Blog

10 Grudzień 2015

Identyfikatory na bazie wejściówek

Większość organizatorów wydarzeń jest zmuszonych mierzyć się z problemem druku identyfikatorów. Jeśli model wydarzenia, które organizujesz, pozwala na druk przed imprezą, istnieje niewielka szansa na komplikacje. Zdarza się jednak, że musisz zapewnić druk identyfikatorów w trakcie wydarzenia.

Może być to spowodowane następującymi czynnikami:

  • nie jesteś w stanie przewidzieć, kto pojawi się na konferencji (wydarzenie jest otwarte na gości z zewnątrz lub przewidujesz rejestrację na miejscu),
  • przewidujesz, że pojawią się osoby, których nie masz na liście gości, ale są na tyle ważne, że należy je właściwie powitać i zaopatrzyć w identyfikator.


Druk identyfikatorów plastikowych
na recepcji jest kosztownym rozwiązaniem. Wymaga zastosowania specjalnych drukarek i materiałów eksploatacyjnych w postaci kart i kalek. Ponadto karta plastikowa jest niewielka – ma rozmiar karty kredytowej, w związku z czym personalia uczestnika są słabo widoczne. Trudno także zmieścić na tak przygotowanym identyfikatorze cokolwiek poza absolutnie niezbędnymi danymi.

Druk identyfikatorów papierowych jest możliwy na przykład za pomocą drukarek termo-transferowych marki Zebra. Wymaga on jednak zastosowania specjalnych rolek perforowanych etykiet. W jednej rolce producent dostarcza 500 sztuk etykiet, a minimalne zamówienie to z reguły 4 rolki. Dla wydarzenia, na którym planujemy ugościć na przykład 300 osób, koszty takiego druku są irracjonalnie wysokie. Co więcej, etykiety perforowane mają gramaturę około 180g, należy więc liczyć się z dodatkowym kosztem zakupu etui PCV.

Dzięki doświadczeniu, jakie zdobył zespół CONREGO, dowiesz się, jak rozwiązać problem druku identyfikatorów w trakcie recepcji, redukując budżet do zakupu ryzy papieru, zwykłej drukarki atramentowej i koszulek PCV w rozmiarze zdolnym pomieścić kartkę w formacie A6. Obniżysz w ten sposób koszty i czas obsługi uczestników do minimum.

Opracowaliśmy metodę polegającą na użyciu wejściówki generowanej za pomocą CONREGO w formie A4. Format A6 to 105 x 148 mm. Jest on wystarczająco duży, by zagospodarować projekt, swobodnie osadzając logotypy organizatora i/lub eventu, imię, nazwisko i nazwę organizacji uczestnika, kategorię uczestnictwa oraz kod QR lub kreskowy na samym tylko froncie identyfikatora. Wyobraź sobie, że możesz zadrukować też rewers – na nim z pewnością warto osadzić mapkę sytuacyjną i program Twojego wydarzenia (ogólny lub spersonalizowaną agendę uczestnika). Przygotowanie projektu jest niezwykle proste.

Identyfikatory na bazie wejściówek wg CONREGO
Rys. Gotowy system rejestracji uczestników CONREGO posiada funkcjonalność za pomocą, której tak zaprojektowana i spersonalizowana wejściówka może być generowana automatycznie i dołączana do e-mailowego potwierdzenia rejestracji dla każdego z uczestników.

Uczestnik złamie arkusz A4 do A6 według znaczników, dzięki czemu uzyska gotowy identyfikator ze wszystkimi niezbędnymi informacjami dotyczącymi wydarzenia. Odpowiednio wcześnie prześlij tak przygotowane wejściówki do uczestników i powiadom, ich by je ze sobą zabrali. Przynajmniej 60% gości przywita Twoje hostessy z identyfikatorem w dłoni. W ten sposób rola hostess zostanie sprowadzona do skanowania kodów QR/kreskowych (oznaczenie obecności) i podawania uzbrojonych w smyczki etui PCV.


Czy znasz tańszy i jednocześnie szybszy sposób na obsługę uczestnika podczas recepcji? Recepcja to jeden z tych procesów, który można i należy stale doskonalić. Będę wdzięczny, jeśli podzielisz się z nami swoimi pomysłami w komentarzach tego wpisu.


Tomasz Chrościechowski

Bądź na bieżąco z nowościami i subskrybuj newsletter CONREGO

Oświadczam, że zapoznałem się z treścią i akceptuję regulamin korzystania z usług newslettera internetowego na stronie conrego.com.pl
Ta strona używa cookies celem gromadzenia danych o użytkownikach w celach marketingowych i obsługi procesów związanych z realizacją zamówień. Korzystając z tej strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.
Akceptuję