Jak obniżyć koszty przygotowania identyfikatorów do minimum?

Większość organizatorów konferencji i kongresów musi mierzyć się z problemem przygotowania identyfikatorów.

Jak obniżyć koszty przygotowania identyfikatorów do minimum?

Identyfikatory na konferencję drukowane przed wydarzeniem

Druk przed wydarzeniem wiąże się z kosztami: samego druku identyfikatorów, pracy hostess i czasu jaki należy poświęcić na ich odszukanie właściwego identyfikatora w puli setek egzemplarzy zanim zostanie on przekazany uczestnikowi.

W większości przypadków eventów, które obsłużyliśmy identyfikatory konferencyjne drukowane były przed wydarzeniem. Druk przed imprezą i brak możliwości dodruku w jej trakcie ma jednak kilka istotnych wad:

Druk identyfikatorów w trakcie wydarzenia

Zdarza się jednak, że druk identyfikatorów podczas eventu jest nie tyle komfortem ile wymogiem wynikającym z charakteru wydarzenia. Dla przykładu, wydarzenie jest otwarte dla gości z zewnątrz lub przewidujesz rejestrację na miejscu.

Od powstania CONREGO w 2010 roku poznaliśmy i sprawdziliśmy niemal wszystkie techniki, którymi przygotujesz identyfikatory na konferencje, lecz większość z nich generuje spore koszty:

Druk identyfikatorów plastikowych na recepcji jest kosztownym rozwiązaniem. Wymaga zastosowania specjalnych drukarek i materiałów eksploatacyjnych w postaci kart i kalek. Ponadto karta plastikowa jest niewielka – ma rozmiar karty kredytowej, w związku z czym personalia uczestnika są słabo widoczne. Trudno także zmieścić na tak przygotowanym identyfikatorze cokolwiek poza absolutnie niezbędnymi danymi.

Druk identyfikatorów papierowych jest możliwy na przykład za pomocą drukarek termo-transferowych marki Zebra. Wymaga on jednak zastosowania specjalnych rolek perforowanych etykiet. W jednej rolce producent dostarcza 500 sztuk etykiet, a minimalne zamówienie to z reguły 4 rolki. Dla wydarzenia, na którym planujemy ugościć na przykład 300 osób, koszty takiego druku są irracjonalnie wysokie. Co więcej, etykiety perforowane mają gramaturę około 180g, należy więc liczyć się z dodatkowym kosztem zakupu etui PCV.

Redukujemy koszty druku na miejscu

Opracowaliśmy jednak metodę "budżetową". Polega ona na użyciu wejściówek generowanych za pomocą modułu Generator PDF, którego główną funkcją jest personalizacja identyfikatorów i ich zapis do plików w formacie PDF. Wejściówka wydrukowana w formacie A4 może zostać złożona do formatu A5, a później A6. Obszar o rozmiarze 105 x 148 mm jest wystarczająco duży, by zagospodarować projekt logotypami organizatora i/lub eventu, imieniem, nazwiskiem i nazwą organizacji uczestnika, kategorię uczestnictwa oraz kodem QR na samym tylko awersie identyfikatora. Wyobraź sobie, że możesz zagospodarować także rewers – na nim z pewnością warto osadzić mapkę sytuacyjną i program Twojego wydarzenia (ogólny lub spersonalizowaną agendę uczestnika). Przygotowanie projektu w systemie CONREGO jest niezwykle proste!

Identyfikatory na bazie wejściówek


Rys. System rejestracji uczestników CONREGO posiada funkcjonalność za pomocą, której tak zaprojektowana i spersonalizowana wejściówka może być generowana automatycznie i dołączana jako plik PDF do e-mailowego potwierdzenia rejestracji dla każdego z uczestników.



Uczestnik, który otrzyma PDF może wydrukować go na własnej drukarce, a później złożyć arkusz A4 do formatu A6 według nadrukowanych znaczników. W ten sposób uzyska gotowy identyfikator ze wszystkimi niezbędnymi informacjami dotyczącymi wydarzenia. Jeśli odpowiednio wcześnie prześlesz uczestnikom wejściówki jako pliki PDF (z zaleceniem druku) to przynajmniej 60% grupy przywita Twoje hostessy z identyfikatorem w dłoni. Mając na uwadze pozostałe 40% wyposaż stanowiska recepcyjne w zwykłe drukarki laserowe i upewnij się, że system rejestracji, z którego korzystasz oferuje możliwość druku identyfikatorów w trakcie pracy stanowisk recepcyjnych.

W ten sposób praca hostess zostanie w dużej mierze sprowadzona do skanowania kodów QR (oznaczenie obecności) i wydawania uczestnikom holderów PCV ze smyczami. Nie zapomnij tylko poprosić ich o zwrot holderów przed wyjściem z konferencji - możesz chronić środowisko i oszczędzać pieniądze jednocześnie!

Czy znasz tańszy i jednocześnie szybszy sposób na druk identyfikatorów podczas konferencji?

Tomasz Chrościechowski