Blog

14 Kwiecień 2016

Rejestracja uczestników równolegle płatna i bezpłatna - część II

W poprzednim wpisie przedstawiłem najlepsze metody rozwiązywania problemu płatnych i bezpłatnych rejestracji równolegle w ramach jednego procesu rejestracji za pomocą rodzajów uczestnictwa, kodów zaproszeniowych i kodów rabatowych. Przypisanie stawek może się jednak okazać niewystarczające.

Wyobraźmy sobie, że podzieliliśmy uczestników na dwie grupy:
A. zgłoszenia płatne,
B. zgłoszenia bezpłatne.

W przeciwieństwie do grupy B, w przypadku grupy A proces rejestracji powinien zwykle uwzględniać możliwość wyboru metody płatności i podania danych do faktury VAT.

Zanim więc dokonasz wyboru systemu rejestracji, który pomoże Ci w organizacji Twojego wydarzenia, sprawdź, czy posiada on możliwość stosowania warunków zależnych od tego, czy uczestnik będzie musiał uiścić opłatę, czy też będzie z niej zwolniony.

Rodzaje uczestnictwa

Po raz kolejny z pomocą przyjdą nam wspomniane wcześniej rodzaje uczestnictwa. W aplikacji CONREGO umożliwiają one dynamiczną zmianę kształtu formularza rejestracyjnego. W formularzu dla uczestnika zwolnionego z opłaty możemy ukryć sekcje z polami danych do faktury VAT, metodami płatności, a w samej agendzie ukryć cennik opłat. Tym sposobem zapewniamy uczestnikowi czytelny i nienastręczający wątpliwości formularz.

Tagi warunkowe

Każdy komunikat wysyłany z systemu rejestracji (np. potwierdzenie e-mailowe po wysyłce zgłoszenia przez uczestnika konferencji) musi być dostosowany do warunków rejestracji i precyzyjnie odpowiadać statusowi zgłoszenia. Upewnij się, czy system rejestracji za pomocą którego planujesz obsłużyć uczestników pozwala na stosowanie treści warunkowych, zależnych od parametrów rejestracji (takich jak rodzaj uczestnictwa). Uczestnik rejestrujący się bezpłatnie nie powinien przecież otrzymać wiadomości e-mail zawierającej informację o stawkach i koncie bankowym, na które należy przelać środki.

Statusy rejestracji

Obsługa równoległej rejestracji płatnej i bezpłatnej musi być wygodna nie tylko dla uczestnika, ale także administratora. Właściwie zaprojektowany system rejestracji pozwoli na kontrolę statusów zgłoszeń. Na przykładzie aplikacji CONREGO wyróżniamy trzy podstawowe z punktu widzenia rozliczeń z uczestnikami statusy:

  1. Zakończona – taki status przypisywany jest uczestnikom, którzy poprawnie zakończyli rejestrację bezpłatną.
  2. Nieopłacona – jest to status końcowy dla:
    – poprawnie zakończonej rejestracji płatnej przy założeniu, że uczestnik wybrał metodę płatności zwykłym przelewem,
    – poprawnie zakończonej rejestracji płatnej przy założeniu, że uczestnik wybrał płatność elektroniczną opartą o integrację z jedną z bramek operatorów płatności, lecz transakcja nie została zakończona poprawnie lub nadal oczekuje na autoryzację.

    Jeśli rejestracji został nadany status nieopłacona, to zapewne uczestnik otrzymał wiadomość z potwierdzeniem rejestracji (etap VI) i załączoną fakturą pro forma.
  3. Opłacona – końcowy status dla poprawnie zakończonej rejestracji płatnej przy założeniu, że uczestnik wybrał płatność elektroniczną opartą o integrację z jedną z bramek operatorów płatności i transakcja została sfinalizowana. Status ten można także nadać manualnie uczestnikowi, który rozliczył rejestrację przelewem na konto bankowe.

Mam nadzieję, że rozwiązania, które opisałem, pomogą Ci w skutecznym planowaniu procesu rejestracji i codziennej pracy z uczestnikami. Jeżeli masz jakiekolwiek pytania, koniecznie pozostaw komentarz pod wpisem.

Tomasz Chrościechowski


Bądź na bieżąco z nowościami i subskrybuj newsletter CONREGO

Oświadczam, że zapoznałem się z treścią i akceptuję regulamin korzystania z usług newslettera internetowego na stronie conrego.com.pl
Ta strona używa cookies celem gromadzenia danych o użytkownikach w celach marketingowych i obsługi procesów związanych z realizacją zamówień. Korzystając z tej strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.
Akceptuję