Raporty - Uczestnicy

Sekcja Uczestnicy wewnątrz modułu Raporty służy do zarządzanie danymi istniejących rejestracji.

Za pomocą funkcji dostępnych w panelu Wygeneruj i zapisz lub wyślij raport rejestracji możesz wygodnie:

  • przeglądać zgłoszenia uczestników,
  • edytować istniejące zgłoszenia oraz dodawać pojedyncze rejestracje,
  • importować dane uczestników z pliku XLS,
  • importować przygotowane kody zaproszeniowe (wykorzystywane między innymi do wysyłania indywidualnych zaproszeń),
  • filtrować rejestracje według: rodzaju uczestnictwa, statusu rejestracji, języka rejestracji, przedziału czasowego, słów kluczowych,
  • tworzyć grupy uczestników na potrzeby generowania raportów, wysyłki mailingów, tworzenia dokumentów PDF (za pomocą modułu Generator PDF),
  • eksportować raporty do plików XLS,
  • przeprowadzać masowe operacje: modyfikować rodzaj uczestnictwa lub status oraz usuwać rejestracje,
  • śledzić logi zmian wprowadzane przez użytkowników systemu i uczestników (karta uczestnika dostępna pod ikoną ).

Zestawienie danych i raportowanie

Na początku omówimy funkcjonalność umożliwiającą generowanie zestawień tabelarycznych i generowania raportów:

  1. Selektor Utwórz nową lub wybierz gotową grupę pozwala nam na wybór jednej z istniejących grup lub przejście do ekranu ich tworzenia za pomocą linku Utwórz nową. O tym jak tworzyć nowe grupy dowiesz się w filmie Poradnik: Jak tworzyć grupy uczestników na potrzeby raportów i mailingów.
  2. Selektor W raporcie umieść powiązany z przyciskami Wyślij raport i Pobierz raport pozwala nam na wybór dwóch opcji:
    - tylko widoczne rejestracje, która powoduje, że do generowanego raportu w pliku XLS zostaną dodane tylko te rejestracje, które są obecnie widoczne w zestawieniu tabelarycznym (po zastosowaniu filtrów lub otwarciu wybranej grupy uczestników),
    - wszystkie rejestracje pozwoli nam pominąć podczas generowania pliku XLS wszelkie filtry, tworząc raport kompletny, na podstawie wszystkich rekordów bazy danych.
  3. Niebieski przycisk Wyślij raport przeniesie nas na ekran kreatora raportu, gdzie możemy wskazać, na jaki adres e-mail plik XLS ma zostać dostarczony.
  4. Niebieski przycisk Pobierz raport przeniesie nas na ekran kreatora raportu dzięki, któremu wygenerowany plik XLS będzie można pobrać na dysk komputera.
  5. Przycisk nowy uczestnik pozwala na przejście do pozbawionej danych karty uczestnika w celu utworzenia nowego rekordu rejestracji.
  6. Przycisk importuj dane przeniesie nas na ekran wyboru pliku XLS jaki ma zostać zaimportowany do bazy celem zasilenia jej rekordami o domyślnym statusie zaimportowana (na przykład na potrzeby wysyłki spersonalizowanych zaproszeń).
  7. Przycisk dodaj wielu uczestników otwiera okno (tzw. modal) pozwalający nam na określenie liczby rejestracji, rodzaju uczestnictwa i wyboru punktów agendy, w celu automatycznego generowania pustych rekordów w bazie.

    Do każdego z rekordów dodanych tą metodą zostanie przypisany unikatowy kod zaproszeniowy, dzięki któremu stanie się możliwa wysyłka zaproszeń z linkiem zaproszeniowym.
  8. Przycisk Pokaż duplikaty wyświetli listę wszystkich rejestracji przypisanych do identycznych adresów. UWAGA: Funkcja ta jest bardzo użyteczna w przypadku wielokrotnych importów na bazie plików XLS, z których nie usunięto zduplikowanych wpisów lub w sytuacji, gdy rejestrujący się uczestnicy generują rejestracje o statusie rozpoczęta, a później w innej sesji kończą rejestracje uzyskując status końcowy. Z pewnością zależy Ci na porządku w bazie danych, a dzięki tej funkcji szybko zlokalizujesz duplikaty w celu ich eliminacji.
  9. Selektory Rodzaj, Status, Język oraz pola w bloku Rejestracje w czasie i Słowo kluczowe wraz z przyciskiem Filtruj służą do zawężania liczby rejestracji widocznych w znajdującej się poniżej tabeli (na podstawie narzuconych filtrów).
  10. Ponad tabelą zawierającą zestawienie danych uczestników znajdują się dodatkowe selektory Ilość pozycji na stronie oraz Sortuj według dzięki, którym możemy dostosować widok listy do naszych potrzeb.
  11. Przycisk Utwórz grupę z widocznych rejestracji stanowi alternatywną metodę tworzenia grup uczestników w stosunku do tej, którą omawiamy w filmie Poradnik: Jak tworzyć grupy uczestników na potrzeby raportów i mailingów. Przycisk wywoła okno, w którym należy podać jedynie nazwę grupy i ją zapisać.
  12. Tabela z listą uczestników uwzględnia podstawowe dane w podziale na kolumny:
    - kolumna z eikoną zawiera selektory rekordów na potrzeby przeprowadzenia Akcji masowych. Kliknięcie na ikonę powoduje inwersję oznaczenia selektorów.
    - kolumna Nr zawiera informację o numerze rejstracji, który generowany jest automatycznie tylko dla zgłoszeń zakończonych samodzielnie przez uczestników,
    - kolumny Imię, nazwisko, E-mail, Telefon zawierają informacje wprowadzone do odpowiednich pól formularza każdego zgłoszenia, które zostały poprawnie zmapowane w sekcji Konfiguracja systemu - Formularz rejestracyjny jako pola podstawowe. Dzięki nim aplikacja "wie", które pole zawiera informację o imieniu, a które pole przechowuje np. numer telefonu.
    - kolumna Rodzaj zawiera informację o rodzaju uczestnictwa wybranym dla danego zgłoszenia,
    - kolumna Status informuje nas o statusach rejestracji poszczególnych zgłoszeń,
    - ostatnia z kolumn oferuje trzy przyciski: - umożliwiający ponowną wysyłkę potwierdzenia rejestracji, - oferujący podgląd ostatnio wysłanego potwierdzenia rejestracji oraz - przeniesie nas na ekran karty uczestnika.
  13. Poniżej tabeli znajdziesz selektor Akcji masowe, które można wyzwalać dla wybranych rekordów (za pomocą selektorów widocznych w pierwszej kolumnie tabeli). Aplikacja oferuje kilka standardowych akcji masowych:
    - zmień status - pozwala na masową zmianę statusów zgłoszeń na status wybrany za pomocą kolejnego selektora,
    - usuń - permanentnie usuwa wybrane rejestracji z bazy danych,
    - zmień rodzaj uczestnictwa - modyfikuje rodzaje uczestnictwa dla wybranych rejestracji,
    - wyślij ponowne potwierdzenie rejestracji - pozwala na masową wysyłkę potwierdzeń dla wybranych uczestników.

