Blog

19 Styczeń 2017

Jak Nobell Congressing zdominował niszę rezerwacji noclegowych?

Nobell Congressing funkcjonuje na rynku od 2005 roku, oferując organizatorom kongresów i konferencji wsparcie na poziomie wyboru miejsca eventu, obsługi rezerwacji hotelowych oraz komunikacji i czynności związanych z obsługą uczestników. Ponadto ich zespół prowadzi największy w Polsce portal poświęcony obiektom konferencyjnym konferencje.pl oraz usługę oferującą wycenę konferencji w 24 godziny, czyli eventy.pl. Oferuje także pełną logistykę dla konferencji i kongresów naukowych.

Współpracę z Nobell Congressing rozpoczęliśmy w 2013 roku od wdrożenia gotowego systemu rejestracji na potrzeby dużego międzynarodowego kongresu naukowego organizowanego przez European Materials Research Society, który odbywa się co roku w Warszawie.

Nobell Congressing odniósł duży sukces i nieustannie się rozwija. W dzisiejszym wywiadzie o firmie opowiada Kasia Wejsis, której praca łączy obowiązki venue findera i event managera.

Od ponad 12 lat skutecznie rozwijacie firmę, koncentrując się na venue findingu i obsłudze rezerwacji hotelowych. Czy taka strategia to pogoń za konkurencją czy krok mający na celu zdobycie przewagi nad resztą graczy?

Taka strategia to z jednej strony odpowiedź na potrzeby rynku, który w ostatnich latach mocno ewoluował, a z drugiej sposób na znalezienie niszy, w której możemy być liderami, tym samym zyskując przewagę konkurencyjną. Naszą misją jest także wdrożenie na polskim rynku spotkań nowoczesnych technologii do obsługi uczestników i zarządzania eventami, które z powodzeniem stosowane są już na świecie. Chcemy przekonać organizatorów spotkań, że warto z nich korzystać, bo ułatwiają one proces zarządzania eventami, a przede wszystkich podnoszą poziom obsługi uczestników zarówno przed, jak i w trakcie spotkania. Wdrożyliśmy wiele różnych systemów informatycznych usprawniających obsługę konferencji i kongresów, od systemów do zarządzania, poprzez wizualizacje, aż po obsługę procesów rejestracji uczestników i sprzedaży miejsc hotelowych. Stąd właśnie nasza współpraca z CONREGO i zakup Waszego systemu.

Po czterech latach naszej współpracy postrzegamy Was jako bardzo wymagającego klienta (to nie afront, a komplement) zawsze dążącego do zaawansowanej optymalizacji procesów. Organizując różne konferencje, stosujecie system rejestracji mocno dopasowany do Waszych potrzeb. Jakie funkcje systemu CONREGO najbardziej zwiększają efektywność Twojej pracy?

Przede wszystkim funkcje zarządzania stroną internetową wydarzenia. W intuicyjny i łatwy sposób każdy może dowolnie modyfikować jej treść. W przypadku wydarzeń o charakterze konferencyjno-kongresowym, szczególnie dla imprez naukowych, zmian w tym zakresie jest sporo, choć często są one drobne. Detale są jednak bardzo istotne. Możliwość szybkiej reakcji bez potrzeby korzystania z czyjejkolwiek usługi jest dla mnie bardzo ważna. Druga bardzo użyteczna dla mnie funkcja to raportowanie. Z systemu w dowolnym momencie można uzyskać każdy raport posortowany według potrzeb.
A najważniejsze jest to, że po właściwym skonfigurowaniu procesu rejestracji cała obsługa uczestników jest automatyczna. Dzięki temu uczestnicy dostają automatyczne powiadomienia o ich aktualnym statusie, a organizatorzy unikają błędów, które zawsze zdarzają się przy ręcznej rejestracji.

Moduł rezerwacji noclegów w CONREGO został gruntownie przebudowany na podstawie sugestii Norberta Karczmarczyka. Większość organizatorów oferowała w procesie rejestracji uczestnika sztywne liczby pokojów hotelowych określonego typu, np. 50 jedynek i 100 dwójek.

