Blog

06 Grudzień 2015

Skuteczna recepcja uczestników konferencji

Organizatorzy wydarzeń regularnie zadają mi pytania dotyczące napotykanych w pracy problemów. Jedną z najczęściej pojawiających się wątpliwości jest kwestia prawidłowej obsługi recepcji. Jak ją przeprowadzić? Na co zwrócić szczególną uwagę?

Organizacja wydarzenia stanowi na tyle skomplikowany proces, że trudno jest jednoznacznie wyodrębnić jej najważniejszy element. Należy jednak mieć świadomość, że podczas recepcji wita się uczestników eventu, jest to więc ich pierwszy osobisty kontakt z organizatorem. Można to porównać do pierwszego wrażenia – recepcja w bezpośredni i natychmiastowy sposób rzutuje na postrzeganie całego wydarzenia. W dzisiejszym wpisie opowiem o rozwiązaniach, dzięki którym wywrze ona na uczestnikach jak najlepsze wrażenie.

Wizerunek i oznakowanie

Prawdą jest, że wizerunek w dużej mierze zależy od budżetu, jakim się dysponuje. Limitowane środki nie wykluczają jednak możliwości zastosowania prostych, lecz skutecznych rozwiązań. Jeśli na przykład nie jesteś w stanie zaopatrzyć się w wysokiej klasy umeblowanie, możesz skorzystać ze zwykłych lad przykrytych suknem o jednolitej barwie. Jeżeli natomiast nie ogranicza cię budżet, warto abyś zadbał o zabudowę obrandowaną zgodnie z systemem identyfikacji organizatora.

W przypadku gdy recepcja ma obsłużyć gości podzielonych według kategorii lub alfabetu, musisz pamiętać o właściwym oznakowaniu stanowisk. W miarę możliwości rozlokuj je tak, aby uczestnicy mogli swobodnie się między nimi przemieszczać, nie przeszkadzając sobie nawzajem.

Jeżeli przygotowujesz duże wydarzenie, dobrym pomysłem jest tak zwana recepcja boczna, czyli ustawienie lad recepcyjnych w sposób, który umożliwia tworzenie przejść pomiędzy strefą przed i za recepcją. Taki model recepcji przypomina odprawę paszportową na niektórych lotniskach i jest tam stosowany właśnie ze względu na przepustowość oraz łatwą kontrolę ruchu.

Personel recepcyjny

Właściwe przygotowanie personelu recepcyjnego to przede wszystkim przeszkolenie go w zakresie programu wydarzenia oraz orientacji w miejscu, w którym się ono odbywa. Pytania o lokalizację szatni, toalety i parkingu są tak powszechne, że niewiedza personelu podczas udzielania na nie odpowiedzi jest niedopuszczalna.

Jeśli w ramach recepcji stosowany jest system informatyczny, pamiętaj, że jakkolwiek łatwy nie byłby on w obsłudze, należy się upewnić, że wszyscy pracownicy potrafią skorzystać z każdej jego funkcji. Podczas recepcji, oprócz odnotowania obecności, możesz zaplanować także wydawanie materiałów konferencyjnych. W takiej sytuacji powinieneś rozważyć przypisanie dwóch osób do każdego stanowiska. Pierwsza osoba zajmie się powitaniem uczestnika i obecnością, natomiast druga przekaże do jego rąk pakiet materiałów powitalnych. Z punktu widzenia pojedynczego uczestnika liczy się każda sekunda.

Przepustowość stanowiska

Na przepustowość stanowiska ma wpływ właściwy podział stanowisk oraz metodologia ich pracy. Metodologia pracy to czynnik, który trudno optymalizować, stosując tradycyjne narzędzia pracy w postaci kartki papieru i długopisu. Z pomocą jak zwykle przychodzi zaawansowana technologia – oprogramowanie, które zostało zaprojektowane w taki sposób, aby stanowiska recepcyjne nie marnowały cennego czasu. Dzięki temu możliwa staje się redukcja liczby stanowisk, a co za tym idzie – kosztów. Oprogramowanie, które ułatwia i przyspiesza pracę recepcji konferencyjnej powinno umożliwiać:

  • identyfikację uczestnika i podgląd najważniejszych danych,
  • oznaczenie obecności uczestnika wraz z informacją o czasie przybycia,
  • korektę danych uczestnika,
  • podgląd wydarzeń, na jakie uczestnik jest zarejestrowany (agenda).
recepcja-uczestnikow-eventu-hp

Nawet manualne wyszukiwanie danych i obsługa wyżej wymienionych funkcjonalności za pomocą klawiatury jest już znacznym przyspieszeniem. Aby jednak pójść o krok dalej w kwestii identyfikacji i oznaczania obecności, należy skorzystać z aplikacji, która potrafi:

  • wygenerować wejściówki i/lub identyfikatory z kodami kreskowymi lub QR,
  • w trakcie recepcji komunikować się z czytnikiem kodów QR.

Dzięki takiemu rozwiązaniu Twoja recepcja będzie działać w następujący sposób:

  1. uczestnik pojawia się w dniu konferencji z wydrukowaną wejściówką, na której widnieje kod QR,
  2. recepcjonistka, witając gościa, skanuje kod QR za pomocą czytnika podłączonego do laptopa, na którym uruchomiona jest przeglądarka internetowa oraz aplikacja lub moduł aplikacji do obsługi recepcji,
  3. na ekranie komputera pojawiają się pełne dane uczestnika; jest on automatycznie oznaczony jako obecny, a recepcjonista lub hostessa może zająć się wydaniem identyfikatora – o ile wejściówka nie jest nim sama w sobie.

Całość trwa maksymalnie 10 sekund, włączając w to czas na znalezienie identyfikatora. Jeśli wejściówka jest identyfikatorem, redukujemy czas obsługi uczestnika do 1-2 sekund. W takim przypadku warto zadbać o wygodny dostęp do etui PCV, w które uczestnik ubierze złożoną do formatu A6 wejściówkę, by stała się trwalsza, niż papier o gramaturze 80g.

Recepcja to jeden z tych procesów, który można i należy stale doskonalić. Będę wdzięczny, jeśli podzielisz się z nami swoimi pomysłami w komentarzach tego wpisu.

Tomasz Chrościechowski

Bądź na bieżąco z nowościami i subskrybuj newsletter CONREGO

Oświadczam, że zapoznałem się z treścią i akceptuję regulamin korzystania z usług newslettera internetowego na stronie conrego.com.pl
Ta strona używa cookies celem gromadzenia danych o użytkownikach w celach marketingowych i obsługi procesów związanych z realizacją zamówień. Korzystając z tej strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.
Akceptuję