Blog

15 Grudzień 2016

Case study: RhinoForum 2016

W dzisiejszym artykule opowiemy Wam o wydarzeniu organizowanym przez „Rynologię Polską”. To stowarzyszenie, które wspieramy od lat – nasza współpraca trwa nieprzerwanie od marca 2012 roku.

Zacznijmy jednak od samego początku. „Rynologia Polska” to organizacja otwarta dla wszystkich, którzy pragną przyczynić się do rozwoju polskiej rynologii. Mówiąc skrótowo, jej celem jest upowszechnianie współczesnej rynologii w środowisku polskich laryngologów. A jaki ma w tym udział CONREGO? O tym dowiesz się za moment!

Strona internetowa wydarzenia

Współpraca z „Rynologią…” trwa od lat, nie oznacza to jednak, że kolejne wydarzenia wyglądają tak samo. Co roku CONREGO przygotowuje nową odsłonę responsywengo serwisu internetowego na bazie plakatu promocyjnego dostarczonego przez organizatora forum. Rok 2016 nie stanowił wyjątku. Na łamach strony zostały opublikowane bieżące informacje o konferencji, sylwetki prelegentów, aktualny program, a także informacje organizacyjne. Co tu zresztą dużo opowiadać! Wejdź na stronę Rhinoforum i przekonaj się sam: forumrynologiczne.pl.

Rejestracja uczestników forum

Zauważyłeś/-aś, że serwis jest dostępny w dwóch wersjach językowych? Co roku Rhinoforum umożliwia swoim gościom przeglądanie strony zarówno po polsku, jak i angielsku. To samo dotyczy rejestracji. Lokalizacja językowa to już standard w organizacji wydarzeń, CONREGO zaś wychodzi naprzeciw oczekiwaniom.

Organizatorzy Rhinoforum są doświadczeni w temacie, dlatego doskonale zdają sobie sprawę, jak ważne przy organizacji wydarzenia jest wprowadzenie rabatów. W tym roku system CONREGO pozwolił zastosować dwa rodzaje rabatów: w zależności od (1) rodzaju uczestnictwa oraz (2) terminu rejestracji na wydarzenie. Ta druga kwestia – nagradzanie wczesnych rejestracji – jest szczególnie ważna dla organizatora, dlatego polecamy zapoznać się z naszym artykułem Jak zmotywować uczestników wydarzenia do wczesnej rejestracji?. Dzięki wypróbowanym przez nas sposobom będziesz w stanie wcześniej rozpocząć kolejne etapy organizacji i tym samym zaoszczędzisz mnóstwo cennego czasu.

Co jeszcze zagwarantował system CONREGO przy organizacji Rhinoforum 2016?

Wymieniając na jednym wdechu: przyjmowanie płatności online, generowanie raportów, faktur pro forma i VAT oraz wysyłkę mailingów do zarejestrowanych uczestników oraz subskrybentów Magazynu Otorynolaryngologicznego. Dodatkowo – ze względu na ogromne zainteresowanie warsztatami – podczas rejestracji każdy gość deklarował, w których wydarzeniach chce uczestniczyć. System automatycznie blokował możliwość wyboru dwóch sesji odbywających się w tym samym czasie. To proste, a jakże przydatne rozwiązanie.

A jak wyglądał sam proces rejestracyjny? Został podzielony na następujące etapy:

  1. wprowadzenie danych uczestnika i wybór metody płatności,
  2. wybór wydarzeń uwzględniający możliwość zakupu atrakcji dla osoby towarzyszącej,
  3. podsumowanie rejestracji,
  4. przekierowanie na bramkę płatniczą i realizacja transakcji (karta kredytowa lub e-przelew),
  5. podziękowanie za rejestrację i wysyłka faktury.

Obsługa uczestników podczas eventu

Na potrzeby Rhinoforum 2016 wdrożyliśmy moduły umożliwiające kontrolę wejść uczestników na teren obiektu konferencyjnego (moduł Recepcja) oraz na poszczególne sesje odbywające się na terenie obiektu (moduł Kontrola dostępu).

Podczas tego ogromnego wydarzenia system CONREGO obsłużył ponad tysiąc gości. Aby mieć pewność, że wszystko będzie przebiegać pomyślnie, na terenie całego Centrum Konferencyjnego rozstawiono cztery punkty kontrolne notujące obecność uczestników. Wszystkie punkty zostały wyposażone w laptopy z dostępem do internetu i czytniki kodów QR. Co bardzo istotne, czytniki umożliwiły skanowanie identyfikatorów z częstotliwością zapobiegającą kolejkom. Więcej o tym, jak poradzić sobie z wyborem sprzętu do tego typu zadań, dowiesz się z naszego artykułu: Jaki sprzęt wybrać do kontroli dostępu i recepcji wydarzenia.

Ankieta badawcza

Po zakończeniu konferencji do wszystkich gości wysłano elektroniczną Ankietę badawczą. Po jej uzupełnieniu system CONREGO generował i wysyłał certyfikat potwierdzający udział w Rhinoforum. Pamiętajmy bowiem, że goście muszą być zadowoleni!

Podsumowanie

Na potrzeby Rhinoforum 2016 wykorzystane zostały praktycznie wszystkie dostępne moduły CONREGO. Jeśli chcesz zobaczyć je w działaniu nie zwlekaj i zarejestruj bezpłatną 10 dniową wersję testową aplikacji!

Jak to wyglądało?

Koniecznie zobacz klip video jaki nasz zespół przygotował podczas RhinoForum 2016:

Tomasz Chrościechowski


Bądź na bieżąco z nowościami i subskrybuj newsletter CONREGO

Oświadczam, że zapoznałem się z treścią i akceptuję regulamin korzystania z usług newslettera internetowego na stronie conrego.com.pl
Ta strona używa cookies celem gromadzenia danych o użytkownikach w celach marketingowych i obsługi procesów związanych z realizacją zamówień. Korzystając z tej strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.
Akceptuję