Obsługa gości - Recepcja

Dostępna w module Obsługa gości sekcja Recepcja służy do odnotowywania (w czasie rzeczywistym) obecności uczestników na wydarzeniu.

Obsługę Recepcji można realizować manualnie korzystając z wyszukiwarki uczestników lub automatycznie, posługując się czytnikiem kodów kreskowych lub QR.

Aplikacja CONREGO obsługuje czytniki kodów kreskowych i QR, które możesz osadzać na dokumentach generowanych za pomocą sekcji Generator PDF > Edycja szablonu PDF lub w treści wiadomości e-maili potwierdzenia rejestracji, potwierdzenia transakcji oraz tych wysyłanych masowo za pomocą modułu Komunikacja. Jeśli planujesz wykorzystać czytniki kodów pamiętaj, że funkcjonują one jako interfejs klawiatury i po każdym skanowaniu czytnik powinien wywołać klawisz TAB. Do osiągnięcia tego efektu będzie konieczne zaprogramowanie czytnika według załączonej do produktu instrukcji obsługi.

Interfejs modułu

Panel Recepcji jest zmienny w zależności od czynności jakie podejmujesz w związku z obsługą uczestnika:

  1. Pole selektora uczestników umożliwia odnalezienie gości za pomocą wyszukiwarki oraz powiązanego z nią menu. Wprowadź pierwsze litery nazwiska lub imienia, a wyniki zostaną w locie odfiltrowane, by ułatwić Ci szybki wybór właściwej osoby.
  2. Pole Skanuj kod służy do pracy z wykorzystaniem czytników kodów kreskowych lub QR. Dopilnuj by fokus był przed skanowaniem kodu aktywny na tym polu (pole otoczone jest wówczas niebieską poświatą).
  3. Przycisk Dodaj uczestnika powoduje reset wszystkich pól danych w celu wprowadzenia danych nowo przybyłego uczestnika, który do tej pory nie był zarejestrowany w bazie aplikacji. Po zakończonej edycji należy odnotować obecność uczestnika za pomocą przycisku Odnotuj obecność.
  4. Pola danych uczestnika dostępnych w panelu Recepcji to Imię, Nazwisko, Telefon, Adres e-mail, Rodzaj uczestnictwa. Będą one uzupełniane automatycznie po wyborze uczestnika z listy selektora lub skanowaniu kodu za pomocą czytnika.
  5. Przycisk Otwórz agendę oferuje podgląd opcji agendy, które uczestnik wybrał podczas rejestracji.
  6. Przycisk Edutuj dane umożliwia aktywację pól danych w celu korekty ich zawartości dla aktywnego uczestnika.
  7. Przycisk Drukuj ID dostępny jest tylko po uprzednim przygotowaniu i wybraniu jednego z szablonów w module Generator PDF jako identyfikatora do druku na recepcji. Użycie przycisku powoduje wysłanie wygenerowanego w locie pliku PDF do drukarki podłączonej do Twojego urządzenia.
  8. Przycisk Odnotuj obecność pozwala na manualne dodanie uczestnika do listy obecnych. Korzystając z czytników kodów QR użycie tego przycisku jest zbędne, ponieważ aplikacja automatycznie oznacza obecność gości. Jeśli jednak recepcja bazuje na wyszukiwaniu manualnym to pamiętaj, by korzystać z tego przycisku za każdym razem, gdy tylko chcesz odnotować obecność uczestnika.

 

 

Analiza danych

W efekcie pracy modułu Recepcja informacja o przyjęciu uczestnika na recepcji zapisywana jest do bazy. Na tej podstawie generowana jest zawartość:
- panelu Recepcja w sekcji Statystyka, co pozwala na podgląd liczby uczestników obecnych na wydarzeniu,
- panelu Śledzenie ścieżki uczestnika na Karcie uczestnika, co pozwala nam podejrzeć czas przybycia uczestnika na recepcję oraz wszystkie punkty kontroli dostępu,
- kolumn Przejście przez recepcję i Czas przejścia przez recepcję w plikach XLS raportów generowanych w sekcji Raporty > Uczestnicy.

Moduł Recepcja umożliwi obsługę tylko tych gości, którzy byli dostępni w bazie systemu na etapie przejścia na ekran do modułu (ew. po jego odświeżeniu). Oznacza to, że jeśli dla przykładu uruchomiono dwa stanowiska recepcyjne i dodasz do bazy uczestnika na stanowisku A, to na stanowisku B nie będzie można uzyskać dostępu do nowego rekordu póki nie zostanie odświeżony ekran przeglądarki. Jeśli więc:
- po zeskanowaniu kodu za pomocą czytnika pojawi się komunikat o braku rekordu uczestnika w bazie lub,
- uczestnik nie pojawi się na liście wyszukiwarki, 
to należy odświeżyć ekran przeglądarki i dokonać ponownego skanowania lub manualnego wyszukiwania uczestnika.

 

Dokumentacja (aktualna dla v4.40)

Bądź na bieżąco z nowościami i subskrybuj newsletter CONREGO

Oświadczam, że zapoznałem się z treścią i akceptuję regulamin korzystania z usług newslettera internetowego na stronie conrego.com.pl
Ta strona używa cookies celem gromadzenia danych o użytkownikach w celach marketingowych i obsługi procesów związanych z realizacją zamówień. Korzystając z tej strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.
Akceptuję