Piaseckiej, wówczas prezesa Convention Bureau — Wrocław. Pani Magda zaproponowała współpracę w zakresie wdrożenia systemu rejestracji uczestników na Wrocław Global Forum. Było to pierwsze wydarzenie, które wsparliśmy naszym systemem. To także wydarzenie, które od tamtej pory bez przerwy jest hostowane w pięknym Wrocławiu. Czym jest Wrocław Global Forum? Co możecie Państwo powiedzieć na temat tego wydarzenia?

Wrocław Global Forum to międzynarodowa konferencja, która od 2010 roku gromadzi około 350 uczestników. Przede wszystkim są to ludzie świata polityki i naukowcy, którzy przyjeżdżają do Wrocławia, by rozmawiać o bezpieczeństwie i polityce transatlantyckiej. Organizatorem wydarzenia jest miasto Wrocław (stąd również nasza rola w przedsięwzięciu), Polski Instytut Spraw Międzynarodowych i amerykański think tank Atlantic Council.

Warto dodać, że w ramach Wrocław Global Forum corocznie odbywa się wręczenie Atlantic Council Freedom World Awards, czyli nagród wyróżniających osoby walczące o wolność i demokrację na świecie.

Jakie doświadczenia skłoniły Państwa wówczas do wykorzystania systemu rejestracji uczestników wydarzeń CONREGO i jaka była jego przewaga nad rozwiązaniami konkurencji?

Cała idea stworzenia systemu rejestracji online zrodziła się po pierwszej edycji w 2010 roku. Wtedy rejestracja uczestników odbywała się tradycyjną metodą, czyli przez zgłoszenia mailowe. Zgłoszenia od kandydatów spływały bezpośrednio do nas, a my później tworzyliśmy z tego proste listy w formacie Excel. Było to uciążliwe zarówno dla uczestników konferencji, jak i dla nas. Po pierwszej edycji, gdy wiedzieliśmy już, że istnieje chęć kontynuacji Wrocław Global Forum, rozpoczęliśmy intensywny research, aby znaleźć odpowiednie narzędzia ułatwiające pracę przy rejestracji i rejestrowanie się. Zrobiliśmy rozeznanie rynku, wysłaliśmy zapytanie do kilku firm. Dostaliśmy trzy konkretne odpowiedzi i spotkaliśmy się z trzema potencjalnymi wykonawcami systemu. Byliście Państwo jednym z nich.

Co zadecydowało o tym, że to właśnie na CONREGO padł wybór?

Przede wszystkim nie wiedzieliśmy, czego się spodziewać, ponieważ była to dla nas nowość. Nigdy wcześniej nie mieliśmy systemu rejestracji, natomiast wielokrotnie korzystaliśmy z różnych systemów podczas naszych rejestracji na wydarzenia. Myślę, że kluczowy był sposób prezentacji i fachowość.

Dziękuję bardzo!

To prawda. Było to dla nas nowe doświadczenie i chcieliśmy wejść porządnie w XXI wiek, ułatwiając sobie pracę i skracając czas rejestracji uczestników. Państwa rozwiązanie było dla nas najlepsze.

Były to również przyjazny interfejs i łatwość użytkowania.

Obserwujecie Państwo rozwój aplikacji od początków jej istnienia. Jesteście najbardziej doświadczonymi użytkownikami (bo rzadko kto ma taki staż w wykorzystaniu CONREGO). Powiedzcie, proszę, jakie funkcje wykorzystujecie najczęściej. Jakie funkcje mają dla Was największą użyteczność.

Może zacznę od tego, że pamiętam pierwsze wdrożenie w 2011 roku. Dla mnie, czyli dla osoby, która przyjmowała rejestracje i miała kontakt z uczestnikami oraz organizatorami, było to tworzenie raportów. To był strzał w dziesiątkę. Nie musieliśmy przenosić tych wszystkich danych z dokumentów tekstowych do Excela. Baza sama nam się pięknie tworzyła. Wybieraliśmy dokładnie te dane, których potrzebowaliśmy na dany moment i dzięki temu bardzo szybko mogliśmy przekazać organizatorom informacje, na jakim etapie zgłoszeń jesteśmy.

