Blog

12 Październik 2016

Call for papers, czyli obsługa abstraktów na konferencjach naukowych

Konferencje naukowe stanowią szczególny typ wydarzeń. Organizowane przez komitety i uczelnie, goszczące prelegentów, charakteryzują się nieco innymi wymaganiami niż „zwykłe” eventy. Niedoświadczeni organizatorzy często bagatelizują owe dodatkowe cechy. W dzisiejszym wpisie opowiemy więc o tym, w jaki sposób powinien przebiegać proces obsługi jednego z najważniejszych wyróżników tego typu konferencji – prac naukowych.

Formularz warunkowy

Podstawowa rzecz, którą będzie nam potrzebna do zorganizowania konferencji naukowej, to system umożliwiający przygotowanie formularza warunkowego dla nadsyłanych przez prelegentów prac. Do formularza powinniśmy wprowadzić wszystkie zmienne, które następnie pomogą nam przy procesowaniu. W zależności od potrzeb będą to na przykład: kategorie prac, określone kryteria, abstrakty, załączniki. Ważne jest także, aby Twój system rejestracji pozwalał na swobodne modyfikowanie zmiennych. Dzięki temu zawsze będziesz przygotowany na nieprzewidziane sytuacje.

Przyjmowanie prac

Mając już gotowy formularz, możesz przejść do kolejnego etapu. Aplikacja, która obsługuje Twoją konferencję, musi umożliwić przyjęcie prac za pośrednictwem formularza i wysłanie potwierdzeń przyjęcia do autorów. Pamiętaj przy tym, że przyjmowanie prac oraz rejestracja uczestników to dwa podobne, lecz różne procesy! CONREGO posiada obie te funkcjonalności, lecz nie każdy system rejestracji działa w ten sam sposób i nie każdy ma te same funkcje.

Procesowanie i rozsyłanie

Procesowanie to po prostu przypisanie prac do odpowiednich recenzentów w zależności od kategorii i kryteriów według których zostały zaklasyfikowane. Istnieją tutaj dwie opcje: prace zostaną rozesłane automatycznie lub manualnie. Najlepiej, jeśli system pozwala na połączenie tych dwóch możliwości, a zatem wysyłkę automatyczną, lecz z uwzględnieniem wyjątków.

Niezależnie natomiast od wybranej opcji, recenzenci muszą otrzymać powiadomienie o przypisaniu do nich pracy. To niewielki, acz ogromnie ważny punkt w organizacji konferencji naukowej. Nietrudno bowiem wyobrazić sobie sytuację, podczas której recenzent zwyczajnie nie wie, że otrzymał pracę do sprawdzenia.

Wystawianie ocen

Powróćmy do wątku głównego – recenzenci otrzymują dokumenty, a po ich analizie wystawiają oceny. Czasami organizatorzy życzą sobie, by prace rozpatrywać jak najszczegółowiej i wystawiać nie jedną ocenę, lecz – ze względu na szereg kryteriów – kilka. Aby cały proces przebiegał sprawnie, system powinien wyciągnąć średnią z wprowadzonych do niego ocen cząstkowych. W tym momencie organizator może już podjąć decyzję dotyczącą akceptacji bądź dyskwalifikacji danej pracy. Obsługa zakończona pomyślnie!

Tomasz Chrościechowski


Artykuły powiązane:

Bądź na bieżąco z nowościami i subskrybuj newsletter CONREGO

Oświadczam, że zapoznałem się z treścią i akceptuję regulamin korzystania z usług newslettera internetowego na stronie conrego.com.pl
Ta strona używa cookies celem gromadzenia danych o użytkownikach w celach marketingowych i obsługi procesów związanych z realizacją zamówień. Korzystając z tej strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.
Akceptuję