Blog

05 Październik 2016

Jak zmotywować uczestników wydarzenia do wczesnej rejestracji?

Jeżeli jesteś organizatorem wydarzeń, na pewno przekonałeś się już jak ważne w całym przedsięwzięciu jest szybkie pozyskanie uczestników – najlepiej od razu po uruchomieniu rejestracji. Wiedząc, ile osób będzie uczestniczyło w evencie, będziesz zarazem wiedział jakim budżetem operować i z wyprzedzeniem zajmiesz się logistyką, cateringiem oraz rezerwowaniem sal wykładowych czy stolików bankietowych.

Na szybkim pozyskaniu uczestników powinno Ci zależeć zwłaszcza przy organizacji wydarzenia płatnego. Aby wypromować i sprzedać jakikolwiek komercyjny event, musisz spełnić trzy podstawowe warunki, a mianowicie: (1) sprawić, by uczestnicy dowiedzieli się o jego istnieniu, (2) dobrze je skojarzyli i (3) zaufali, że warto wziąć w nim udział.

Zastosowanie tych zasad kosztuje wiele pracy, czasu i środków finansowych. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy mamy do czynienia z grupą, która już wcześniej nasze wydarzenie poznała, polubiła i obdarzyła zaufaniem. Niemniej jednak nawet wtedy nam – organizatorom – zależy na czasie. Niezależnie od wszystkiego, musimy dysponować narzędziami, które umożliwią praktyczną obsługę wszelkich motywatorów.

Nagradzamy wczesną rejestrację

Użyteczny system rejestracji oferuje funkcjonalność pozwalającą na gradację cen w zależności od terminu rejestracji. Dla przykładu, gotowy system rejestracji uczestników CONREGO umożliwia przypisanie dowolnej liczby przedziałów czasu dla każdego punktu agendy oferowanego w procesie rejestracji, a później wprowadzenie cen dla każdego z tych przedziałów. Dzięki temu system automatycznie stosuje zróżnicowane ceny w czasie i przygotowanie modelu sprzedaży w oparciu o trójstopniowy cennik – Early Bird, Regular Price i Last Minute – jest trywialnie proste.

Motywujemy rabatami

Wczesna rejestracja to pierwszy, lecz nie jedyny powód, by zaoferować uczestnikowi zniżkę. Wyobraźmy sobie sytuację: jakiś czas po otwarciu rejestracji zgłasza się do nas firma, która chce wysłać na wydarzenie całą grupę pracowników. Jakie znaczenie ma dla nas fakt, że nie rejestrują się oni w pierwszym tygodniu po otwarciu rejestracji, skoro właśnie zwiększają nam pulę i oferują hurtowy zakup miejscówek? Stara jak świat koncepcja rabatu w nowym wydaniu to kody rabatowe do wykorzystania podczas rejestracji uczestnika. Mechanizm obsługi kodów rabatowych w systemie rejestracji uczestników powinien być tak elastyczny, jak to możliwe. Funkcjonalny system rejestracji uczestników umożliwi Ci przygotowanie kodów rabatowych, które:

– oferują upust procentowy na dowolnym poziomie w zależności od waluty transakcji,
– są bezterminowe lub z ograniczonym terminem ważności (minimum jednodniowe),
– są wielokrotnego lub jednorazowego użytku,
– obejmują wszystkie lub wybrane pozycje w programie Twojego wydarzenia.

Czy można chcieć czegoś więcej?

Oferujemy bonusy

Jakie bonusy uczestnicy wydarzeń uznają za najbardziej wartościowe? Między innymi prawo do bezpłatnego udziału w płatnej sesji. Wykorzystaj to i zaoferuj dziesięciu pierwszym rejestrującym się osobom dostęp do tych części, które są odpłatne. Elastyczny system rejestracji musi oferować kontrolę limitów dla każdego punktu programu, więc nie powinieneś mieć z tym kłopotu.

Korzystamy z komunikacji indywidualnej

Uczestnicy chcą poczuć, że są traktowani indywidualnie. Nikogo nie zadowoli bycie kolejnym petentem, identyfikatorem czy numerem ID w bazie. Wypromowałeś wydarzenie na Facebooku, Instagramie, wysłałeś mailing do bazy składającej się z tysięcy osób i przygotowałeś idealny serwis internetowy wydarzenia? Zadbaj o to, by każdy uczestnik mógł skontaktować się z organizatorem: porozmawiać z odpowiednio przygotowanym pracownikiem telefonicznie lub za pośrednictwem udostępnionego na stronie wydarzenia chatu online. Nie zapomnij przy tym, by możliwie jak najszybciej odpisywać na wiadomości.

Reasumując – nie pozwól, by cały wysiłek poszedł na marne tylko dlatego, że zawiedzie prosta komunikacja pomiędzy ludźmi. To przecież właśnie dla nich organizowane są wydarzenia.

Tomasz Chrościechowski


Bądź na bieżąco z nowościami i subskrybuj newsletter CONREGO

Oświadczam, że zapoznałem się z treścią i akceptuję regulamin korzystania z usług newslettera internetowego na stronie conrego.com.pl
Ta strona używa cookies celem gromadzenia danych o użytkownikach w celach marketingowych i obsługi procesów związanych z realizacją zamówień. Korzystając z tej strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.
Akceptuję