Jeszcze jedna rzecz, która jest związana z tworzeniem tej bazy – wysyłka mailingów. Przede wszystkim mieliśmy możliwość szybkiego kontaktu z uczestnikami, przekazywania wszystkich tych informacji do z góry zdefiniowanej bazy odbiorców…

...bez konieczności eksportu na zewnątrz i korzystania z innej aplikacji.

Zaoszczędziło nam to bardzo dużo czasu.

Raporty i Komunikacja to dwa najbardziej podstawowe moduły. Integracja systemu rejestracji, który kolekcjonuje dane uczestników i możliwość wykorzystania tych danych w innych procesach typu komunikacja czy generowanie identyfikatorów, to jeden z powodów, by wzbogacać CONREGO o kolejne moduły. Okazało się, że coraz więcej rzeczy można w dużym stopniu zautomatyzować.
Co roku równolegle z rejestracją uczestników Wrocław Global Forum wykorzystujecie Państwo moduł Ankiety na potrzeby rekrutacji wolontariuszy. To dosyć nietypowe zastosowanie tego modułu. W jakim stopniu obsługujecie Państwo ten proces? W jakim stopniu jest to dla Was istotny element całego systemu?

Ponieważ wolontariat to dość duża część Wrocław Global, staraliśmy się ułatwić pracę nie tylko sobie, ale też szukać rozwiązań, dzięki którym potencjalny wolontariusz mógłby szybko i sprawnie wypełnić formularz rejestracyjno-rekrutacyjny. To narzędzie ułatwiło nam bardzo wiele! Przede wszystkim zaoszczędziliśmy mnóstwo czasu. Nie musimy już spisywać danych z ankiet w Wordzie do Excela. Działa to na podobnej zasadzie jak system rejestracji. Tworzy się baza, którą na bieżąco sprawdzamy, np. ilu wolontariuszy mamy zarejestrowanych. Dzięki temu możemy poprosić ich od razu o zdjęcia do identyfikatorów, które służą nam potem również do procesu rekrutacji czy tworzenia rozmów rekrutacyjnych. Ponadto wolontariusz może szybko wypełnić taką aplikację przy pomocy tabletu czy telefonu komórkowego. Nie musi iść do komputera, nie musi odpalać dokumentu tekstowego, wypełniać, zapisywać, dołączać do maila… Ten proces bardzo mocno się więc skrócił. Mamy też bardzo dużo pozytywnych sygnałów typu „O, fajnie, zobaczyłem, że mogę to zrobić szybko nawet gdy jadę tramwajem czy autobusem i zrekrutować się do dość prestiżowego i znanego wydarzenia”.

Ilu wolontariuszy przy każdej edycji Wrocław Global Forum się zgłaszało? Ilu z nich przechodziło rekrutację? Jakiej grupy potrzebowaliście Państwo do obsługi tego wydarzenia?

Szybka kalkulacja… Średnio potrzebujemy około 160 wolontariuszy do wydarzenia Wrocław Global Forum. Przez te formularze zgłaszało się zazwyczaj nawet do 220 kandydatów.

A kandydatów mamy ciekawych, bo są z różnych krajów europejskich i pozaeuropejskich. Natomiast, wiadomo, nie wszyscy potem zostają wolontariuszami. Rekrutacja jest konkretna i staramy się zawsze dać szansę wszystkim, natomiast nie każdy zawsze spełnia kryteria.

Ostatecznie do zespołu wolontariuszy trafia od 130 do 150 osób, w zależności od tego, jak wygląda program konferencji i jakie zadania przed nimi stawiamy.

A właśnie – jakie zadania Państwo stawiacie przed wolontariuszami rekrutowanymi przez system?

Bardzo różne, natomiast proszę pamiętać, że bardzo ważnym, a tak naprawdę kluczowym elementem osoby zgłaszającej się na wolontariat, jest znajomość języków obcych. Część kandydatów z tego powodu odpada. Global Forum jest imprezą stricte międzynarodową, więc głównym językiem jest język angielski. Jego znajomość to podstawowy warunek, który musi spełnić każdy, kto chce zostać wolontariuszem. Później zostają oni podzieleni na cztery grupy zadaniowe. Są to odpowiednio: hotele, centrum kongresowe, grupa logistyczna, grupa do zadań specjalnych. W ramach tych czterech grup przydzielane są poszczególne zadania dla konkretnych osób.

