Raporty - Płatności

Sekcja Płatności wewnątrz modułu Raporty zapewnia narzędzia służące kontroli transakcji.

Za pomocą dostępnych w panelu Kontroluj finanse i generuj dokumenty księgowe funkcji możesz wygodnie:

  • przeglądać zgłoszenia uczestników,
  • importować dane uczestników z pliku XLS,
  • filtrować rejestracje według: rodzaju uczestnictwa, statusu rejestracji, języka rejestracji, przedziału czasowego, słów kluczowych,
  • tworzyć grupy uczestników na potrzeby generowania raportów, wysyłki mailingów, tworzenia dokumentów PDF (za pomocą modułu Generator PDF),
  • eksportować raporty do plików XLS,
  • kontrolować rozliczenia z uczestnikami oraz generować i pobierać faktury VAT (jeśli włączona została ich obsługa w sekcji Płatności > Konfiguracja dokumentów).

Zestawienie danych i raportowanie

Na początku omówimy funkcjonalność umożliwiającą generowanie zestawień tabelarycznych i generowania raportów:

  1. Selektor Utwórz nową lub wybierz gotową grupę pozwala nam na wybór jednej z istniejących grup lub przejście do ekranu ich tworzenia za pomocą linku Utwórz nową. O tym, jak tworzyć nowe grupy dowiesz się w filmie Poradnik: Jak tworzyć grupy uczestników na potrzeby raportów i mailingów.
  2. Selektor W raporcie umieść powiązany z przyciskiem Pobierz raport pozwala nam na wybór dwóch opcji:
    - tylko widoczne rejestracje, która powoduje, że do generowanego raportu w pliku XLS zostaną dodane tylko te rejestracje, które są obecnie widoczne w zestawieniu tabelarycznym (po zastosowaniu filtrów lub otwarciu wybranej grupy uczestników),
    - wszystkie rejestracje natomiast pozwoli nam pominąć podczas generowania pliku XLS wszelkie filtry, tworząc raport kompletny, na podstawie wszystkich rekordów bazy danych.
  3. Pod wspomnianym powyżej selektorem znajduje się również przycisk Pobierz faktury VAT, który pozwala na pobranie wszystkich wystawionych w systemie faktur VAT. Uwaga! Selektor W raporcie umieść nie wpływa na pobieranie faktur VAT. Użycie tego przycisku zawsze spowoduje pobranie wszystkich faktur VAT.
  4. Checkbox Pokaż symbole walut pozwala na dodanie do wartości prezentowanych w kolumnach Należność, Zapłacono, Do zapłaty przyrostki z symbolami walut.
  5. Niebieski przycisk Pobierz raport generuje plik XLS zawierający raport finansowy, który będzie można pobrać na dysk komputera.
  6. Przycisk importuj dane przeniesie nas na ekran wyboru pliku XLS jaki ma zostać zaimportowany do bazy celem zasilenia jej rekordami o domyślnym statusie zaimportowana (na przykład na potrzeby wysyłki spersonalizowanych zaproszeń).
  7. Selektory Rodzaj, Status, Język oraz pola w bloku Rejestracje w czasie i Słowo kluczowe wraz z przyciskiem Filtruj służą do zawężania liczby widocznych rejestracji.
  8. Ponad tabelą zawierającą zestawienie danych uczestników znajdują się dodatkowe selektory Ilość pozycji na stronie oraz Sortuj według dzięki, którym możemy dostosować widok listy do naszych potrzeb.
  9. Przycisk Utwórz grupę z widocznych rejestracji stanowi alternatywną metodę tworzenia grup uczestników w stosunku do tej, którą omawiamy w filmie Poradnik: Jak tworzyć grupy uczestników na potrzeby raportów i mailingów. Przycisk wywoła okno, w którym należy podać jedynie nazwę grupy i ją zapisać.
  10. Tabela z listą uczestników uwzględnia podstawowe dane w podziale na kolumny:
    - kolumna Nr zawiera informację o numerze rejestracji, który generowany jest automatycznie tylko dla zgłoszeń zakończonych samodzielnie przez uczestników,
    - kolumna Imię, nazwisko zawierają informacje wprowadzone do odpowiednich pól formularza każdego zgłoszenia, które zostały poprawnie zmapowane w sekcji Konfiguracja systemu - Formularz rejestracyjny jako pola podstawowe. Dzięki nim aplikacja "wie", które pole zawiera informację o imieniu, a które pole przechowuje np. numer telefonu,
    - kolumny Należność, Zapłacono, Do zapłaty oraz Opłacono dnia zawierają aktualną informację o stanie rozliczeń każdej z rejestracji,
    - kolumny Pro forma i Faktura VAT widoczne w przypadku obsługi odpowiadających im dokumentów prezentują linki umożliwiające pobieranie plików PDF z fakturami,
    - kolumna Status informuje nas o statusach rejestracji poszczególnych zgłoszeń,
    - ostatnia z kolumn oferuje dwa przyciski: - umożliwiający wysyłkę potwierdzenia transakcji i wystawienie faktury VAT (jeśli włączona została ich obsługa w sekcji Płatności > Konfiguracja dokumentów) oraz - przeniesie nas na ekran karty uczestnika.

