Blog

07 Wrzesień 2016

Case study: VII Konferencja ABSL

VII Konferencja ABSL, Katowice 2016. Ogromny event na skalę międzynarodową, blisko tysiąc uczestników, wielkie oczekiwania. W jaki sposób poradziliśmy sobie z obsługą TAKIEGO wydarzenia? Jak wdrożenie systemu CONREGO wyglądało od strony technicznej i czy rzeczywiście można tu mówić o perfekcyjnym przygotowaniu?

ABSL – liderzy biznesu

Zanim przejdziemy do odpowiedzi na powyższe pytania, pochylmy się nad kwestią podstawową – charakterystyką organizatora. Skrót ABSL kryje rozwinięcie Association of Business Service Leaders in Poland, czyli Związek Liderów Sektora Usług Biznesowych. Jest to wiodąca organizacja branżowa reprezentująca sektor nowoczesnych usług dla biznesu w Polsce.

Obecnie ABSL zrzesza ponad 170 globalnych inwestorów, m.in. Accenture, arvato Services, Capgemini, Carlsberg, Geoban, Google, Hewlett-Packard, IBM, Infosys, JLL, Luxoft, MAN, Procter & Gamble, PwC, Shell, Sony, Thomson Reuters, UBS, Xerox.

Po więcej informacji o ABSL zapraszamy na stronę http://absl.pl/pl/home.

CONREGO i ABSL

Wybór systemu CONREGO nie był przypadkowy. Nasza trwająca do dzisiaj współpraca z ABSL rozpoczęła się już w 2013 roku podczas pracy nad czwartą edycją konferencji. Nigdy jednak nie rozciągała się ona na tak wielką skalę. W 2016 roku wdrożenie systemu po raz pierwszy miało charakter globalny – począwszy od rejestracji uczestników, poprzez obsługę płatności, mailingów i wejściówek, a skończywszy na recepcji i kontroli dostępu. System CONREGO miał obsłużyć całą VII Konferencję ABSL. Stanowiło to dla nas ogromne wyzwanie. Nie mogliśmy pozwolić sobie na najmniejszy nawet błąd.

Etap I - początek

W jaki sposób zabraliśmy się do tego zadania? Nie inaczej niż zwykle. Pierwszym krokiem przy obsłudze eventu za pomocą systemu CONREGO jest uruchomienie modułu rejestracji uczestników. Automatyzacja, jaką gwarantuje system, pozwala na szybkie i sprawne działanie od samego początku. Zalet systemu jest wiele, lecz pierwszą i niebagatelną jest bez wątpienia fakt, że system wyznacza tor, po którym będziemy się poruszać. Jest jak szablon, który przykładamy do konkretnego eventu i za jego pomocą go obsługujemy. Dzięki niemu nawet niezorientowani w sztuce organizacji wydarzeń mogą być pewni tego, co należy zrobić.

W przypadku VII Konferencję ABSL zespół CONREGO asystował przy obsłudze wydarzenia, które de facto zostało zorganizowane przez system. Nasza praca zaowocowała słowami, które chciałby usłyszeć każdy organizator. Nie wyprzedzajmy jednak faktów!

Rejestrację uczestników podzieliliśmy na dwa segmenty: płatny i bezpłatny. Jako że system pozwala na zarządzanie rabatami, wydarzeniami towarzyszącymi i rezerwacją noclegów, je również szybko i sprawnie włączyliśmy do obsługi wydarzenia. Dzięki temu każdy uczestnik za pomocą kilku kliknięć mógł wybrać odpowiednią opcję cenową, dodatkowe eventy, a także miejsce, w którym się zatrzyma. Ukończenie rejestracji skutkowało automatycznym wygenerowaniem potwierdzenia. Etap pierwszy przebiegł w nienaganny, zaplanowany sposób. Był to jednak dopiero początek.

Etap II – komunikacja z gośćmi

Każdy organizator wydarzeń wie, jak ważna w procesie organizacji konferencji jest komunikacja. To jeden z najważniejszych aspektów obsługi mających miejsce jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia właściwego. Za pomocą systemu CONREGO otworzyliśmy wysyłkę mailingów i wiadomości SMS do zarejestrowanych uczestników. Korzystając z tego modułu wiedzieliśmy, że nie napotkamy na żadne niespodzianki. Każdy uczestnik dostał od nas wiadomość z niezbędnymi informacjami, jeżeli natomiast miał jakiekolwiek wątpliwości lub pytania – zwracał się o pomoc do biura informacyjnego. Nie pozostawiliśmy niczego przypadkowi. Etap drugi zakończył się sukcesem.