A czy moduł ankietowy umożliwiający rekrutację wolontariuszy ułatwia w jakiś sposób kategoryzację osób ze względu na podział do różnych grup zadaniowych?

Mógłby, jednak my zostawiamy sobie możliwość ostatecznego przydzielania do poszczególnych grup. Zawsze pytamy natomiast, jakie są preferencje, w której grupie najlepiej czułby się dany wolontariusz czy dana wolontariuszka.

Takie pytanie znajduje się również w ankiecie rekrutacyjnej. Dzięki temu możemy zobaczyć, czy liczba osób, która zadeklarowała wybór grupy transportowej jest dla nas wystarczająca i możemy tę grupę zweryfikować.

Poza Wrocław Global Forum dostarczyliśmy system rejestracji uczestników na szereg innych wydarzeń. Posłużę się listą: konferencja Akademia Europa i The Climate-KIC Innovation Festival w 2013, Spotkanie Chrześcijan Europy Środkowo-Wschodniej i Diversity w 2014 oraz konferencja EAZA w 2015 roku. Część tych wydarzeń była bezpłatna, część jednak wymagała opłat za uczestnictwo. W jakim stopniu system ułatwił Państwu procesowanie płatności, obsługę płatności i rozliczeń i księgowanie wpłat od uczestników na potrzeby tych wydarzeń podczas ich organizacji?

Możliwość dokonywania płatności przez system rejestracji była dla nas bardzo użyteczna i pomogła nam, skracając czas pracy. Po pierwsze, uczestnicy mogli wybrać pomiędzy płatnością tradycyjną metodą, czyli przelewem, a płatnością kartą kredytową przez system. Ważne jest także, że cały proces rejestracji, łącznie z płatnością, trwał kilka minut. Od momentu rozpoczęcia rejestracji do jej zakończenia uczestnik poświęcił maksymalnie dziesięć minut na dokonanie całego procesu.
Oprócz tego mieliśmy łatwość wystawiania faktur, ponieważ to również odbywało się przez system rejestracji. Jeżeli ktoś płacił tradycyjnie – przelewem – to po rejestracji na maila otrzymywał od razu fakturę pro forma i później ułatwiało mu to dokonanie płatności przelewem internetowym. My po otrzymaniu takiej płatności mogliśmy zaksięgować całość w systemie i potwierdzić uczestnictwo danej osoby.

Zdecydowaliście się Państwo na wykorzystanie CONREGO także na potrzeby przygotowania responsywnej strony internetowej wydarzenia. Jak oceniacie Państwo wbudowany w CONREGO system zarządzania treścią?

Dla nas zawsze kluczowa jest łatwość obsługi, czyli moduły takie jak na przykład tworzenie agendy, tworzenie biografii speakerów czy też podpięcie pod Google Maps. To są rzeczy kluczowe, które bardzo ułatwiają nam pracę i przyspieszają wszystkie nasze działania.

Czy responsywna strona internetowa i te moduły funkcjonalne łączące się ze stroną, którą oferuje w swojej strukturze CONREGO, mogą zastąpić organizatorowi aplikację mobilną?
Teraz organizatorzy, którzy publikują treści dzielą się na dwie grupy.

(1) Organizatorzy, którzy potrzebują stricte aplikacji mobilnej, bo na przykład chcą wysyłać do użytkowników wiadomości push zamiast SMS-ów; osoby poszukujące narzędzia umożliwiającego komunikację między uczestnikami, czyli przykładowo czatu wbudowanego w aplikację mobilną.