 

Tworzenie grup uczestników

W obecnej wersji aplikacji grupy uczestników można tworzyć na dwa sposoby:

Poza opisem funkcjonalności, który znajdziesz poniżej, zapoznaj się z filmem Poradnik: Jak tworzyć grupy uczestników na potrzeby raportów i mailingów.

Interfejs tworzenia grup jest zmienny w zależności od czynności jakie podejmujesz.

  1. Przycisk Utwórz nową grupę otwiera panel zawierający filtry:
    - status rejestracji, dzięki któremu do grupy będziemy mogli dodać zgłoszenia o określonych statusach,
    - słowo kluczowe, dzięki któremu możemy ograniczyć zawartość grupy do zgłoszeń np. zawierających adresy e-mail w wybranej domenie (wpisz @nazwadomeny.com i sprawdź działanie filtru),
    - rejestracja od-do, który pozwoli nam na zawężenie rejestracji do tych, które zostały sporządzone w określonym przedziale czasu,
    - język rejestracji, pozwalający na uwzględnienie w grupie zgłoszeń sporządzonych w określonej wersji językowej wdrożenia,
    - obecność, dzięki któremu możemy stworzyć grupę zgłoszeń na podstawie obecności uczestników na wydarzeniu (na podstawie obecności odnotowanej za pomocą modułu Recepcja)
    - rodzaj uczestnictwa, umożliwiający wyodrębnienie zgłoszeń dla wybranych rodzajów uczestnictwa,
    - wg wybranej opcji, pozwalający na zawężanie listy uczestników w grupie do osób, które zarejestrowały się na wybrane punkty agendy,
    - wg wybranego noclegu, dzięki któremu zawęzimy grupę do osób, które zarezerwowały wybrane hotele.
  2. Przycisk Otwórz zapisaną grupę umożliwia wczytanie istniejącej grupy, w celu odtworzenia jej zawartości i późniejszego zapisu pod inną nazwą. UWAGA: nazwy grup muszą być unikatowe!
  3. Poza filtrami w panelu dostępny jest przycisk Podgląd, który otworzy kolejny panel (podgląd grupy) wyświetlając w nim rekordy uczestników spełniające określone kryteria.
  4. Poniżej panelu znajdziesz pole tekstowe (służące do wprowadzenia nazwy tworzonej grupy) powiązane z przyciskiem Zapisz grupę. Podanie nazwy i zapis grupy spowoduje, że zostanie utworzona nowa grupa do późniejszego użytku.
  5. Interfejs oferuje jeszcze dodatkowe funkcje ukryte pod ikonami:
    - - masowo oznacza wybór wszystkich zgłoszeń w panelu podglądu grupy,
    - - masowo resetuje oznaczenia wyboru zgłoszeń widocznych w panelu podglądu grupy,
    - - przenosi wybrane zgłoszenia z panelu podglądu grupy do panelu schowka podręcznego,
    - - otwiera panel schowka podręcznego,
    - - aktywuje selektor grup oraz dwa przyciski Usuń uczestników i Dodaj uczestników. Ta funkcja służy do szybkiego dodawania do istniejącego zbioru uczestników widocznego w panelu podglądu grupy rekordów stanowiących część innej grupy lub ich usuwania z listy.

    Przykład: Jakiś czas temu stworzyłeś/aś grupę A i planujesz wysłać do niej mailing, lecz od tamtej pory kilka osób z grupy A anulowało rejestrację. Jeśli stworzysz grupę B zawierającą rejestracje anulowane to za pomocą przycisku Usuń uczestników możesz usunąć członków grupy B z listy podglądu grupy A. Nową grupę zapiszesz jako grupę C i do nich skierujesz planowany mailing.

 

Dokumentacja (aktualna dla v4.40)

Bądź na bieżąco z nowościami i subskrybuj newsletter CONREGO

Oświadczam, że zapoznałem się z treścią i akceptuję regulamin korzystania z usług newslettera internetowego na stronie conrego.com.pl
Ta strona używa cookies celem gromadzenia danych o użytkownikach w celach marketingowych i obsługi procesów związanych z realizacją zamówień. Korzystając z tej strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.
Akceptuję