Etap III – zaraz przed konferencją

Do rozpoczęcia VII Konferencji ABSL pozostało niewiele czasu. Nawet u nas – weteranów organizacji wydarzeń – dało się wyczuć atmosferę podniecenia i wyczekiwania. Jako obsługa asystująca przy tej niezwykłej konferencji mieliśmy jeszcze wiele rzeczy do zrobienia. Nic jednak nie wymknęło się spod naszej kontroli. System CONREGO, domyślnie obsługujący kody QR i kreskowe, wygenerował bilety i wysłał je do uczestników. Dzięki temu prostemu a niezwykle skutecznemu rozwiązaniu recepcja gości przebiegała o wiele szybciej, niż miałoby to miejsce w przypadku ręcznego sprawdzania danych.

Co istotne, system umożliwił nam również przygotowanie identyfikatorów, na których mogliśmy osadzić dodatkowe informacje, między innymi nazwę reprezentowanej przez uczestnika firmy. Wszystkie etapy dotyczące rejestracji zostały zaraportowane przez system CONREGO ściśle według kryteriów, których zażyczyli sobie organizatorzy. I tutaj niczemu nie udało się nas zaskoczyć. CONREGO należycie spełniło swoje zadanie. Wciąż jednak nie był to koniec naszych wysiłków.

Etap IV – konferencja

Rozpoczęła się długo wyczekiwana konferencja. Wszyscy byli w pełnej gotowości. Stanowiska recepcyjne zostały obsłużone przez przeszkolone przez zespół CONREGO hostessy. Podczas błyskawicznej recepcji uczestników – skanowania kodu QR – system automatycznie raportował obecność danej osoby na wydarzeniu.

Znakomicie sprawdził się także moduł systemu CONREGO pozwalający na kontrolę dostępu do wydarzeń zamkniętych. Punkty kontrolne obsługiwane przez hostessy pozwalały w kilka sekund sprawdzić, czy dany uczestnik został zarejestrowany na event, a zatem – czy ma prawo w nim uczestniczyć. W przypadku tej konferencji nie odnotowaliśmy sfałszowanych wejściówek, lecz gdyby tak się stało, CONREGO wyświetliłoby odpowiedni komunikat.

System CONREGO stanowi nie tylko szablon do obsługi wydarzeń, lecz co więcej – jest szablonem modyfikowalnym. Funkcję kontroli dostępu bez problemu wykorzystaliśmy więc w jeszcze innym, niestandardowym celu: do wydawania zestawów tłumaczeń. Hostessy skanowały osadzone w identyfikatorach kody, system raportował zaś czas pobrania zestawu. Dzięki temu pod koniec konferencji, gdy przełączyliśmy system w stan „wyjścia”, hostessy miały pewność, od kogo powinny odebrać zestaw. Gdy ktoś nie oddał go od razu, informacja o tym pozostawała w systemie zaraz obok danych teleadresowych, w każdej chwili mogliśmy więc skontaktować się z danym uczestnikiem.

Podsumowanie

Cóż więcej możemy powiedzieć o organizacji VII Konferencji ABSL? Najlepiej będzie, jeśli oddamy głos samemu zarządowi ABSL:

„Dziękujemy (…) za elastyczność i gotowość do pomocy, które sprawiły, że współpraca z Państwem była czystą przyjemnością. Bez Państwa zaangażowania nasza Konferencja nie byłaby tak wspaniała”

I my dziękujemy!

Pobierz plik PDF zawierający referencje wystawione przez zarząd ABSL.

Tomasz Chrościechowski


Galeria zdjęć

Bądź na bieżąco z nowościami i subskrybuj newsletter CONREGO

Oświadczam, że zapoznałem się z treścią i akceptuję regulamin korzystania z usług newslettera internetowego na stronie conrego.com.pl
Ta strona używa cookies celem gromadzenia danych o użytkownikach w celach marketingowych i obsługi procesów związanych z realizacją zamówień. Korzystając z tej strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.
Akceptuję