(2) Organizatorzy którzy często myślą, że potrzebują aplikacji mobilnej, ale w gruncie rzeczy zależy im tylko na tym, aby w czytelny sposób zaprezentować agendę na ekranie smartfona. Ta grupa chce zaprezentować informacje stricte logistyczne, związane z sesjami – na przykład ich opisy. Serwis responsywny pozwoli im to osiągnąć dużo niższym kosztem. Wdrożenie aplikacji mobilnej będzie bowiem wymagało przygotowania na przynajmniej dwa systemy dominujące na rynku, czyli iOS i Android. Tak naprawdę serwis responsywny w przypadku czystej komunikacji, nazwijmy to – nieinteraktywnej, spełni ich oczekiwania. Nie spełni oczekiwań w przypadku potrzeb typu networking pomiędzy uczestnikami, matchmaking czy wiadomości push, które można zastąpić SMS-ami, ale nie jest to do końca eleganckie rozwiązanie. To zależy, jaki content chcemy przekazać i czy forma ma być taka, że od razu pojawia nam się komunikat na ekranie, czy musimy jednak w aplikacji na smartfonie otworzyć tę sekcję z SMS-ami, żeby coś odczytać. To różnica z praktycznego punktu widzenia.

Moja odpowiedź brzmi: będzie w stanie, ale jeszcze nie teraz. Uważam, że jeśli z czasem rozwinie się technologia i faktycznie więcej funkcji będzie dostępnych poprzez serwis internetowy – jak najbardziej. Na pewno obniży to koszty, a poza tym zaoszczędzi czasu organizatorom. Obecnie, mając zarówno stronę internetową, jak i aplikację, musimy uzupełniać w treści i jedną, i drugą równocześnie tylko po to, aby obie były aktualne. To praca jednej osoby, która u nas, gdzie często zmienia się program wydarzenia, spędza nad tym dużo czasu.
Natomiast bardzo dużym plusem strony internetowej jest połączenie z systemem rejestracji i tego aplikacja nie daje nam nigdy. System organizacji zsynchronizowany ze stroną internetową stworzoną pod konkretne wydarzenie. Na pewno byłaby to tańsza opcja. Jeżeli oferowałaby takie same możliwości, to myślę, że znalazłaby wielu odbiorców. Aplikacja służy najczęściej do prezentowania programu i biografii speakerów, jeżeli chodzi o konferencje. Plus, obecnie, social media. Raczej są to social media niż czat pomiędzy uczestnikami danego wydarzenia, przynajmniej tak wynika z naszego doświadczenia. Twitter jest bardzo aktywny, ale czaty wykorzystuje się bardzo rzadko. Uczestnicy często ignorują wiadomości push. Korzystamy z nich, ale raczej mają niewielki wydźwięk.

My w takiej aplikacji potrzebujemy jeszcze, aby uczestnik dostawał mapę obiektu, w którym odbywa się konferencja. Gdy się w tę mapkę kliknie, od razu wyświetlone zostanie, co w danym obszarze będzie się działo, zwłaszcza gdy program nie jest na tyle dynamiczny, by po półtorej godziny wchodziła kolejna sesja. To też jest coś, czego w tym momencie strona nam nie daje.

Czyli w gruncie rzeczy idealne rozwiązanie powinno oferować w pakiecie system rejestracji, system obsługi ankiet, moduł komunikacji, budowę responsywnej strony internetowej i aplikacji mobilnej. Cały pakiet powinien być zarządzany za pomocą jednego panelu administracyjnego.

Dokładnie.

Do naszych potrzeb byłoby to idealne.

Czekamy na takie rozwiązania. Oby pojawiły się szybko.

Wykorzystanie odpowiednich narzędzi znacząco ułatwia pracę, obsługę różnych procesów i organizację całego ciągu – takiego workflow. Poza gotowym systemem rejestracji uczestników CONREGO, z jakich narzędzi korzystają Państwo na co dzień w swojej pracy?

Są to przede wszystkim programy do zarządzania projektami. Na pewno programy do tworzenia newsletterów, do wysyłki mailingu, a także różnego typu aplikacje. W naszej pracy przy organizacji konferencji przydatna jest aplikacja pokazująca loty w czasie rzeczywistym, ponieważ często mamy gości międzynarodowych. To dla nas duże ułatwienie, że możemy sprawdzić, czy samolot jest już w powietrzu, czy ma opóźnienie. Aga, a z Twojego doświadczenia?

Przede wszystkim aplikacja, która pozwala nam między sobą, w zespole, dzielić się informacjami na temat tego, jakie zadania nas jeszcze czekają, a jakie zostały już zrealizowane. Budowanie harmonogramów, przygotowanie do kongresów, konferencji czy wydarzeń, które obsługujemy.

