Blog

26 Październik 2016

Komunikacja z uczestnikami wydarzeń za pomocą e-maili

Wyobrażasz sobie konieczność napisania, a następnie ręcznego wysłania wiadomości mailowych do kilkuset albo kilku tysięcy uczestników? My też nie! Dlatego w dzisiejszym wpisie opowiemy o tym, jakie funkcje powinien posiadać system rejestracji ułatwiający komunikację z uczestnikami Twojego wydarzenia.

Masowa wysyłka wiadomości

Komunikacja jest niezbędna – to truizm. Zwłaszcza jednak jest niezbędna, jeżeli organizujesz wydarzenie. Jesteś wówczas zobligowany do masowej wysyłki wiadomości, czy to przed eventem, w jego trakcie, czy też po jego zakończeniu. Przypomnienie o wydarzeniu, podziękowanie za uczestnictwo, a także inne istotne komunikaty muszą trafić do wszystkich uczestników bez wyjątku. W jaki sposób jednak poradzić sobie z tym zadaniem?

Najlepsze rozwiązanie

Jako CONREGO nie pozostawiamy rzeczy przypadkowi i zawsze mamy pewność, że stanie się tak, jak sobie tego życzymy. Dlatego zrozumieliśmy, że rozwiązania typu ręczne wprowadzanie danych czy ich eksport do programów pocztowych są nie tylko przestarzałe, ale także czasochłonne, kosztowne i niefunkcjonalne. To sam system rejestracji musi umożliwiać komunikację z uczestnikami.

Wielofunkcyjna platforma

Dobrze zaprojektowany system rejestracji uczestników to wielofunkcyjna platforma przygotowana do obsługi wydarzenia na wielu poziomach. W jej skład musi wchodzić moduł mailingowy umożliwiający wysyłkę wiadomości różnego typu, między innymi:

  • zaproszenia elektroniczne z unikalnym linkiem prowadzącym do formularza zgłoszeniowego wstępnie uzupełnionego już danymi osobowymi uczestnika,
  • mailingi informacyjne,
  • wysyłka wejściówek w postaci plików PDF z osadzonym kodem QR (taką wejściówkę uczestnik drukuje lub okazuje na recepcji otwartą wprost na smartfonie, dzięki czemu jest błyskawicznie identyfikowany i wpisywany na listę obecnych),
  • potwierdzenia rejestracji (mail generowany automatycznie po zakończonym procesie rejestracji),
  • potwierdzenia transakcji (mail jest generowany automatycznie, jeśli system rejestracji został zintegrowany z bramką płatniczą, np. PayU lub wysyłka jest wyzwalana manualnie, jeśli płaci się przelewem),
  • maile z raportami zawierającymi dane uczestników w plikach XLS, stanowiące alternatywę do pobierania plików raportów na dysk podczas pracy z systemem.

Dobry system rejestracji posiada wszystkie te funkcje, dzięki czemu organizator i uczestnicy oszczędzają mnóstwo czasu, a rejestracja prowadzona jest szybko i sprawnie. Co więcej, w dni takie jak 24 październikaDzień bez maila – możemy z czystym sumieniem powiedzieć, że nie wysłaliśmy żadnej wiadomości, gdyż system zrobił to za nas!

Tomasz Chrościechowski


Bądź na bieżąco z nowościami i subskrybuj newsletter CONREGO

Oświadczam, że zapoznałem się z treścią i akceptuję regulamin korzystania z usług newslettera internetowego na stronie conrego.com.pl
Ta strona używa cookies celem gromadzenia danych o użytkownikach w celach marketingowych i obsługi procesów związanych z realizacją zamówień. Korzystając z tej strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.
Akceptuję