Jak wspomniałam powyżej, w swojej działalności skupiamy się na obsłudze konferencji i kongresów naukowych. Jeśli chodzi o zapotrzebowanie na noclegi, mają one zazwyczaj taki sam układ. Najwięcej noclegów potrzeba w dniach konferencyjnych, ale zdarzają się także rezerwacje w terminach skrajnych, czyli na 2-3 dni przed wydarzeniem i 2-3 dni po wydarzeniu. Głównie wykorzystywane są one przez osoby, które muszą przylecieć wcześniej lub wylecieć później z uwagi na układ lotów, lub po prostu chcą zostać dłużej na miejscu w celach turystycznych. Po co mielibyśmy zatem w tych skrajnych datach blokować tyle samo pokoi co w dniach konferencyjnych? Elastyczność systemu CONREGO, wprowadzona na podstawie naszych sugestii :), pozwala nam wprowadzić bloki rezerwacji pokoi inne dla każdego dnia. Dzięki temu utrzymujemy dobre relacje z hotelami – naszymi dostawcami – nie blokując im sztucznie zbędnej liczby noclegów, a także na bieżąco monitorujemy stan rezerwacji na każdy dzień z osobna. Uczestnicy natomiast mają możliwość wykupu noclegów w dowolnych datach, a nie tych narzuconych przez organizatora. Chętnie zatem wybierają nas jako dostawcę usług noclegowych, a my dzięki temu z roku na rok obsługujemy coraz więcej rezerwacji.

A na co najczęściej zwracają uwagę uczestnicy poszukujący dobrego noclegu?

W przypadku imprez konferencyjnych i kongresowych na pierwszym miejscu jest lokalizacja hotelu względem miejsca organizacji konferencji, a na drugim cena.

Jakich informacji najczęściej poszukują uczestnicy i w jaki sposób CONREGO ułatwia Ci ich udostępnianie?

Tutaj nie ma żadnej reguły. Dla uczestników ważne są ceny i to, co jest w nie wliczone. Często piszą do nas, aby upewnić się, czy na pewno ich rejestracja / rezerwacja jest potwierdzona i opłacona. Ale jest też wiele innych zupełnie indywidualnych i niestandardowych pytań. Szczerze mówiąc, to nawet tego nigdy nie analizowałam, bo niezależnie od tego, jakie dostanę pytanie, to na wszystkie znajdę odpowiedzi w CONREGO. Po prostu wchodzisz w rekord uczestnika w systemie administracyjnym w trakcie rozmowy z nim (bo system działa naprawdę szybko) i znajdujesz odpowiedź.

Czy jest jakaś funkcja, której brakuje Ci w CONREGO?

Nic mi nie przychodzi do głowy, więc raczej nie. :)

Jakie problemy najczęściej napotykasz w swojej pracy i jak je rozwiązujesz?

My u siebie nie używamy słowa „problem”. Wolimy to nazywać „sprawą do załatwienia”, którą po prostu trzeba załatwić możliwie najlepiej i już. Właśnie w tym celu wdrożyliśmy w naszej firmie wiele nowoczesnych systemów i programów, dzięki którym jesteśmy w stanie pozytywnie odpowiedzieć na każde postawione nam wyzwanie - załatwić każdą sprawę. Jednym z tych najbardziej podstawowych jest właśnie CONREGO. Zapewnia nam wiele niezbędnych narzędzi w jednym miejscu, z łatwym dostępem i intuicyjną obsługą.

Wykorzystanie odpowiednich narzędzi ułatwia wiele czynności związanych z obsługą uczestników, komunikacją i organizacją pracy. Z jakich narzędzi poza systemem rejestracji CONREGO korzystasz na co dzień i co ułatwiają one w Twojej pracy?

Mamy takich wiele. Każde jest dopasowane do potrzeb i wykorzystywane do opracowywania różnych elementów logistyki organizacji konferencji. Jest zatem oczywiście rozbudowany CRM, podstawa, czyli program pocztowy oraz dwa bardzo specjalistyczne programy: jeden do zarządzania logistyką konferencji, a drugi do opracowywania planów przestrzeni powierzchni konferencyjnych, który również umożliwia tworzenie wizualizacji.

Nobell Congressing to ogromnie wymagający zespół będący liderem w swojej branży. Ich sukcesy stanowią dowód na to, że korzystanie z systemu rejestracji uczestników CONREGO jest zarówno łatwe, jak i niezwykle efektywne. Wspieranie tego typu przedsięwzięć to dla nas wyzwanie i jednocześnie powód do dumy.

Tomasz Chrościechowski

Bądź na bieżąco z nowościami i subskrybuj newsletter CONREGO

Oświadczam, że zapoznałem się z treścią i akceptuję regulamin korzystania z usług newslettera internetowego na stronie conrego.com.pl
Ta strona używa cookies celem gromadzenia danych o użytkownikach w celach marketingowych i obsługi procesów związanych z realizacją zamówień. Korzystając z tej strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.
Akceptuję