W naszym zespole podczas organizacji często korzystamy też z komunikatorów po to, żeby ciągle do siebie nie dzwonić. Przekazujemy sobie krótkie informacje i nawet przy wyciszonym telefonie czy będąc na sesji jesteśmy w stanie się ze sobą skomunikować bez potrzeby wychodzenia i odbierania telefonu.

Co najbardziej lubicie Państwo w swojej pracy?

No to, Aga, proszę – zaczynaj.

Ja przede wszystkim lubię kontakt z ludźmi. Nie potrafię wyobrazić sobie siebie w miejscu, w którym nie mam kontaktu z ludźmi. Muszę z nimi rozmawiać, przebywać. Owszem, są takie momenty, w których dużo siedzimy za biurkiem, tego również wymaga specyfika pracy. Więc przede wszystkim kontakt z ludźmi. Również możliwość używania języka obcego w praktyce. Dzięki międzynarodowym konferencjom cały czas mam styczność z językiem angielskim. To swego rodzaju praktyka. Co jeszcze? Dużo doświadczenia przy nowych technologiach. Te wszystkie aplikacje mobilne, które tworzymy czy social media, których możemy się nauczyć. To przede wszystkim to. Ale na pierwszym miejscu zdecydowanie ludzie!

Ja z kolei cenię sobie pracę w środowisku międzynarodowym, bo zawsze tego chciałem – tego rodzaju pracy. I to się na szczęście udało! A oprócz tego lubię to, że szybko można dostrzec efekty swojej pracy. Są projekty wieloletnie, wymagające dłuższego czasu, ale są też konferencje realizowane przez pół roku. Po tym pół roku my widzimy, że to nam wyszło, że jest dobrze. Można dostrzec zarówno swoje sukcesy, jak i błędy, a dzięki temu – bardzo szybko się uczyć. Cenię także konieczność bycia wielozadaniowym. Tu nie można być ograniczonym do jednej dziedziny, lecz trzeba umieć odnaleźć się w każdej sytuacji. Niejednokrotnie wydarzenia pokazywały nam, że nie można się bać i trzeba umieć rozwiązywać problemy z różnych dziedzin. Nigdy nie wiadomo, czym gość nas zaskoczy.

Możemy przewidzieć dużo sytuacji, ale nie jesteśmy w stanie przewidzieć wszystkiego. I to jest ta elastyczność, której każdy z nas się chyba nauczył i też to wielokrotnie słyszymy.

Gdyby do Agnieszki Szymerowskiej albo Jakuba Grudniewskiego przyszedł początkujący event manager i poprosił o wskazówki, rady, to…? Co by powiedzieli?

Ja bym powiedziała, żeby nauczył się najpierw zorganizować swój czas i swoją pracę, bo dzięki temu łatwiej będzie mu organizować czas dla innych osób.

Moją radą z kolei byłoby, aby nie bać się podejmować decyzji i być odważnym w kontaktach z ludźmi. Nawet najbardziej skryta osoba, która przychodzi do pracy w eventach prędzej czy później będzie miała taki moment, że zrobi się duży ruch, będzie zamieszanie i trzeba będzie samemu podjąć decyzję, być bezpośrednio w kontakcie z innymi – czasem wysokiej rangi – osobami. To przede wszystkim tego nie należy się bać.

Pani Agnieszko, Panie Jakubie – bardzo dziękuję za poświęcony czas. Życzę sukcesów, samych sukcesów organizacyjnych, spokojnego przebiegu rejestracji i tego, żeby każda impreza, którą organizujecie we Wrocławiu, była udana, bo Wrocław to piękne miasto i zasługuje na świetną promocję. Bardzo dziękuję.

Bardzo dziękujemy, życzymy ciągłego rozwoju oraz nowych, ambitnych klientów.

I zapraszamy częściej do Wrocławia!

Na pewno skorzystam!

Bądź na bieżąco z nowościami i subskrybuj newsletter CONREGO

Oświadczam, że zapoznałem się z treścią i akceptuję regulamin korzystania z usług newslettera internetowego na stronie conrego.com.pl
Ta strona używa cookies celem gromadzenia danych o użytkownikach w celach marketingowych i obsługi procesów związanych z realizacją zamówień. Korzystając z tej strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.
Akceptuję