 

 

Tworzenie grup uczestników

W obecnej wersji aplikacji grupy uczestników można tworzyć na dwa sposoby:

Poza opisem funkcjonalności, który znajdziesz poniżej, zapoznaj się z filmem Poradnik: Jak tworzyć grupy uczestników na potrzeby raportów i mailingów.

Interfejs tworzenia grup jest zmienny w zależności od czynności jakie podejmujesz.

  1. Przycisk Utwórz nową grupę otwiera panel zawierający filtry:
    - status rejestracji, dzięki któremu do grupy będziemy mogli dodać zgłoszenia o określonych statusach,
    - słowo kluczowe, dzięki któremu możemy ograniczyć zawartość grupy do zgłoszeń np. zawierających adresy e-mail w wybranej domenie (wpisz @nazwadomeny.com i sprawdź działanie filtru),
    - rejestracja od-do, który pozwoli nam na zawężenie rejestracji do tych, które zostały sporządzone w określonym przedziale czasu,
    - język rejestracji, pozwalający na uwzględnienie w grupie zgłoszeń sporządzonych w określonej wersji językowej wdrożenia,
    - obecność, dzięki któremu możemy stworzyć grupę zgłoszeń na podstawie obecności uczestników na wydarzeniu (na podstawie obecności odnotowanej za pomocą modułu Recepcja)
    - rodzaj uczestnictwa, umożliwiający wyodrębnienie zgłoszeń dla wybranych rodzajów uczestnictwa,
    - wg wybranej opcji, pozwalający na zawężanie listy uczestników w grupie do osób, które zarejestrowały się na wybrane punkty agendy,
    - wg wybranego noclegu, dzięki któremu zawęzimy grupę do osób, które zarezerwowały wybrane hotele.
  2. Przycisk Otwórz zapisaną grupę umożliwia wczytanie istniejącej grupy w celu odtworzenia jej zawartości i późniejszego zapisu pod inną nazwą. UWAGA: nazwy grup muszą być unikatowe!
  3. Poza filtrami w panelu dostępny jest przycisk Podgląd, który otworzy kolejny panel (podgląd grupy) wyświetlając w nim rekordy uczestników spełniające określone kryteria.
  4. Poniżej panelu znajdziesz pole tekstowe (służące do wprowadzenia nazwy tworzonej grupy) powiązane z przyciskiem Zapisz grupę. Podanie nazwy i zapis grupy spowoduje, że zostanie utworzona nowa grupa do późniejszego użytku.
  5. Interfejs oferuje jeszcze dodatkowe funkcje ukryte pod ikonami:
    - - masowo oznacza wybór wszystkich zgłoszeń w panelu podglądu grupy,
    - - masowo resetuje oznaczenia wyboru zgłoszeń widocznych w panelu podglądu grupy,
    - - przenosi wybrane zgłoszenia z panelu podglądu grupy do panelu schowka podręcznego,
    - - otwiera panel schowka podręcznego,
    - - aktywuje selektor grup oraz dwa przyciski Usuń uczestników i Dodaj uczestników. Ta funkcja służy do szybkiego dodawania do istniejącego zbioru uczestników widocznego w panelu podglądu grupy rekordów stanowiących część innej grupy lub ich usuwania z listy.

    Przykład: Jakiś czas temu stworzyłeś/aś grupę A i planujesz wysłać do niej mailing, lecz od tamtej pory kilka osób z grupy A anulowało rejestrację. Jeśli stworzysz grupę B zawierającą rejestracje anulowane to za pomocą przycisku Usuń uczestników możesz usunąć członków grupy B z listy podglądu grupy A. Nową grupę zapiszesz jako grupę C i do nich skierujesz planowany mailing.

 

 

Dokumentacja (aktualna dla v4.40)

Bądź na bieżąco z nowościami i subskrybuj newsletter CONREGO

Oświadczam, że zapoznałem się z treścią i akceptuję regulamin korzystania z usług newslettera internetowego na stronie conrego.com.pl
Ta strona używa cookies celem gromadzenia danych o użytkownikach w celach marketingowych i obsługi procesów związanych z realizacją zamówień. Korzystając z tej strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.
Akceptuję