Blog

19 Styczeń 2017

Jak pobierać i rozliczać opłaty za uczestnictwo w wydarzeniu?

Wydawać by się mogło, że pobieranie i rozliczanie opłat za uczestnictwo to jeden z łatwiejszych etapów organizacji wydarzenia. Sytuacja jest jednak dużo bardziej skomplikowana.

Modele rozliczeń

Zacznijmy od kwestii podstawowej. Jako organizator wydarzenia możesz zająć się sprzedażą wejściówek samodzielnie albo – jeżeli nie dysponujesz odpowiednią wiedzą czy środkami – zlecić to zadanie innym podmiotom. Istnieją zatem trzy podstawowe modele rozliczeń, w których organizator wydarzenia może:

  1. być sprzedawcą,
  2. zlecić sprzedaż firmie, która jest resellerem wejściówek,
  3. skorzystać z usług firmy będącej Biurem Usług Płatniczych.

Sprawnie działający system rejestracji uczestników pozwala na skorzystanie z dowolnego modelu, zgodnie z możliwościami organizatora. Oprócz tego na wstępie powinieneś sprawdzić, czy Twój system pozwala na wystawianie faktur. Jeśli nie, będziesz musiał skorzystać z programu zewnętrznego.

Warto także pamiętać, aby poinformować uczestników o tym, jaki obowiązuje model rozliczeń i czy opłaty pobierane są przed wydarzeniem, czy w trakcie jego trwania. Miejsce na zamieszczenie tych i podobnych informacji znajduje się w regulaminie wydarzenia. O tym zaś, w jaki sposób poprawnie napisać regulamin, dowiesz się z naszego artykułu Jak napisać regulamin rejestracji na konferencję.

Metody pobierania opłat

Metody pobierania opłat powinny być dostosowane zarówno do potrzeb uczestników, jak i do Twoich możliwości. Statystycznie najczęściej spotykaną opcją jest przelew bankowy. Nie oznacza to jednak, że rezygnacja z innych metod jest działaniem uzasadnionym. Dobry i przyjazny system rejestracji uczestników uwzględnia cztery najpopularniejsze opcje. Są to płatności: a) gotówką, b) przelewem, c) szybkim przelewem, d) kartą kredytową.

  1. Płatności gotówką mogą być przyjmowane przed wydarzeniem i w trakcie jego trwania. Wielu organizatorów wydarzeń odmawia jednak udostępniania tej metody. Dlaczego? Powód jest bardzo prosty. O ile w przypadku uczestników reprezentujących firmy wystarczy wystawić fakturę VAT, tak w przypadku gdy płatność gotówką pobierana jest od osób fizycznych, sprzedawca ma obowiązek wystawić uczestnikowi paragon fiskalny. Innymi słowy – musi posiadać kasę fiskalną.
  2. Przelew bankowy to najprostsza i najczęściej wykorzystywana metoda, ale jest ona dostępna wyłącznie przed wydarzeniem. Nie wymaga integracji z żadną platformą zewnętrzną i nie zawiera kosztów prowizji od transakcji.
  3. Szybki przelew dotyczy wyłącznie płatności przed wydarzeniem. Ponadto jest on dostępny tylko dla osób lub firm, które posiadają konto bankowe w jednym z polskich banków. Ten typ przelewów wymaga integracji z bramką operatora płatności i wiąże się z prowizją.
  4. Ostatnia wymieniona metoda – karta kredytowa – jest dostępna zarówno przed wydarzeniem, jak i w trakcie jego trwania. W przypadku pobierania płatności podczas wydarzenia należy jednak liczyć się z dodatkowymi kosztami. Aby płatność została zrealizowana, konieczny jest bowiem zakup terminali płatniczych oraz podpisania umowy z wybranym operatorem płatności (jak chociażby FirstData).

Płatność w obcych walutach

Jeżeli organizujesz wydarzenie międzynarodowe, koniecznym może się okazać udostępnienie płatności w innych walutach. W tej sytuacji należy rozważyć dwie opcje: przyjmowanie opłaty na bankowe konto walutowe lub przyjmowanie płatności z wykorzystaniem karty kredowej.

Pobieranie opłat na konto walutowe nie powinno stanowić problemu, lecz musisz wystrzegać się sytuacji, w których uczestnik realizuje przelew z banku nieobjętego systemem SEPA. Wówczas bowiem może się zdarzyć, że Twój rachunek bankowy obciąży wysoka prowizja za realizację przelewu. W przypadku płatności kartą kredytową należy liczyć się z tym, że większość operatorów przed przekazaniem organizatorowi zgromadzonych środków przewalutuje je na złotówki. Z doświadczenia wiemy, że operatorzy tacy jak PayU udostępniają konta walutowe dla transakcji prowadzonych w walutach obcych. Jeśli procesowanie płatności będziesz realizować w oparciu o konta złotówkowe, możesz sporo stracić na niekorzystnym przewalutowaniu.

W Polsce kolejnym mankamentem procesowania płatności w walutach obcych jest fakt, że sprzedaż w innej walucie należy księgować według średniego kursu NBP z roboczego dnia poprzedzającego dzień, w którym zaistniała sprzedaż. Z tych względów, o ile to tylko możliwe, rekomendujemy przyjmowanie płatności w złotówkach.

Jakie są Twoje doświadczenia w tym zakresie? Podziel się nimi w komentarzach poniżej!

Tomasz Chrościechowski

Bądź na bieżąco z nowościami i subskrybuj newsletter CONREGO

Oświadczam, że zapoznałem się z treścią i akceptuję regulamin korzystania z usług newslettera internetowego na stronie conrego.com.pl
Ta strona używa cookies celem gromadzenia danych o użytkownikach w celach marketingowych i obsługi procesów związanych z realizacją zamówień. Korzystając z tej strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.
Akceptuję